Asystent migracji z GT do nexo – porządki w bazie Subiekta GT przed migracją

Zastanawiasz się nad przejściem z Subiekta GT na Subiekta nexo PRO, ale obawiasz się, ile pracy będzie wymagało przeniesienie danych? Baza prowadzona od lat to tysiące kontrahentów, towarów i rozrachunków – także takich, których w nowym programie już nie potrzebujesz.

Masz dwie drogi. Możesz przygotować bazę samodzielnie i bezpłatnie, krok po kroku według naszej serii 5 filmów na YouTube – przy dużej bazie zajmie Ci to jednak sporo czasu, bo każdą kartotekę trzeba przejrzeć osobno. Możesz też skorzystać z Asystenta migracji z GT do nexo – aplikacji Atisoft, która zbiorczo uporządkuje bazę według ustalonych przez Ciebie kryteriów. Jak to wygląda w praktyce, pokazujemy w krótkim filmie o Asystencie. Sam Asystent nie przenosi danych: przygotowuje bazę GT tak, żeby kreator migracji w Subiekcie nexo przeniósł tylko to, co jest istotne dla dalszej pracy.

SPIS TREŚCI

1. Co robi Asystent migracji
2. Jak wygląda praca z Asystentem
3. Bezpieczeństwo danych i cofanie zmian
4. Wymagania
5. Cena, licencja i wersja demo
6. Gdy potrzebujesz naszej pomocy
7. Najczęstsze pytania

Co robi Asystent migracji

Asystent obejmuje trzy obszary bazy Subiekta GT: kontrahentów, towary oraz rozrachunki. Ma 5 zadań, które najlepiej wykonywać w tej kolejności:

Większość z tych czynności pokazujemy krok po kroku w naszej bezpłatnej serii filmów o migracji z Subiekta GT do nexo. Asystent nie zmienia zasad – wykonuje te same czynności, tylko zbiorczo. W kolejnych wersjach planujemy rozszerzyć go o obsługę dokumentów WZ i PZ, które dziś przenosi się do nexo przez plik.

Jak wygląda praca z Asystentem

Każde zadanie działa według tego samego schematu, a decyzja o każdej zmianie zawsze należy do Ciebie:

1. Wybierasz zadanie i sprawdzasz ustawienia, np. okres bez transakcji albo rodzaj dokumentów, które Asystent ma brać pod uwagę.
2. Klikasz Sprawdź dane – Asystent tylko czyta bazę i pokazuje listę pozycji do poprawy wraz z informacjami pomocnymi w decyzji, np. datą ostatniego dokumentu. Pozycje wątpliwe oznacza jako wymagające uwagi i domyślnie zostawia je odznaczone.
3. Zaznaczasz pozycje do poprawy – wszystkie naraz albo tylko wybrane. Listę możesz zapisać do pliku XLSX, np. żeby przejrzeć ją z księgową.
4. Klikasz Popraw – Asystent zmienia tylko zaznaczone pozycje i pokazuje, co się z nimi stało.

Ustawienia, które dopasujesz do swojej firmy

Kontrahent bez faktur od pół roku nie zawsze jest zbędny, dlatego zadania mają ustawienia, którymi wykluczysz kartoteki, które powinny zostać:

• kontrahenci bez transakcji – ustalasz liczbę miesięcy bez dokumentów (domyślnie 18) i rodzaje dokumentów (domyślnie FS, PA, WZ, ZK). Asystent pomija kontrahentów z nierozliczonymi rozrachunkami, z otwartymi zamówieniami i dodanych w ostatnich miesiącach. Klientów, których nie chcesz ruszać, oznaczysz w Subiekcie cechą i wykluczysz jednym ustawieniem,
• towary – ustalasz okres bez obrotu (domyślnie 24 miesiące). Asystent pomija towary z rezerwacją lub na niezrealizowanym zamówieniu, usługi oraz nowe towary,
• powielone NIP-y – Asystent nie przenosi dokumentów między kartotekami i niczego nie usuwa, a dezaktywowana kartoteka zachowuje historię. Grupa, w której nie zaznaczysz kartoteki, zostaje bez zmian,
• rozrachunki – wybierasz należności, zobowiązania lub obie strony, minimalną kwotę pozostałą do rozliczenia, tylko rozrachunki po terminie oraz datę dokumentu rozliczającego: dzisiejszą albo taką jak rozrachunek. Rozrachunki w walucie obcej i kontrahenci zablokowani są pomijani.

Jeśli korzystasz z Subiekta GT z dodatkiem Plus (Czerwonym, Niebieskim lub Zielonym), dezaktywowanym kartotekom możesz nadać wybraną flagę. Odróżnisz wtedy w Subiekcie GT kartoteki dezaktywowane przez Asystenta od tych, które dezaktywowano wcześniej.

Jak Asystent rozlicza rozrachunki

Do każdej zaznaczonej pozycji Asystent dopisuje w Subiekcie GT brakującą drugą stronę i rozlicza ją:

Pozycje startują odznaczone, a jedno uruchomienie obejmuje maksymalnie 200 pozycji. Asystent pokazuje też sumy należności, zobowiązań i zapłat do rozliczenia, które możesz porównać w Subiekcie GT w module Rozrachunki według dokumentów.

Bezpieczeństwo danych i cofanie zmian

Asystent zmienia dane zbiorczo, dlatego przy pierwszej poprawie pyta, czy masz kopię bezpieczeństwa bazy, i pokazuje datę ostatniej kopii zrobionej na serwerze SQL. Jeśli kopia jest starsza niż z dnia porządków, lepiej przerwać i najpierw zrobić nową.

• Normalizację NIP, dezaktywację kontrahentów bez transakcji i dezaktywację towarów można cofnąć w Subiekcie jednym kliknięciem,
• Rozliczenie rozrachunków wymaga usunięcia spłat i wycofania rozliczeń w Subiekcie GT. Każda poprawiona pozycja to nowy rozrachunek w Subiekcie GT. Dopisane należności i zobowiązania mają tytuł „Rozliczenie przed migracją”, a numery wszystkich dopisanych rozrachunków trafiają do raportu, więc łatwo je odnaleźć. Przed zaznaczeniem spłat sprawdź, czy to nie przedpłata, do której dopiero wystawisz fakturę sprzedaży albo otrzymasz fakturę zakupu.

Nasza rekomendacja: zrób kopię bazy GT, uruchom Asystenta na kopii i wykonaj próbną migrację do Subiekta nexo. Zobaczysz, jakie dane się przeniosły i czy baza wygląda tak, jak chcesz, zanim wykonasz właściwą migrację. Przy rozliczaniu rozrachunków zostaw domyślną, dzisiejszą datę dokumentu rozliczającego – wszystkie dopisane dokumenty będą miały jedną datę.

Wymagania

• Subiekt GT z aktywną Sferą na tym samym komputerze. Część zadań zapisuje zmiany przez Sferę, tak jakby robił to operator. Wystarczy 15-dniowa wersja próbna Sfery. Jeśli potrzebujesz licencji, kupisz ją u nas z rabatem 30% – zapytaj o Sferę.
• Login i hasło operatora Subiekta GT. Przy logowaniu wybierasz serwer i podmiot.
• Kopia bezpieczeństwa bazy GT zrobiona w dniu porządków.

Przed startem przejrzyj też naszą bezpłatną checklistę migracji z Subiekta GT do nexo – znajdziesz w niej wszystkie obszary do sprawdzenia przed migracją.

Cena, licencja i wersja demo

• Licencja per NIP – jedna licencja obejmuje jedną firmę. Jeśli przygotowujesz do migracji kilka firm, potrzebujesz licencji dla każdego NIP-u.
• Wersja demo – zanim kupisz, pobierz wersję demo i sprawdź Asystenta na swojej bazie. Sprawdzanie danych działa bez ograniczeń, a poprawa obejmuje do 20 pozycji w każdym zadaniu. W paczce znajdziesz też instrukcję obsługi w PDF.
• Pobranie od razu po zakupie – po opłaceniu zamówienia pobierasz plik ZIP z instalatorem i instrukcją obsługi. Program aktywujesz na komputerze po zalogowaniu na konto Atisoft.

Gdy potrzebujesz naszej pomocy

Asystent jest przygotowany do samodzielnej pracy. Pytania techniczne wyślij na pomoc@atisoft.pl – najlepiej z raportem zapisanym w Asystencie przyciskiem Zapisz raport dla serwisanta. Jeśli potrzebujesz wsparcia przy instalacji, konfiguracji albo samych porządkach, pomożemy zgodnie z naszym cennikiem – sprawdź pakiety godzin.

W większych firmach przejście z GT na nexo obejmuje zwykle kilka programów, np. Subiekta, Rewizora i Gratyfikanta, i wymaga planu. Taki projekt wyceniamy po analizie – napisz do nas, ustalimy zakres i koszt.

Najczęstsze pytania