Audyt operacyjny systemów InsERT
Sprawdź, ile możliwości programu naprawdę wykorzystuje Twoja firma
Pomagamy działom księgowości, biurom rachunkowym i firmom pracującym na InsERT sprawdzić, gdzie tracą czas, które procesy można zautomatyzować oraz jak uporządkować codzienną pracę po wdrożeniu KSeF – z uwzględnieniem AI, integracji i dalszego rozwoju systemu.
System działa, ale ludzie nadal za dużo robią ręcznie
W wielu firmach program InsERT jest wdrożony, dokumenty są cyfrowe, a mimo to codzienna praca nadal opiera się na przepisywaniu danych, Excelu, mailach i wiedzy pojedynczych osób.
Audyt nie służy do oceny pracowników. Sprawdzamy, czy proces nie jest ułożony tak, że zespół musi własnym czasem zastępować funkcje, których system nie ma włączonych, skonfigurowanych albo połączonych z innymi narzędziami.
Najczęstsze sygnały, że warto wykonać audyt
- dane są przepisywane między systemem, Excelem i mailem,
- raporty wymagają ręcznej obróbki przed wysłaniem do zarządu,
- jedna osoba „wie, jak to działa” i trudno ją zastąpić,
- płatności, faktury lub zamówienia wymagają ręcznego sprawdzania,
- KSeF został uruchomiony, ale nie zmniejszył ilości pracy,
- firma płaci za funkcje systemu, których nikt nie używa.
Nie kupujesz ogólnej konsultacji. Otrzymujesz konkretną diagnozę, rekomendacje i plan dalszych działań. Zobacz przykładowe materiały, które pokazują sposób naszej pracy.
Przykładowy wynik wstępnej konsultacji
Krótki przykład tego, jak po pierwszej rozmowie porządkujemy potrzeby klienta, wskazujemy obszary do sprawdzenia i określamy potencjalny zakres audytu.
- opis obecnego problemu
- wstępne cele biznesowe
- procesy wymagające analizy
- rekomendowany kolejny krok
Przykładowy raport audytu operacyjnego
Zobacz, jak wygląda raport po audycie: podsumowanie dla zarządu, lista ustaleń, rekomendacje, priorytety oraz plan działań 30 / 90 / 180 dni.
- kluczowe liczby i ryzyka
- ocena działania procesów
- lista rekomendacji
- plan wdrożenia zmian
Dla kogo jest audyt?
Audyt sprawdzi się zarówno w działach księgowości, jak i w firmach, które wykorzystują InsERT do sprzedaży, magazynu, finansów, raportowania lub obsługi wielu procesów jednocześnie.
- Działy księgowości – Rewizor, Rachmistrz, KSeF, dekretacja, obieg dokumentów, raportowanie.
- Biura rachunkowe – Powtarzalne procesy, automatyzacja obsługi klientów, kontrola dokumentów, standaryzacja pracy.
- Firmy handlowe i usługowe – Sprzedaż, zakupy, magazyn, finanse, integracje, dane.
- Zarządy i właściciele firm – Decyzje o dalszych inwestycjach w system, automatyzację, AI i migrację.
Co sprawdzamy w audycie?
Audyt obejmuje nie tylko konfigurację systemu, ale przede wszystkim sposób codziennej pracy zespołu, obieg danych, automatyzacje, KSeF, raportowanie oraz potencjał dalszego rozwoju.
Rzeczywiste wykorzystanie InsERT
Sprawdzamy, jak zespół faktycznie pracuje z systemem: co robi ręcznie, co poza systemem i których funkcji nie wykorzystuje.
Automatyzacja procesów
Analizujemy istniejące automatyzacje, integracje, Sferę, mechanizmy nexo, harmonogramy oraz potencjał nowych usprawnień.
KSeF health-check
Weryfikujemy poprawność obsługi faktur, uprawnienia, procedury awaryjne i miejsca ryzyka w procesie fakturowania.
.
AI i modele LLM w pracy operacyjnej
Oceniamy, gdzie AI może pomóc realnie: w opisach, ofertach, analizie dokumentów, obsłudze klienta lub raportowaniu – z uwzględnieniem bezpieczeństwa danych
Konfiguracja, dane i bezpieczeństwo
Analizujemy konfigurację, uprawnienia, jakość danych, kontrole, integracje i utrzymanie systemu.
Integracje z narzędziami, z których firma już korzysta
Sprawdzamy, gdzie InsERT powinien wymieniać dane z innymi systemami używanymi w firmie: sklepem internetowym, BaseLinkerem, kurierami, bankowością elektroniczną, SaldeoSMART i innymi
Kiedy warto wykonać audyt?
Audyt warto rozważyć, gdy system InsERT działa w firmie od dłuższego czasu, ale codzienna praca nadal wymaga ręcznych czynności, dodatkowych arkuszy lub obejść poza systemem.
Dużo pracy ręcznej
Wiele rzeczy nadal wykonujecie ręcznie, mimo że firma pracuje już na systemach InsERT.
Przepisywanie danych
Dane krążą między systemem, Excelem, e-mailem, bankiem, KSeF lub innymi aplikacjami, zamiast przechodzić przez jeden uporządkowany proces.
Niespójne raporty
Raporty się nie zgadzają, wymagają ręcznego składania albo ich przygotowanie zajmuje zbyt dużo czasu.
Niewykorzystane funkcje
Zespół nie zna części możliwości programu lub korzysta tylko z podstawowego zakresu funkcji.
KSeF bez zmiany procesu
KSeF został wdrożony, ale obsługa faktur nadal przypomina papierowy obieg dokumentów.
Plany automatyzacji, AI lub integracji
Firma chce ograniczyć ręczne przepisywanie danych, połączyć InsERT z innymi systemami albo sprawdzić, gdzie realnie może pomóc automatyzacja lub AI.
Migracja lub rozbudowa
Planowana jest migracja z InsERT GT do nexo, rozbudowa systemu albo większa zmiana organizacyjna.
Brak pewności, gdzie ucieka czas
Właściciel, zarząd lub główna księgowa chce wiedzieć, które procesy najbardziej obciążają firmę.
Jak wygląda audyt krok po kroku?
Audyt prowadzimy etapowo - bez zatrzymywania bieżącej pracy firmy. Najpierw poznajemy sposób działania zespołu, potem analizujemy system i procesy, a na końcu przekazujemy konkretny plan usprawnień.
Rozmowa wstępna
Ustalamy cele audytu, używane systemy InsERT, najważniejsze procesy i obszary, które wymagają sprawdzenia.
Warsztat otwierający
Określamy zakres audytu, osoby zaangażowane po stronie klienta, harmonogram oraz sposób dostępu do informacji.
Analiza codziennej pracy
Sprawdzamy, jak zespół faktycznie pracuje z systemem: co robi ręcznie, co poza InsERT i gdzie powstają obejścia.
Przegląd systemu i danych
Analizujemy konfigurację, uprawnienia, jakość danych, raporty, integracje, KSeF oraz wykorzystywane mechanizmy automatyzacji.
Mapa usprawnień i ryzyk
Wskazujemy quick wins, potencjał automatyzacji, obszary do uporządkowania, możliwe zastosowania AI i najważniejsze ryzyka.
Raport i omówienie rekomendacji
Przekazujemy raport z priorytetami, szacunkowym nakładem prac i roadmapą działań na kolejne miesiące.
Efektem audytu jest plan działania, nie ogólny opis problemów.
Raport przygotowujemy tak, aby zarząd widział decyzje i liczby, a zespół operacyjny dokładnie wiedział, co można zmienić w systemie, konfiguracji lub procesie.
Przygotowany przez nas audyt zawiera:
PAKIETY AUDYTU
Audyt operacyjny - POZIOM I
Szybki przegląd wykorzystania systemu i wskazanie najważniejszych usprawnień.
Ten pakiet jest dobry dla firm, które chcą sprawdzić, czy dobrze wykorzystują InsERT, ale nie potrzebują jeszcze pełnego audytu wszystkich procesów.
- rozmowa wstępna i ustalenie celu audytu,
- przegląd 2–3 kluczowych procesów, np. sprzedaż, zakupy, faktury, księgowość,
- analiza sposobu codziennej pracy użytkowników,
- wskazanie pracy ręcznej i obejść poza systemem, np. Excel, e-mail, ręczne przepisywanie danych,
- weryfikacja podstawowego wykorzystania funkcji InsERT,
- wskazanie najważniejszych „quick wins”,
- krótka ocena ryzyka funkcji operacyjnych.
Przewidywany nakład pracy ATISOFT: do 3 godzin
Audyt operacyjny - POZIOM II
Szczegółowy audyt procesów, automatyzacji, KSeF i potencjału AI.
Ten pakiet jest dobry dla firm, które mają dużo pracy ręcznej, niespójne raporty, wiele obejść poza systemem albo chcą sprawdzić, gdzie InsERT może realnie odciążyć zespół.
- analiza 4–6 kluczowych procesów end-to-end,
- pełny przegląd codziennej pracy użytkowników w systemie InsERT,
- identyfikacja pracy ręcznej, powtarzalnych czynności i obejść w Excelu lub e-mailu,
- audyt istniejących automatyzacji, integracji, Sfery i mechanizmów systemowych,
- KSeF health-check: faktury, uprawnienia, procedury i miejsca ryzyka,
- ocena jakości danych, raportowania i spójności informacji,
- wskazanie potencjału automatyzacji oraz możliwych zastosowań AI,
- mapa usprawnień, quick wins i rekomendacje na kolejne miesiące.
Przewidywany nakład pracy ATISOFT: do 10 godzin
Audyt operacyjny - POZIOM III
Kompleksowy audyt systemu jako platformy do dalszego rozwoju firmy.
Ten pakiet jest dobry dla firm, które planują większą zmianę: rozbudowę systemu, migrację, automatyzację wielu procesów, integracje z innymi narzędziami albo wdrożenie rozwiązań opartych o AI.
- analiza procesów międzydziałowych, np. sprzedaż, zakupy, magazyn, księgowość, zarząd,
- przegląd architektury danych i przepływu informacji w firmie,
- analiza długu technologicznego, czyli obejść, customizacji, starych rozwiązań i zależności,
- rozszerzony audyt automatyzacji i integracji,
- analiza potencjału integracji z Microsoft 365 lub Google Workspace,
- ocena możliwości raportowania w Excelu, Power BI lub innych narzędziach analitycznych,
- rozszerzona ocena AI/LLM w procesach biznesowych,
- przegląd bezpieczeństwa, uprawnień, kontroli i utrzymania systemu,
- analiza gotowości do większych zmian, np. migracji, rozbudowy, nowych integracji,
- przygotowanie wariantów rozwoju systemu.
Zakres prac i wycena ustalane indywidualnie
DLACZEGO AUDYT Z ATISOFT?
Jako Autoryzowany Partner InsERT łączymy wiedzę wdrożeniową, techniczną i procesową. Nie patrzymy na system wyłącznie jak na program księgowy lub handlowy. Patrzymy na niego jak na centrum codziennej pracy firmy.
W audycie systemów InsERT łączymy doświadczenie wdrożeniowe, techniczne i operacyjne. Dzięki temu nie kończymy na ogólnym opisie problemów – pokazujemy, które usprawnienia są możliwe od razu, które wymagają konfiguracji, a które warto zaplanować jako automatyzację lub integrację.
Chcesz najpierw dowiedzieć się, kiedy audyt ma sens?
Przeczytaj, jakie sygnały pokazują, że firma nie wykorzystuje w pełni możliwości systemu InsERT.
Przeczytaj artykuł o audycie systemów InsERT →