SPIS TREŚCI
- Problem rzadko leży tam, gdzie go szukasz
- Dlaczego „kupię jakiś program” to zwodny pierwszy krok
- Zarządzanie należnościami w Subiekt GT to proces, nie narzędzie
- Krótki audyt należności – co pokazuje w 30 minut
- Zacznij od diagnozy – bezpłatna konsultacja 30 min
- Dwie ścieżki, które mogą z tego wyniknąć
- Skąd wiemy, co zadziała
- Najczęstsze pytania
- Umów bezpłatną konsultację – wybierz termin
Zarządzanie należnościami w Subiekt GT, Rewizorze GT i Navireo to coś więcej niż wysyłanie wezwań do zapłaty. To proces, który zaczyna się na długo przed pierwszym monitem – i to właśnie w nim, a nie w samej windykacji, zwykle leży przyczyna spóźnionych płatności. Ten artykuł pokazuje, jak spojrzeć na cały proces obsługi należności w systemach InsERT, zanim wydasz pieniądze na jakiekolwiek narzędzie do monitoringu należności.
Problem rzadko leży tam, gdzie go szukasz
„Klienci płacą po terminie” – to objaw, nie diagnoza. Kiedy firma zgłasza się do nas z tym problemem, prawie nigdy nie chodzi o jedną rzecz do naprawienia. Za spóźnionymi płatnościami zwykle stoi splot kilku drobnych nieszczelności w procesie:
- nikt nie przegląda listy przeterminowanych rozrachunków codziennie,
- przypomnienia wychodzą nieregularnie i „gdy się przypomni”,
- dane o zaległościach są w Subiekcie czy Rewizorze, ale nikt nie działa na ich podstawie systematycznie.
Efekt jest policzalny – zamrożony kapitał obrotowy, godziny księgowości pochłonięte na telefony i maile, i napięcie w relacjach z kontrahentami. Ale przyczyna jest procesowa. I dlatego kupienie „jakiegoś programu do windykacji” bez zrozumienia własnego procesu często nie rozwiązuje niczego – automatyzujesz wtedy bałagan, zamiast go najpierw uporządkować.
Dlaczego „kupię jakiś program” to zwodny pierwszy krok
Pokusa jest zrozumiała: jest problem, więc szukamy narzędzia. Programów do przypominania o płatnościach zintegrowanych z Subiektem GT jest na rynku kilka – i większość z nich robi mniej więcej to samo. Ale zanim wydasz choćby złotówkę, warto odpowiedzieć sobie na kilka pytań, które decydują o tym, co faktycznie zadziała:
- Czy problemem jest brak przypominania, czy raczej brak systematyczności w tym, co już robicie?
- Ile realnie kosztuje Was dziś ręczne pilnowanie płatności – w godzinach pracy, nie w odczuciu?
- Czy dane o należnościach w Waszym InsERT są czyste i aktualne, czy monity trafiałyby na przeterminowane, błędne rozrachunki?
- Czy to jedyny proces, który kuleje, czy objaw szerszego nieporządku w systemie?
Na te pytania nie odpowie karta produktu. Odpowie rozmowa z kimś, kto zna InsERT od podszewki i widział, jak wygląda proces należności w setkach firm – poparta krótkim audytem na Twoich realnych danych. Dlatego u nas pierwszy krok to nie oferta, lecz diagnoza.
Nie wiesz, czy Twój proces wymaga poprawek, czy tylko uporządkowania? Zacznijmy od diagnozy.
Zarządzanie należnościami w Subiekt GT to proces, nie jedno narzędzie
Zanim przejdziemy do tego, jak wygląda konsultacja, warto zobaczyć całość. Dobrze poukładane zarządzanie należnościami w firmie działającej na InsERT to nie sama windykacja – to łańcuch trzech etapów, które razem decydują o Twojej płynności finansowej. Windykacja jest ostatnim z nich, a nie jedynym.
Etap 1. Zanim wystawisz fakturę – analiza historii płatniczej klienta
Najtańsza zaległość to ta, która nigdy nie powstała. W Subiekcie GT, Rewizorze GT i Navireo masz pełną historię rozrachunków każdego kontrahenta – wiesz, kto płaci terminowo, a kto notorycznie zwleka. Na tej podstawie można ustawić limity kupieckie i warunki płatności dopasowane do realnej wiarygodności klienta: stały, rzetelny partner dostaje odroczony termin, a kontrahent z historią opóźnień – przedpłatę lub krótszy termin. To pierwszy filtr, który ogranicza problem u źródła.
Etap 2. Po wpłacie – rozliczanie rozrachunków na podstawie wyciągu bankowego
Kolejne wąskie gardło to „odhaczanie”, kto już zapłacił. Jeśli lista należności nie jest aktualna, ryzykujesz, że wyślesz monit klientowi, który uregulował fakturę dwa dni temu – a to najszybszy sposób na zepsucie relacji. W InsERT GT wpłaty importuje się z banku (np. z wyciągu w formacie MT940), a następnie kojarzy się je z konkretnymi fakturami i rozlicza rozrachunki. To krok, który wciąż wymaga decyzji człowieka – system podpowiada dopasowania, ale sam ich nie zatwierdza – dlatego tak łatwo tu o zaległości: wystarczy, że przez kilka dni nikt nie rozliczy wpłat, a raport zaległości natychmiast rozjeżdża się z rzeczywistością. Uporządkowanie tego etapu sprawia, że windykacja rusza wyłącznie na faktury, które faktycznie są niezapłacone.
Etap 3. Na koniec – windykacja tego, co zostało
Dopiero teraz, gdy klienci są zweryfikowani na wejściu, a wpłaty na bieżąco rozliczane, windykacja działa na czystych danych. Zamiast ścigać wszystkich, wysyłasz przypomnienia o płatności tylko tym, którzy realnie zalegają – systematycznie i z tonem dopasowanym do skali opóźnienia. To etap, który automatyzuje AtiWindykacja (monitoring należności i monity e-mail oraz SMS wprost z bazy Subiekta), ale jego skuteczność zależy od tego, czy dwa wcześniejsze etapy są poukładane.
I to jest sedno: jeśli wdrożysz samą windykację na nieuporządkowanych rozrachunkach, będziesz automatycznie wysyłać monity na częściowo błędne dane. Dlatego zaczynamy od spojrzenia na cały proces – a nie od sprzedaży jednego elementu.
Krótki audyt należności – co pokazuje w 30 minut
Żeby ta diagnoza nie była rozmową „na wyczucie”, opieramy ją na liczbach z Twojego systemu. Podczas konsultacji wykonujemy krótki audyt należności – zestawienie, które w kilkanaście minut pokazuje, jak naprawdę wygląda spływ pieniędzy w Twojej firmie. To właśnie ten audyt odróżnia zarządzanie należnościami w Subiekt GT, Rewizorze GT czy Navireo od zwykłego „sprzedamy Ci dodatek do Subiekta”.
Trzy liczby, które taki raport zwykle wyciąga na wierzch – i które warto zapamiętać:
Tak wygląda przykładowy raport na danych poglądowych:
Raport powyżej pokazuje dane poglądowe, ilustrujące zakres audytu. Twój raport powstaje na rozrachunkach z Twojego Subiekta GT, Rewizora GT lub Navireo – z pominięciem pozycji oznaczonych jako nieściągalne, kwot groszowych i kontrahentów z aktywnym znacznikiem „nie windykuj”.
A czwarta liczba z tego raportu jest tak naprawdę dobrą wiadomością: 74% przeterminowanej kwoty leży u zaledwie 10 kontrahentów – nie u wszystkich 137. Nie musisz ścigać całej bazy. Regularny, przewidywalny kontakt z dziesięcioma zmienia cały obraz i nie wymaga nowego etatu.
Zacznij od diagnozy – bezpłatna konsultacja 30 min
Bezpłatna konsultacja to 30-minutowa rozmowa (zdalnie lub telefonicznie), podczas której przechodzimy przez Twój obecny proces obsługi należności – tak jak wygląda dziś, a nie tak, jak powinien wyglądać w teorii.
Nie jest to prezentacja sprzedażowa ani pokaz slajdów. To praktyczna analiza połączona z audytem: pytamy, jak dziś pilnujesz terminów, gdzie proces się zacina, ile Was to kosztuje – i zestawiamy to z liczbami z Twojego systemu. Rozmawiasz z konsultantem, który zna Subiekt GT, Rewizor GT i Navireo z praktyki wdrożeniowej, a nie z folderu.
Z konsultacji wychodzisz z konkretną diagnozą i rekomendacją kolejnego kroku. Bez zobowiązań – to, czy i co wdrożysz później, zależy wyłącznie od Ciebie.
Co dokładnie analizujemy podczas 30 minut
Przechodzimy przez cały proces z poprzedniej sekcji – od weryfikacji klienta, przez rozliczanie wpłat, po windykację – i szukamy, który etap kuleje najbardziej. W praktyce sprowadza się to do czterech obszarów:
Efektem jest jasna odpowiedź na pytanie „od czego zacząć” – a nie lista funkcji do kupienia.
Chcesz zobaczyć taki raport na własnych danych? Umów konsultację albo poproś o demo AtiWindykacji.
Dwie ścieżki, które mogą z tego wyniknąć
W zależności od tego, co pokaże konsultacja, zwykle rekomendujemy jedną z dwóch dróg. To nie jest wybór, którego musisz dokonać przed rozmową – właśnie po to jest konsultacja, żeby wskazać właściwą.
Automatyzacja monitów (AtiWindykacja)
Jeśli sam proces jest w porządku, a problemem jest brak systematyczności i czas tracony na ręczne przypomnienia – sensowne jest zautomatyzowanie windykacji. AtiWindykacja monitoruje należności wprost w bazie Subiekta GT, Rewizora GT lub Navireo i pomaga wysyłać monity e-mail oraz SMS według reguł, które ustawiasz raz – z tonem rosnącym wraz z opóźnieniem. Bez importu danych i bez drugiego systemu. Instalację robi nasz serwisant, a program przetestujesz na 30-dniowym demie. Rozwiązanie punktowe: szybkie do wdrożenia, gdy problem jest jasno zlokalizowany.
Audyt operacyjny całego systemu InsERT
Jeśli konsultacja pokaże, że problem z należnościami to wierzchołek góry lodowej – że kuleją też inne procesy, dane są nieuporządkowane albo konfiguracja narosła przez lata przypadkowymi zmianami – sensowniejszy jest audyt operacyjny systemów InsERT. To szersze spojrzenie na to, jak pracuje cały system, gdzie tracicie efektywność i co uporządkować, żeby każda późniejsza automatyzacja działała na zdrowych fundamentach.
Czasem właściwa jest jedna droga, czasem obie po kolei – najpierw uporządkować, potem zautomatyzować. Konsultacja jest po to, żeby to rozstrzygnąć zawczasu, zanim wydasz pieniądze na rozwiązanie problemu, którego akurat nie masz.
Skąd wiemy, co zadziała
Rekomendacja z konsultacji nie jest zgadywaniem. Atisoft to Autoryzowany Partner InsERT – jedna z 8 takich firm w Polsce – z ponad 6 000 wdrożeń systemów InsERT za sobą. Proces obsługi należności widzieliśmy w firmach handlowych, dystrybucyjnych, produkcyjnych i w biurach rachunkowych – i wiemy, kiedy wystarczy usprawnienie punktowe, a kiedy trzeba cofnąć się o krok i uporządkować cały system.
To doświadczenie sprawia, że w 30 minut jesteśmy w stanie powiedzieć Ci więcej o Twoim procesie należności niż niejeden dzień samodzielnego szukania rozwiązań w internecie.
Najczęstsze pytania
Konsultacja jest bezpłatna i trwa około 30 minut. Odbywa się zdalnie lub telefonicznie, w dogodnym terminie. Nie wiąże się z żadnym zobowiązaniem do zakupu.
Nie – właśnie po to jest konsultacja. Na podstawie analizy Twojego procesu i krótkiego audytu należności wskazujemy, która droga ma sens: automatyzacja monitów, audyt całego systemu, albo najpierw jedno, potem drugie.
Programów do przypominania o płatnościach jest kilka. My zaczynamy od diagnozy: krótki audyt należności pokazuje, gdzie realnie tracicie pieniądze i czy automatyzacja w ogóle rozwiąże Wasz problem. Narzędzie dobieramy do wyniku audytu, a nie odwrotnie.
Analizujemy procesy należności w Subiekcie GT, Rewizorze GT i Navireo. Jeśli pracujesz na innej linii InsERT, napisz – podpowiemy, co możemy zaproponować.
Konkretną diagnozę procesu obsługi należności i rekomendację kolejnego kroku – z wskazaniem szybkich usprawnień, które możesz wdrożyć od razu, oraz tego, co wymaga narzędzia lub porządkowania systemu.
Nie. To praktyczna analiza Twojego procesu, nie pokaz produktu. Czy i co wdrożysz później, zależy wyłącznie od Ciebie.
Umów bezpłatną konsultację – wybierz termin
Zanim kupisz jakiekolwiek narzędzie – sprawdź, czego naprawdę potrzebujesz. Umów bezpłatną konsultację 30 minut: przeanalizujemy Twój proces obsługi należności w InsERT, wykonamy krótki audyt na Twoich danych i powiemy wprost, co da się usprawnić i od czego zacząć. Wybierz dogodny termin w kalendarzu poniżej – bez zobowiązań.
Wolisz kontakt bezpośredni? 📧 biuro@atisoft.pl | 📞 +48 (22) 398 32 45
Bez zobowiązań. Odpowiadamy zwykle jeszcze tego samego dnia roboczego. Autoryzowany Partner InsERT – ponad 6 000 wdrożeń.