Dane Klienta
Profil przedsiębiorstwa: handlowa
Charakterystyka: sprzedaż kawy
Informacja o kliencie
Działalność przedsiębiorstwa obejmuje przede wszystkim bezpośredni import, a także dystrybucję detaliczną i hurtową kaw ziarnistych oraz mielonych. W bogatej ofercie Sklepkawa.pl znajdują się aromatyczne kawy z różnych zakątków świata. Współpracują z najlepszymi światowymi palarniami, a także z mniejszymi, rzemieślniczymi producentami kawy.
Potrzeby
SklepKawa.pl, lider w branży kawowej w Polsce, stanął przed wyzwaniem związanym z rosnącą złożonością operacji logistycznych i sprzedażowych. Zwiększona liczba zamówień w sklepie internetowym oraz potrzeba sprawnego zarządzania magazynem i relacjami z klientami wymagała wdrożenia zaawansowanego systemu ERP. Celem było zintegrowanie wszystkich procesów biznesowych, zwiększenie efektywności operacyjnej, a także poprawa obsługi klienta zarówno w kanale detalicznym, jak i hurtowym.
Wybór systemu
firma SklepKawa.pl zdecydowała się na wdrożenie systemu ERP Navireo, który pozwala na kompleksowe zarządzanie procesami biznesowymi w firmie. Wdrożenie przeprowadziła firma Atisoft z Warszawy, wdrożeniem objęło kluczowe obszary operacyjne, takie jak zarządzanie magazynem, obsługa zamówień online, logistyka oraz raportowanie. Dobry wybór oprogramowania specjalistycznego pozwolił poprawić wydajność pracy, zwiększyć przepływ informacji, szybciej uzyskiwać wiarygodne dane, dokonywać trafnych analiz. Dzięki analizie przeprowadzonej przed wdrożeniem, można było określić potrzeby procesowe, funkcjonalne, a także ustalić planowany budżet i harmonogram prac.
Wdrożenie
Główne elementy wdrożenia:
Integracja z platformą e-commerce: Navireo zostało zintegrowane z istniejącą platformą sklepu internetowego, co umożliwiło automatyczne przetwarzanie zamówień, synchronizację stanów magazynowych w czasie rzeczywistym oraz bieżącą aktualizację ofert produktowych.
Optymalizacja zarządzania magazynem: Dzięki funkcjom Navireo, firma mogła precyzyjnie kontrolować poziomy zapasów, co zmniejszyło ryzyko braków magazynowych oraz umożliwiło lepsze planowanie zakupów.
Automatyzacja procesów sprzedażowych: System ERP pozwolił na automatyczne generowanie dokumentów sprzedażowych, faktur oraz raportów, co znacznie skróciło czas obsługi zamówień i usprawniło pracę działu sprzedaży.
Dedykowany panel do obsługi zamówień e-commerce: System Navireo został dostosowany do specyficznych potrzeb użytkowników w podziale na stanowiska pracy. Dla obsługujących sprzedaż online, stworzono dedykowany panel, który automatycznie segreguje zamówienia według wybranego kuriera (np. DHL, DPD, Allegro). Dzięki temu, proces zarządzania przesyłkami jest bardziej przejrzysty i zorganizowany. Kiedy zamówienia są gotowe do wysyłki, automatycznie przeskakują do odpowiedniego widoku w systemie, co ułatwia monitorowanie i przyspiesza proces realizacji.
Automatyzacja B2B: SklepKawa.pl wdrożyło integrację, która automatycznie pobiera zamówienia ze sklepu Shoper przeznaczonego wyłącznie dla klientów biznesowych i zapisuje je w systemie Navireo. Niedawno został również dodany moduł integracji z platformą zamówień hurtowych, co dodatkowo zoptymalizowało przepływ informacji i automatyzację obsługi klientów biznesowych.
Automatyzacja B2C: SklepKawa.pl zintegrowało się z platformą Baselinker, jednak w związku z powstałymi zmianami szybko wdrożono zupełnie nową integrację z platformą Apilo. Przejście na Apilo było odpowiedzią na zmiany technologiczne i potrzeby operacyjne, co pozwoliło zachować wysoki poziom automatyzacji przy obsłudze zamówień. Apilo umożliwiło automatyczne grupowanie zamówień na koszyki w podziale na dostawców, takich jak DHL, DPD czy Allegro. Około 1000 zamówień dziennie jest przetwarzanych automatycznie, rozpoznając formę dostawy i płatności.
Jednym z kluczowych elementów wdrożenia systemu Navireo w firmie SklepKawa.pl były zaawansowane rozwiązania dla działu księgowości, które znacząco usprawniły obsługę finansową działalności e-commerce. System został wyposażony w dedykowane funkcje automatyzujące obsługę plików płatności od operatorów płatności internetowych.
Po zakończeniu instalacji systemu firma Atisoft przeprowadziła jeszcze szkolenia dla użytkowników, aby upewnić się, że każdy pracownik sprawnie i efektywnie korzysta z nowych narzędzi. Dodatkowo Atisoft wciąż zapewnia bieżące wsparcie techniczne i merytoryczne, pomagając SklepKawa.pl w codziennej pracy oraz wdrażając kolejne rozwiązania, które wspierają automatyzację pracy i rozwój firmy.
Korzyści
Wdrożenie systemu ERP Navireo przyniosło liczne korzyści dla SklepKawa.pl:
- Szybsze przetwarzanie zamówień: Zintegrowanie systemu ERP z platformą e-commerce umożliwiło szybsze przetwarzanie zamówień, co skróciło czas realizacji i zwiększyło satysfakcję klientów.
- Precyzyjne zarządzanie magazynem: Lepsza kontrola poziomów zapasów zmniejszyła ryzyko braków magazynowych i umożliwiła optymalne planowanie zakupów.
- Automatyzacja procesów sprzedażowych: Automatyczne generowanie dokumentów oraz zarządzanie płatnościami znacząco przyspieszyło procesy sprzedażowe, zwiększając efektywność operacyjną.
- Automatyzacja procesów księgowych: Automatyczne pobieranie danych, tworzenie dekretów, identyfikacja rozrachunków oraz ich rozliczanie pozwoliły na znaczne ograniczenie pracy manualnej i eliminację błędów. Dzięki temu dział księgowości oszczędza czas, a firma ma bieżący wgląd w precyzyjne dane finansowe.
- Dedykowany panel do obsługi zamówień: Dzięki dedykowanemu panelowi, obsługa zamówień online stała się bardziej intuicyjna. Zamówienia są automatycznie segregowane według dostawcy, co umożliwia szybkie i skuteczne zarządzanie przesyłkami. Kiedy zamówienia są gotowe do wysyłki, automatycznie zmieniają status i są przenoszone do innego widoku, co poprawia płynność i organizację pracy.
- Redukcja błędów: Automatyzacja procesów zmniejszyła liczbę błędów w realizacji zamówień o 25%, co pozytywnie wpłynęło na relacje z klientami.
Usprawnione zarządzanie łańcuchem dostaw, precyzyjne planowanie oraz zaawansowane narzędzia analityczne umożliwiły firmie SklepKawa.pl lepsze dopasowanie oferty do potrzeb klientów, co przyczyniło się do wzrostu konkurencyjności na rynku.
Plany na przyszłość
Dzięki wdrożeniu systemu ERP Navireo, firma SklepKawa.pl znacząco poprawiła swoją efektywność operacyjną, co pozwoliło na lepsze zarządzanie rosnącą liczbą zamówień oraz optymalizację procesów sprzedażowych i logistycznych. Navireo nie tylko wspiera bieżące operacje, ale także umożliwia dalszy rozwój firmy, dzięki lepszej kontroli nad kluczowymi procesami biznesowymi i bardziej efektywnemu zarządzaniu zasobami.