SPIS TREŚCI
- Czym jest Portal Dokumentów InsERT?
- Dla kogo jest Portal Dokumentów?
- Dwa tryby pracy — co wybrać?
- Portal Dokumentów a KSeF
- Jak aktywować Portal Dokumentów?
- InsPunkty — ile kosztuje?
- Uruchomienie Portalu Dokumentów z Atisoft
- Najczęstsze pytania
- Podsumowanie
Biuro rachunkowe bez Portalu Dokumentów działa tak: klient przynosi faktury w kopercie raz w miesiącu, albo wysyła je mailem w osobnych plikach, albo — w najlepszym razie — wrzuca na dysk wspólny. Księgowy musi pobrać każdy plik osobno, ręcznie wprowadzić dane do Rachmistrza lub Rewizora i oznaczyć dokument jako przetworzony. Przy dwudziestu klientach i kilkuset dokumentach miesięcznie to kilka roboczogodzin tygodniowo na samą logistykę.
Portal Dokumentów InsERT rozwiązuje dokładnie ten problem. Klient wrzuca dokumenty przez przeglądarkę — biuro widzi je natychmiast w programie księgowym. OCR odczytuje dane automatycznie. E-faktury z KSeF trafiają osobną zakładką, bez mieszania z dokumentami przesyłanymi ręcznie. Cały przepływ dokumentów — w jednym miejscu.
Czym jest Portal Dokumentów InsERT?
Portal Dokumentów to aplikacja webowa InsERT — działa w przeglądarce, bez instalacji oprogramowania po stronie klienta. Łączy biuro rachunkowe z jego klientami (lub dział księgowości z resztą firmy) w jednym, wspólnym kanale obiegu dokumentów.
Portal obsługuje dokumenty przesyłane ręcznie: pliki PDF, zdjęcia paragonów i faktur, skany umów. Wraz z wprowadzeniem obowiązkowego KSeF usługa objęła również obsługę e-faktur.
Co konkretnie daje Portal Dokumentów biuru rachunkowemu:
- Automatyczne pobieranie dokumentów przesłanych przez klientów do programu księgowego
- Przeglądanie wszystkich dokumentów klientów w jednym miejscu
- Automatyczny odczyt danych z faktur (OCR) — numer, data, kontrahent, kwota VAT — bez ręcznego przepisywania
- Możliwość cofnięcia dokumentu do klienta z komentarzem (np. prośba o korektę)
- Informowanie klienta o postępie prac nad danym dokumentem
- Obsługa e-faktur z KSeF — pobieranie do dedykowanej zakładki, z wyborem trybu: automatycznie do księgowości lub zatrzymanie w Portalu do opisania
Dla kogo jest Portal Dokumentów?
InsERT opisuje trzy główne scenariusze użycia:
Biuro rachunkowe — obsługuje klientów na Rachmistrzu GT lub Rewizorze GT/nexo. Portal Dokumentów umożliwia błyskawiczne wczytywanie dokumentów przesłanych przez klientów do programu księgowego. Wg biur rachunkowych używających aplikacji cały proces księgowania przebiega nawet 2× szybciej.
Firma prowadząca własną księgowość — pracownicy z różnych działów (sprzedaż, zakupy, logistyka) przesyłają dokumenty do wewnętrznego działu FK przez Portal. Koniec z mailem do księgowej z załącznikiem i pytaniem „zaksięgowałaś już tę fakturę?”. Każdy dokument ma swój status, historię i przypisaną osobę. Szczególnie przydatne w firmach rozliczających koszty per projekt, MPK lub centrum kosztów — pracownik opisuje dokument przed wysłaniem, dział FK dostaje go gotowego do zaksięgowania.
Klient biura rachunkowego — korzysta z Portalu przez przeglądarkę. Wrzuca zdjęcia ze smartfona lub pliki PDF. Może śledzić postęp prac nad dokumentami i opisywać je przed wysłaniem do księgowości. Nie musi mieć zainstalowanego żadnego oprogramowania InsERT.
Dwa tryby pracy — co wybrać?
Portal Dokumentów umożliwia pracę w dwóch trybach. Domyślnie aktywny jest tryb podstawowy. Administrator może zmienić go w dowolnym momencie.
📤 Tryb 1: Wysyłka tylko do księgowości
Najprostszy przepływ: klient wrzuca dokument — biuro go odbiera. Zero konfiguracji uprawnień, zero obiegu.
Co zyskuje klient biura rachunkowego: wrzuca zdjęcie ze smartfona lub PDF z laptopa i widzi, czy dotarło. Koniec z mailem „czy dostałeś tę fakturę?”.
Co zyskuje biuro rachunkowe: dokumenty od wszystkich klientów w jednym miejscu, z możliwością wczytania danych przez OCR. Nic nie ginie, nic nie czeka w skrzynce mailowej.
Dla kogo: biura rachunkowe obsługujące klientów z prostą dokumentacją — faktury zakupowe, paragony, delegacje. Bez potrzeby angażowania dodatkowych osób po stronie klienta.
🔄 Tryb 2: Obieg dokumentów
Tryb dla firm, gdzie dokument przed trafieniem do księgowości musi przejść przez kilka rąk — być opisany, zaakceptowany przez kierownika, przypisany do projektu lub MPK.
Jeśli prowadzisz własną księgowość: pracownicy z różnych działów wrzucają faktury i paragony przez Portal — bez wysyłania maili do księgowej i bez papierowych segregatorów. Każdy dokument przechodzi przez ustaloną ścieżkę: osoba z ograniczonymi uprawnieniami dodaje dokument, osoba zarządzająca akceptuje i przekazuje do działu FK. Dział księgowości dostaje dokumenty już opisane, przypisane do projektu, z pełną historią — kto dodał, kto zatwierdził, kiedy.
Jeśli obsługujesz klientów w biurze rachunkowym: klient z bardziej rozbudowaną strukturą (kilka działów, kilku handlowców, faktury wymagające akceptacji kierownika) może obsłużyć cały wewnętrzny obieg po swojej stronie zanim dokument trafi do Ciebie. Do biura dociera dokument gotowy do zaksięgowania — bez pytań „co to jest i do czego?”.
Dla kogo: firmy z własnym działem księgowości (produkcja, dystrybucja, spółki z kilkoma działami, firmy projektowe rozliczające koszty per projekt lub MPK) oraz klienci biur rachunkowych z bardziej złożoną strukturą wewnętrzną.
Po szczegółową dokumentację Portalu Dokumentów zapraszamy na stronę InsERT: portaldokumentow.insert.com.pl. Jeśli wolisz nauczyć się obsługi krok po kroku, możesz skorzystać z dedykowanego szkolenia: kurs Portal Dokumentów InsERT.
Na bazie wdrożeń InsERT wiemy, że wybór trybu zależy od liczby klientów, złożoności ich dokumentacji i struktury biura. Jako Autoryzowany Partner InsERT pomożemy dobrać właściwe ustawienia.
Portal Dokumentów a KSeF
Od 1 lutego 2026 roku najwięksi podatnicy wystawiają faktury przez Krajowy System e-Faktur. Od 1 kwietnia 2026 obowiązek obejmie wszystkich pozostałych podatników VAT. Dla biur rachunkowych oznacza to nowe zagadnienie: jak e-faktury klientów trafią do programu księgowego — i co się zmienia w codziennej pracy z Portalem Dokumentów?
Dwa sposoby pobierania e-faktur z KSeF
InsERT udostępnia dwa warianty pracy z e-fakturami w Portalu Dokumentów — wybór między nimi zależy od potrzeb biura i jego klientów:
1. Automatyczne przesłanie do księgowości
Faktura pobrana z KSeF trafia od razu do Rachmistrza lub Rewizora. W Portalu jest widoczna informacyjnie — z oznaczeniem, że została przekazana do księgowości. Nie ma możliwości opisywania jej w Portalu przed zaksięgowaniem.
2. Zatrzymanie w Portalu do opisania
Faktura trafia najpierw do Portalu Dokumentów, gdzie można ją zweryfikować, dodać opisy i etykiety, przekazać do akceptacji, obejrzeć podgląd i dopiero wtedy wysłać do księgowości. Przy obu wariantach możliwe jest cofnięcie dokumentu do obiegu — tak samo jak w przypadku dokumentów OCR.
Konfiguracja — gdzie i jak to ustawić
Sposób pobierania e-faktur ustawia się w programie księgowym (Rachmistrz lub Rewizor), osobno dla trzech typów faktur: zakupowych, sprzedażowych i z podmiotem trzecim. Dla każdego typu można zdecydować: czy w ogóle pobierać dany typ z KSeF, a jeśli tak — czy trafia od razu do księgowości, czy zatrzymuje się w Portalu. Te ustawienia są widoczne w Portalu w zakładce Konfiguracja KSeF.
Nowe zakładki w Portalu Dokumentów
Po włączeniu obsługi KSeF w Portalu pojawiają się dodatkowe zakładki, które pozwalają szybko odróżnić źródło dokumentu:
- Wszystkie — wszystkie dokumenty niezależnie od źródła
- KSeF — faktury pobrane z Krajowego Systemu e-Faktur
- Portal — dokumenty przesłane ręcznie przez klientów
- E-mail — dokumenty dostarczone przez pocztę e-mail
- Biuro — dokumenty dodane z poziomu programu księgowego
W zakładce KSeF widoczne są m.in.: typ faktury, kontrahent, numer KSeF (z możliwością kopiowania), data pobrania do Portalu oraz data wystawienia w KSeF.
Kto może pobierać e-faktury z KSeF w Portalu?
Uprawnienia zależą od wybranego trybu pracy: w trybie bez obiegu dokumentów wszyscy użytkownicy mogą pobierać faktury z KSeF. W trybie z obiegiem dokumentów dostęp do pobierania mają wyłącznie użytkownicy z pełnymi uprawnieniami.
Połączenie z Subiektem klienta
Sposób przepływu dokumentów między programami zależy od konfiguracji baz danych. Przy osobnych bazach Portal Dokumentów nie jest połączony z Subiektem klienta — dokumenty trafiają wyłącznie do programu księgowego biura. Przy wspólnej bazie danych użytkownik może z poziomu Portalu zdecydować, które dokumenty mają trafić do wspólnej bazy widocznej zarówno w Subiekcie, jak i w Rachmistrzu lub Rewizorze.
Jak aktywować Portal Dokumentów?
Sposób aktywacji zależy od linii programu, z którego korzystasz.
Rachmistrz GT lub Rewizor GT
- Wybierz ikonkę Portal Dokumentów znajdującą się w pasku narzędzi u góry programu.
- Podłącz Konto InsERT (jeśli jeszcze nie zostało podłączone).
- Zaakceptuj regulaminy: Konta InsERT, Portfela InsERT i Portalu Dokumentów.
- Kliknij Aktywuj.
- Usługa jest gotowa do użycia.
Rachmistrz nexo PRO lub Rewizor nexo PRO
- Przejdź do modułu Dokumenty pobrane.
- Podłącz Konto InsERT (jeśli nie zostało to zrobione wcześniej).
- Wybierz Włącz Portal Dokumentów.
- Zaakceptuj regulaminy i kliknij Aktywuj.
- Po odświeżeniu widoku (F5) moduł jest gotowy do użycia.
InsPunkty — ile to kosztuje?
Portal Dokumentów działa w modelu opartym na InsPunktach — wewnętrznej walucie InsERT. Zasada jest prosta:
| Operacja | Koszt |
|---|---|
| Aktywacja usługi | Bezpłatna (+ 25 InsPunktów startowych) |
| Przesłanie 1 strony dokumentu | 1 InsPunkt |
| Ponowne przesyłanie dokumentu w obiegu | Bezpłatne |
| Dostęp do usługi | Bezterminowy (wymaga aktywnego Portfela InsERT) |
InsPunkty można nabyć przez Konto InsERT lub przez Partnera InsERT. Firmy przy zakupie Abonamentów InsERT otrzymają pulę bezpłatnych InsPunktów.
Uruchomienie Portalu Dokumentów z Atisoft
Portal Dokumentów można aktywować samodzielnie — kroki opisaliśmy powyżej. Ale jeśli zależy Ci na tym, żeby wszystko działało od razu i poprawnie, możemy zająć się tym za Ciebie.
Jako Autoryzowany Partner InsERT uruchamiamy Portal Dokumentów kompleksowo — od aktywacji usługi, przez konfigurację trybu pracy, po wysyłkę zaproszeń do klientów biura i ustawienie integracji z KSeF.
Co robimy w ramach uruchomienia:
- Aktywacja usługi — podłączenie Konta InsERT, akceptacja regulaminów, uruchomienie modułu w Rachmistrzu lub Rewizorze
- Konfiguracja trybu pracy — dobieramy tryb (wysyłka do księgowości lub pełny obieg dokumentów) do faktycznych potrzeb biura i jego klientów
- Konfiguracja KSeF w Portalu — ustawienie automatycznego pobierania e-faktur, wybór trybu przekazywania dokumentów dla faktur zakupu, sprzedaży i z podmiotem trzecim
- Wysyłka zaproszeń do klientów biura — każdy klient dostaje dostęp i wie, jak z niego korzystać
- Szkolenie z obsługi — pokazujemy pracownikom biura i klientom, jak pracować z Portalem na co dzień
Dodatkowa korzyść: biura rachunkowe, które uruchamiają Portal Dokumentów przez Atisoft, otrzymują rabat na zakup pierwszej puli InsPunktów — co przy regularnym przepływie dokumentów od wielu klientów przekłada się na realną oszczędność.
Jeśli chcesz wiedzieć, jak wygląda taki proces w praktyce i co dokładnie obejmuje — napisz lub zadzwoń.
Podsumowanie
Portal Dokumentów InsERT to narzędzie, które eliminuje jeden z największych bólów głowy biur rachunkowych: logistykę dokumentów między klientem a księgowością. Zamiast maili z załącznikami, dysków wspólnych i telefonów z pytaniem „czy dostałeś fakturę od X?” — jeden kanał, jeden widok, jeden status.
Kluczowe fakty w skrócie:
- Działa z Rachmistrz GT/nexo i Rewizor GT/nexo — klient korzysta przez przeglądarkę, bez instalacji.
- Dwa tryby pracy: prosta wysyłka do księgowości albo pełny obieg dokumentów z akceptacją.
- Obsługuje e-faktury z KSeF — od lutego 2026 faktury pobierane są do dedykowanej zakładki KSeF w Portalu, z możliwością automatycznego przesłania do Rachmistrza/Rewizora lub zatrzymania w Portalu do opisania przez klienta.
- Aktywacja bezpłatna, model płatności: 1 InsPunkt za 1 stronę dokumentu.
- Wg biur rachunkowych używających Portalu — księgowanie przebiega nawet 2× szybciej.
Potrzebujesz pomocy z Portalem Dokumentów lub KSeF?
Jako Autoryzowany Partner InsERT konfigurujemy Portal Dokumentów, wdrażamy KSeF i doradzamy w wyborze trybu pracy.
Najczęstsze pytania
Nie. Portal Dokumentów działa przez przeglądarkę internetową — klient nie instaluje żadnego oprogramowania. Potrzebuje tylko konta InsERT i zaproszenia wysłanego przez biuro rachunkowe.
To zależy od konfiguracji baz danych. Przy osobnych bazach Portal jest odłączony od Subiekta klienta — dokumenty trafiają wyłącznie do programu księgowego biura (Rachmistrz/Rewizor). Przy wspólnej bazie danych dokumenty mogą być widoczne w kilku programach jednocześnie. Dla większości klientów biur rachunkowych stosuje się konfigurację z osobnymi bazami.
Od lutego 2026 tak — Portal Dokumentów obsługuje pobieranie e-faktur z KSeF. Sposób działania zależy od konfiguracji: faktura może trafić od razu do Rachmistrza lub Rewizora (tryb automatyczny) albo zatrzymać się w Portalu, gdzie można ją opisać, oznaczyć i przekazać do akceptacji przed wysłaniem do księgowości. Ustawienia definiuje się osobno dla faktur zakupowych, sprzedażowych i z podmiotem trzecim — w konfiguracji programu desktopowego.
Aktywacja jest bezpłatna, a pierwsze 25 InsPunktów otrzymujesz przy uruchomieniu usługi. Każdy dokument to 1 InsPunkt. Przy 100 dokumentach miesięcznie koszt to 100 InsPunktów. Cena jednego InsPunktu zależy od pakietu — szczegóły na Koncie InsERT lub możesz zapytać nas bezpośrednio.
Tak. Portal Dokumentów obsługuje wielu użytkowników, co jest szczególnie przydatne w biurach z kilkoma pracownikami obsługującymi dokumenty lub w trybie pełnego obiegu. Użytkowników dodaje się przez Konto InsERT.
Pełen zakres funkcji KSeF w Portalu Dokumentów wymaga wersji 1.80 GT (linia GT) lub 51 (linia nexo). Starsze wersje obsługują podstawowe funkcje Portalu, ale mogą nie wspierać wszystkich możliwości integracji z KSeF.
Nie. Portal Dokumentów obsługuje obieg e-faktur po stronie biura rachunkowego i klienta, ale nie zastępuje konfiguracji KSeF w Subiekcie GT — wystawiania faktur sprzedaży, ustawień certyfikatów i tokenów. To osobny temat, opisany w naszej serii artykułów KSeF 2.0 w InsERT.