Automatyzacja Księgowości AI | ONE RENT

Czy Twoja księgowość traci dziesiątki godzin miesięcznie na przepisywanie faktur i paragonów?

ONE RENT, to dynamicznie rozwijająca się firma wynajmu samochodów, która wdrożyła automatyzację księgowości AI. Rezultat? 96,5% skuteczności rozpoznawania dokumentów!

Branża: wynajem samochodów

Skala działalności: 

• 1800 pojazdów w zarządzaniu 

• 30+ oddziałów w całej Polsce 

• 200 agentów regionalnych 

• 5000+ dokumentów księgowych miesięcznie 

Każdy agent generował dziesiątki dokumentów miesięcznie: paragony za paliwo, bilety, faktury serwisowe, rachunki za myjnię czy parking. Wszystko trafiało do księgowości i wymagało ręcznego wprowadzenia do programu księgowego. 

Codziennie do działu księgowości trafiały m.in.: 

• · Paragony fiskalne – różne formaty z różnych kas fiskalnych 

• · Faktury VAT – od setek kontrahentów 

• · Bilety komunikacyjne – PKP, Polregio, komunikacja miejska 

• · Dokumenty transportowe – przejazdy służbowe agentów 

• · Rachunki za usługi – mycie, drobne naprawy, parkowanie 

„Zespół księgowy tracił cenne godziny miesięcznie na przepisywanie danych. To mechaniczna, męcząca praca – NIP za NIP-em, kwota za kwotą. Przy terminach JPK_VAT 25. dnia miesiąca pracowaliśmy pod ogromną presją.” 
— Liwia Piechowska, Z-ca Kierownika Działu Księgowości, ONE RENT

• Błędy ludzkie: 3-5% dokumentów z pomyłkami (błędne NIP-y, kwoty)
• Opóźnienia: Dokumenty czekały tygodniami na wprowadzenie
• Frustracja zespołu: Wykwalifikowani księgowi robili pracę, którą mógł wykonać stażysta

Jak działa AI w księgowości?

System wykorzystuje zaawansowane modele językowe LLM specjalnie dostrojone do:

1. Rozpoznawania polskich dokumentów księgowych

· Paragony, faktury, bilety – każdy format

· Różna jakość skanów i zdjęć

· Dokumenty obrócone, pogniecione, słabej jakości

2. Automatycznego wyciągania danych

· Rozpoznawanie kontrahenta (z walidacją NIP w bazie GUS)

· Perfekcyjne rozpoznawanie Kwoty netto, VAT, brutto

· Stawki VAT (0%, 5%, 8%, 23%)

· Daty

· Numery dokumentów

3. Inteligentnego dekretowania

· Automatyczne tworzenie zapisów księgowych

· Przypisanie do właściwych kont

· Zgodność z polskimi przepisami

· Rozpoznawanie rodzaju kosztu

System flagowania wewnątrz systemu księgowego – klucz do zaufania

🟢 Zielona flaga

· Dokument rozpoznany z wysoką pewnością (określoną przez AI > 75%)

· Automatyczne zaksięgowanie

· Księgowy może, ale nie musi sprawdzać

🔴 Czerwona flaga

· Niższa pewność lub nietypowy dokument (pewność <75%)

· Wymaga szybkiej weryfikacji księgowego

· System pokazuje dokładnie, co budzi wątpliwości

Czerwiec 2025 – Test pilotażowy

· Analiza 300 dokumentów rzeczywistych

· Cel: 70-75% skuteczności

· Wynik: 62% – zidentyfikowano obszary do poprawy

Lipiec-Sierpień 2025 – Dostosowanie systemu

· Poprawa rozpoznawania polskich dokumentów

· Dodanie obsługi PTU (oznaczenie VAT na biletach)

· Integracja z systemem księgowym

Wrzesień 2025 – Start produkcyjny

· Wspólne testy z zespołem księgowym

· Wdrożenie 16 września 2025

· Pierwsze 1000+ dokumentów przetworzonych automatycznie

Październik 2025 – Potwierdzenie sukcesu

· 4000 dokumentów przetworzonych

· Skuteczność: 96,5%

· Pełna akceptacja zespołu

Sebastian Kulawiak, Kierownik Działu IT, ONE RENT:

„Sprawdzona skuteczność rozwiązania na poziomie 96,5% na puli 4000 dokumentów przekroczyła nasze oczekiwania. Początkowy cel to było 70-75%, a osiągnęliśmy znacznie więcej. System flagowania, bardzo szczegółowe logi i raporty to strzał w dziesiątkę – księgowi od razu widzą, na czym się skupić.”

Liwia Piechowska, Z-ca Kierownika Działu Księgowości:

 „Na początku byliśmy sceptyczni. Ale system flagowania rozwiał wątpliwości – 96,5% dokumentów idzie automatycznie z zieloną flagą, skupiamy się tylko na pozostałych 3,5%. To ogromna oszczędność czasu i kończy problem z terminami podatkowymi.”

Prosty kalkulator dla Twojej firmy

Ile dokumentów miesięcznie wprowadzacie ręcznie?

× 2,41 zł oszczędności na dokumencie*

= Twoja miesięczna oszczędność

Przykład:

500 dokumentów × 2,41 zł = 1 205 zł/miesiąc

1000 dokumentów × 2,41 zł = 2 410 zł/miesiąc

2000 dokumentów × 2,41 zł = 4 820 zł/miesiąc

5000 dokumentów × 2,41 zł = 12 050 zł/miesiąc * Szacunkowa wartość wyliczona wg. średniego wynagrodzenia samodzielnego księgowego w 2024r. przy założeniu 2,5 min na dekret

Czy AI zastąpi księgowych?
Nie. AI eliminuje nudne przepisywanie. Księgowi zajmują się tym, co wymaga myślenia – analizą, doradztwem, kontrolą. To wsparcie, nie zastąpienie.

Czy rozpoznaje polskie dokumenty?
Tak. System obsługuje paragony, faktury, bilety PKP, waliduje NIP w GUS i rozpoznaje wszystkie stawki VAT. Odczytuje kwoty, nr dokumentów, daty.

Co, jeśli AI się pomyli?
Działa system flagowania: zielona – pewność, czerwona – weryfikacja.  Pełne i szczegółowe raporty, które pozwalają sprawdzić proces tworzenia dla każdego dekretu. Każdy dokument można poprawić.

Czy dane są bezpieczne?
Tak. Pełne szyfrowanie, anonimizacja i zgodność z RODO. Dostępny audyt działań AI- wiesz co automat zrobił i dlaczego.

Z jakimi systemami działa?
Pełna integracja z InsERT Rewizor nexo, możliwość rozszerzenia na inne systemy ERP. 

Ile trwa wdrożenie?
Zazwyczaj 2–4 miesiące: 

• Analiza dokumentów (2 tyg.) 
• Dostosowanie (4–6 tyg.) 
• Testy i szkolenia (2 tyg.) 
• Start produkcyjny 

Czy system współpracuje z KSeF 2026?

System współdziała z KSeF 2026:

• Jeżeli dokument będzie już w KSeF – połączymy dane
• Część dokumentów będzie pochodziła spoza KSeF
• Łatwa integracja z przyszłym API KSeF
• Brak stresu przed zmianami w prawie

Biura Rachunkowe

· Obsłużycie więcej klientów bez nowych etatów

· Mniej błędów w JPK_VAT

· Terminowe rozliczenia bez nadgodzin

Automatyzacja księgowości AI to przyszłość biur rachunkowych.

Firmy 500+ Dokumentów/Miesiąc

· ROI w mniej niż rok (3-6 miesięcy)

· Koniec z zaległościami w księgowaniu

· Zespół księgowy zajmie się analizą, nie przepisywaniem

Firmy Wielooddziałowe

· Centralne przetwarzanie dokumentów z wszystkich lokalizacji

· Standaryzacja procesów

· Pełna kontrola kosztów wg. oddziałów

· Miejsce powstania kosztów

Dla Zarządu

· Dane w czasie rzeczywistym – dokumenty księgowane tego samego dnia

· Przewidywalne koszty – niska opłata per dokument

· Skalowalność – wzrost bez zwiększania zespołu

Dla Księgowych

· Koniec z przepisywaniem – żmudna robota dla AI, nie dla człowieka

· Więcej czasu na analizę – w końcu praca zgodna z kwalifikacjami

· Mniej stresu – koniec z nockami przed JPK_VAT

Dla Całej Firmy

· Szybsze rozliczenia – agenci nie czekają tygodniami

· Mniej błędów – AI nie robi literówek

· Zgodność z prawem – automatyczna, bez wysiłku

3 proste kryteria:

1. Przetwarzacie setki dokumentów miesięcznie?

2. Księgowi tracą czas na przepisywanie?

3. Chcecie obniżyć koszty księgowości?

Jeśli odpowiedziałeś TAK na dowolne pytanie – warto porozmawiać.

Jesteś zainteresowany podobnym rozwiązaniem dla swojej firmy? Skontaktuj się z nami i dowiedz się, jak AI może zrewolucjonizować Twoje procesy biznesowe. 

Skontaktuj się z nami — jesteśmy tu, by pomóc.  

Co oferujemy bezpłatnie:

· Wstępna 1 godzinna analiza Twoich procesów księgowych

· Test na realnych dokumentach przedsiębiorstwa

· Wycena oszczędności i ROI

Wdrożenie systemu opartego o AI w firmie ONE RENT udowodniło, że automatyzacja księgowości w Polsce to rzeczywistość, a nie marketingowe obietnice

· 96,5% skuteczności na rzeczywistych, polskich dokumentach

· 96,4% redukcja kosztów przetwarzania

· „ROI 90-200% w zależności od wolumenu

· Pełna zgodność z polskim prawem

To nie science fiction. To działające rozwiązanie w dużej polskiej firmie.

Pytanie brzmi: Ile jeszcze będziesz płacić za ręczne przepisywanie dokumentów?

ATISOFT – Ekspert w automatyzacji księgowości

📧 Email: biuro@atisoft.pl
🌐 Strona: www.atisoft.pl

Skontaktuj się z nami