Dentalux

Dane Klienta

Profil przedsiębiorstwa: usługowo- handlowa
Charakterystyka: gabinety dentystyczne

Informacja o kliencie

Klinika dentystyczna Dentalux z Warszawy, założona w 1994 roku, od lat oferuje kompleksową opiekę stomatologiczną opartą na najnowszej wiedzy medycznej. Dzięki doświadczonemu zespołowi lekarzy, nowoczesnemu sprzętowi i wysokiej jakości materiałom, klinika zapewnia swoim pacjentom profesjonalne leczenie w komfortowych warunkach. Dentalux zdobył zaufanie pacjentów, którzy często pozostają pod opieką kliniki przez wiele lat, co potwierdzają także liczne wyróżnienia, takie jak tytuł „Firmy Przyjaznej Klientowi” oraz certyfikaty jakości ISO.

Potrzeby

Gabinet stomatologiczny Dentalux zmagał się z problemami związanymi z rozproszonymi systemami zarządzania, które były trudne w obsłudze i czasochłonne. Niespójne dane, konieczność ręcznego wprowadzania informacji, a także brak integracji pomiędzy różnymi procesami, takimi jak rejestracja pacjentów, zarządzanie harmonogramami wizyt oraz rozliczenia finansowe, stanowiły poważne utrudnienia. Celem było wdrożenie jednego, zintegrowanego systemu, który zoptymalizowałby te procesy i poprawiłby jakość usług.

Wybór systemu

W odpowiedzi na te wyzwania, zespół firma zdecydowała się na wdrożenie zaawansowanego systemu ERP Navireo. System został skonfigurowany tak, aby w pełni zintegrować wszystkie aspekty działalności gabinetu – od zarządzania danymi pacjentów, przez harmonogramowanie wizyt, po rozliczenia i zarządzanie stanem magazynowym materiałów medycznych.

Wdrożenie

W ramach współpracy poza wdrożeniem Navireo stworzono specjalnie dla Dentalux aplikację KWITEK, która wspiera kompleksową obsługę wizyt stomatologicznych. Aplikacja składa się z trzech kluczowych modułów: dla Administratora, dla Recepcji oraz dla Lekarzy, co pozwala na efektywne zarządzanie zarówno od strony zaplecza, jak i obsługi pacjentów.

• Moduł dla Administratora umożliwia zarządzanie całą infrastrukturą kliniki. Użytkownicy na tym poziomie mają możliwość tworzenia nowych użytkowników, konfigurowania usług i cenników, a także tworzenia nowych oddziałów oraz gabinetów stomatologicznych. Wdrożenie tego modułu gwarantuje pełną kontrolę nad wewnętrzną organizacją kliniki oraz bieżącą aktualizacją oferty usługowej.
• Moduł dla Recepcji pełni kluczową rolę w procesie obsługi pacjentów. Recepcjonista za jego pomocą rejestruje nowe wizyty, przypisuje pacjenta do odpowiedniego gabinetu, gdzie lekarz automatycznie otrzymuje informację o nowej osobie skierowanej do leczenia. Po zakończeniu wizyty recepcja zajmuje się rozliczeniem, generując dokument sprzedaży w systemie Navireo. Moduł ten oferuje również ewidencję wizyt według różnych statusów: nowa, trwająca, zakończona, rozliczona, anulowana, co ułatwia śledzenie bieżącego stanu kliniki.
• Moduł dla Lekarzy pozwala stomatologom na bieżąco wpisywać wykonane usługi medyczne i zarządzać wizytami pacjentów. Lekarze mogą przekierowywać pacjentów np. na badanie RTG, a technicy, po wykonaniu badania, dodają odpowiednie informacje o usłudze. Po zakończeniu wizyty lekarz może skierować pacjenta np. do higienistki. Wszystkie te operacje są widoczne dla recepcji, która ma pełny wgląd w listę przeprowadzonych badań, wykonanych usług i ich koszty.

Cały system działa w pełnej synchronizacji z oprogramowaniem Navireo, co zapewnia bieżący dostęp do rzeczywistych danych w trybie online. Istotną funkcją Kwitka jest również możliwość rozliczania wizyt w ramach pakietów medycznych. Co ważne, na stanowiskach roboczych nie jest wymagane bezpośrednie korzystanie z Navireo – użytkownicy korzystają jedynie z Kwitka, co upraszcza proces pracy.

Jednym z kluczowych atutów Kwitka jest zestaw specjalnie opracowanych raportów, które wspierają zarządzanie finansami kliniki:

• Raporty naliczania prowizji: pomagają w dokładnym wyliczeniu prowizji dla lekarzy, asystentów, techników i higienistek, uwzględniając różne czynniki, takie jak praca w dni świąteczne, nocne dyżury czy ryczałty.
• Raporty sprzedażowe: umożliwiają analizę sprzedaży usług medycznych z podziałem na różne wytyczne, co pomaga monitorować efektywność pracy oraz kontrolować dochody kliniki.
• Raporty dotyczące ubezpieczeń: pozwalają weryfikować pokrycie kosztów wizyt przez ubezpieczycieli, co ułatwia rozliczenia oraz kontrolę finansową.
• Zarządzanie materiałami – System raportowania umożliwia także monitorowanie zużycia materiałów medycznych, co pozwala na optymalizację zasobów i lepsze planowanie dostaw.

Aplikacja KWITEK została zaprojektowana z myślą o skalowalności, co pozwala na jej rozbudowę wraz z rozwojem firmy, dostosowując się do zmieniających się potrzeb gabinetu.

Korzyści

Wdrożenie systemu ERP wraz z aplikacją KWITEK przyniosło znaczące korzyści. Procesy zarządzania pacjentami i operacjami wewnętrznymi stały się bardziej efektywne, co pozwoliło na poprawę jakości obsługi pacjentów oraz optymalizację kosztów operacyjnych. Skalowalność aplikacji KWITEK zapewnia możliwość dalszej rozbudowy systemu w miarę rozwoju gabinetu, co czyni go elastycznym narzędziem dostosowanym do przyszłych potrzeb.

Wdrożenie aplikacji KWITEK w gabinecie stomatologicznym to przykład udanej integracji nowoczesnego oprogramowania z zaawansowanymi rozwiązaniami ERP. Dzięki temu gabinet zyskał na efektywności, a jego personel może skupić się na tym, co najważniejsze – opiece nad pacjentami.

Plany na przyszłość

Gabinet ma ambitne plany na dalszy rozwój. W najbliższych latach planowane jest rozszerzenie działalności o dodatkowe placówki, a także wprowadzenie nowych usług stomatologicznych. W ramach tego rozwoju, gabinet zamierza dalej rozbudowywać aplikację KWITEK, aby jeszcze bardziej zautomatyzować procesy zarządzania oraz wdrożyć dodatkowe moduły wspierające nowe obszary działalności. Celem jest nie tylko utrzymanie wysokich standardów obsługi, ale także dalsze usprawnianie procesów operacyjnych i zwiększanie satysfakcji pacjentów.