SPIS TREŚCI
- Co robi program
- Jaki problem rozwiązuje
- Kto może z niego korzystać
- Co warto wiedzieć przed zakupem
- Często zadawane pytania
- Podsumowanie
Co robi program
Praca wygląda tak: wskazujesz plik, patrzysz na podsumowanie, klikasz import.
- Wczytanie pliku. Wybór z dysku albo przeciągnięcie pliku na okno programu.
- Sprawdzenie przed zapisem. Program pokazuje, ile faktur wczytał, ile jest poprawnych, ile z ostrzeżeniami, ile zostanie pominiętych i jaka jest suma brutto tego, co trafi do Subiekta. Niżej lista wszystkich faktur z opisem problemu przy każdej, którą da się zawęzić do samych błędnych.
- Tryb testowy. Ten sam przebieg bez zapisu do bazy. Pozwala sprawdzić plik od klienta, zanim cokolwiek powstanie.
- Import jednym poleceniem. Faktury zapisują się seryjnie, bez zatwierdzania każdej z osobna.
- Raport do pliku. Co zostało zaimportowane, z jakimi numerami i co zostało pominięte wraz z powodem.
Dwa elementy decydują o tym, że import jest przewidywalny.
Dopasowanie kontrahenta po indywidualnym kodzie. We wdrożeniu, o którym piszemy, program szuka kontrahenta po numerze NIP oraz po jego indywidualnym kodzie z pliku, który musi zgadzać się z symbolem w kartotece Subiekta. Jeśli kontrahenta nie ma albo kod się nie zgadza, faktura jest pomijana i trafia do raportu z konkretnym komunikatem: czy tego numeru NIP w ogóle nie ma w kartotece, czy jest, ale pod innym kodem. Sama zasada dopasowania jest ustawieniem i dobieramy ją do procesu: po samym numerze NIP, po kodzie, po obu naraz, z zakładaniem brakujących kartotek albo bez.
Kontrola treści przed zapisem. Zanim cokolwiek trafi do Subiekta, program sprawdza numery NIP, daty, walutę, długości pól i znaki, których Subiekt nie przyjmie. Dzięki temu problem widać na liście przed importem, a nie w trakcie zapisu.
Przenoszony jest też termin płatności z każdej faktury: program wylicza liczbę dni, dopasowuje formę płatności odroczonej i ustawia kwotę oraz termin na dokumencie.
Jaki problem rozwiązuje
Sam odczyt pliku EPP jest w Subiekcie GT dostępny. Problem zaczyna się przy skali dokumentów.
Przy imporcie każdą fakturę trzeba zatwierdzić osobno. Przy stu fakturach to sto potwierdzeń pod rząd, wykonywanych ręcznie, przy każdej partii danych. Jeśli plik przychodzi co miesiąc albo co tydzień, ta sama czynność wraca w tym samym rozmiarze.
Program to rozwiązuje: cała partia zapisuje się jednym poleceniem, a dokumenty powstają w Subiekcie od razu gotowe, z numerami, pozycjami i terminem płatności z pliku.
Kto może z niego korzystać
- Dostajesz faktury sprzedaży w pliku EPP z innego systemu: sklepu, magazynu, oddziału albo programu handlowego kontrahenta.
- Robisz taki import cyklicznie i za każdym razem jest to ta sama, powtarzalna praca.
- Zależy Ci, żeby kartoteka kontrahentów pozostała pod kontrolą i nie rosła przy każdym imporcie.
- Chcesz zobaczyć, co jest w pliku, zanim cokolwiek trafi do bazy.
Sam mechanizm nie jest przy tym związany z fakturami sprzedaży. Jeśli masz inny typ dokumentów albo inne źródło danych niż EPP, sposób działania zostaje ten sam, a dopasowaniu podlega odczyt pliku i zestaw kontrolowanych pól.
Co warto wiedzieć przed zakupem
- Na stanowisku musi być Subiekt GT ze Sferą, czyli dodatkiem InsERT pozwalającym innym programom zapisywać dokumenty. Sfera jest płatna osobno i jest to warunek konieczny. Dodatek Sfera dla Subiekta GT możesz zakupić u nas z 30% rabatem.
- Program importuje faktury sprzedaży. Inne typy dokumentów z pliku są pomijane i wypisywane w raporcie.
- Obsługiwane są faktury w złotówkach. Dokument w innej walucie zostanie oznaczony ostrzeżeniem.
- Zasadę dopasowania kontrahentów ustalamy na wdrożeniu. W opisanej wersji kontrahent musi już być w kartotece i mieć zgodny kod, dzięki czemu kartoteka nie rośnie przy każdym imporcie.
Zakresem pracy ręcznej. W Subiekcie każdą fakturę z pliku trzeba zatwierdzić osobno. Tutaj cała partia zapisuje się jednym poleceniem, a przed zapisem widać, co się w niej znajduje.
To zależy od ustawienia, które dobieramy na wdrożeniu. W opisanej wersji faktura zostaje pominięta, a w raporcie pojawia się powód: albo tego numeru NIP nie ma w kartotece, albo jest, ale pod innym kodem niż w pliku.
Tak. Podsumowanie i lista faktur pokazują się przed importem, a tryb testowy przeprowadza cały przebieg bez zapisu do bazy.
Tak. Program przenosi termin płatności z każdej faktury i ustawia go na dokumencie w Subiekcie razem z kwotą.
Podsumowanie
Import pliku EPP do Subiekta GT da się zrobić standardowo, ale przy większej liczbie faktur sprowadza się do zatwierdzania każdego dokumentu z osobna. Opisany program zdejmuje tę pracę: sprawdza plik, pokazuje, co się w nim znajduje, i tworzy dokumenty w Subiekcie automatycznie, całą partią.
Jeśli odbierasz faktury w pliku EPP i robisz to regularnie, napisz do nas. Powiemy, czy ten program obsłuży Twoje pliki i co trzeba by w nim zmienić, gdyby standard nie wystarczył.
Importujesz faktury z pliku EPP?
Prześlij nam przykładowy plik. Sprawdzimy, czy program obsłuży Twoje dane i co trzeba by dopasować. Bez zobowiązań, odpowiadamy w 24 godziny.