SPIS TREŚCI
- Atisoft w poradniku Gazety Prawnej – co się wydarzyło
- Grzegorz Reguła – autor rozdziału technicznego
- Co zawiera rozdział 5 poradnika?
- Studium przypadku: wdrożenie KSeF w firmie FMCG
- Metodyka wdrożeniowa Atisoft – kluczowe lekcje
- Gdzie kupić poradnik?
- Najczęstsze pytania
- Podsumowanie
Atisoft w poradniku Gazety Prawnej – co się wydarzyło
Z przyjemnością informujemy, że Atisoft nawiązał współpracę merytoryczną z wydawnictwem Infor Polska — wydawcą Gazety Prawnej. Efektem jest nowy Poradnik Gazety Prawnej: „KSeF. Rozliczanie faktur w KSeF” (ISSN 1234-5695, luty 2026).
Grzegorz Reguła, właściciel i założyciel Atisoft, napisał rozdział 5 tej publikacji — „Techniczne aspekty wdrożenia KSeF”. To kilkadziesiąt stron konkretnej, praktycznej wiedzy opartej na setkach wdrożeń, które zrealizował nasz zespół.
Fakt, że wydawnictwo stojące za największym polskim dziennikiem prawno-księgowym wybrało właśnie doświadczenie Atisoft jako wzorzec dla całej branży, traktujemy jako zewnętrzne potwierdzenie jakości pracy, którą wykonujemy od ponad 20 lat.
Planujesz wdrożenie KSeF i nie wiesz od czego zacząć?
Bez zobowiązań. Odpowiedź w 24h.
Grzegorz Reguła – autor rozdziału technicznego
Grzegorz Reguła specjalizuje się w projektowaniu i wdrażaniu zintegrowanego oprogramowania dla firm od ponad 22 lat. Z wykształcenia ekonomista, z zamiłowania programista — łączy wiedzę biznesową z praktycznym podejściem do IT.
Jako Autoryzowany Partner InsERT — jedna z 8 takich firm w Polsce — Atisoft realizował przez lata setki projektów wdrożeniowych dla firm handlowych, usługowych, produkcyjnych i biur rachunkowych. Praca z systemami Subiekt GT/nexo, Rewizor GT/nexo, Rachmistrz GT/nexo i ERP Navireo, w tym ich integracja z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF), to codzienność zespołu.
W rozdziale dla Gazety Prawnej Grzegorz skupił się na tym, co Atisoft zna najlepiej: rzeczywistych wyzwaniach, z którymi mierzą się przedsiębiorcy wdrażający KSeF, i sprawdzonych rozwiązaniach wypracowanych w praktyce.
Co zawiera rozdział 5 poradnika?
Rozdział „Techniczne aspekty wdrożenia KSeF” to kilka podrozdziałów — każdy odpowiada na inne pytanie, które zadaje firma przed startem projektu lub w jego trakcie:
Jak wybrać właściwą ścieżkę technologiczną, zarządzać certyfikatami i uwierzytelnieniem w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, przygotować dane i systemy informatyczne.
Proces integracji krok po kroku, praktyczne aspekty codziennej obsługi faktur, integracje z innymi systemami (WMS, TMS, CRM, e-commerce, EDI).
Przypadki szczególne i wyzwania w KSeF, monitorowanie i optymalizacja podczas wdrożenia — jakie wskaźniki śledzić i jak reagować na błędy.
Rzeczywiste wdrożenie KSeF w firmie branży FMCG o rocznym obrocie ponad 200 mln zł — szczegóły procesów, napotkane wyzwania i konkretne rozwiązania.
Kompletna lista kontrolna (strony 138–139) stosowana przez Atisoft w każdym projekcie — od fazy przygotowawczej po stabilizację systemu.
Studium przypadku: wdrożenie KSeF w firmie FMCG
Punkt 5.10 poradnika opisuje jedno z bardziej złożonych wdrożeń, jakie zrealizowaliśmy. Klient to firma handlowa z branży FMCG (Fast Moving Consumer Goods) o rocznym obrocie przekraczającym 200 mln zł — sprzedaż wielokanałowa (B2B i B2C), dziesiątki tysięcy faktur miesięcznie, system ERP Navireo zintegrowany z WMS, TMS, CRM, platformą sprzedażową online i wymianą danych EDI z sieciami handlowymi.
Wyzwania, które musieliśmy rozwiązać
Trzy główne problemy, z którymi zmierzył się nasz zespół:
Integracja wielu systemów. KSeF musiało „dogadać się” z Navireo, systemem magazynowym, transportowym, sklepami internetowymi i wymianą danych EDI — jednocześnie. Każdy punkt styku to potencjalne miejsce błędu.
Jakość danych. Audyt danych kontrahentów ujawnił błędne NIP-y, niekompletne adresy i brak walidacji w systemie sprzedaży online. KSeF odrzuca faktury z błędnymi danymi — porządkowanie bazy było warunkiem wstępnym wdrożenia.
Brak formalnej dokumentacji procesów. Procedury fakturowania istniały w głowach pracowników, nie na papierze. Przed integracją z KSeF musieliśmy razem z klientem zmapować wszystkie ścieżki powstawania faktur — od zamówienia do wysyłki dokumentu.
Co zrobiliśmy krok po kroku
Zarząd klienta zdecydował o kompleksowym podejściu — zamiast szybkich obejść, postanowiono uporządkować procesy i wyeliminować dług techniczny. Powołano zespół projektowy z przedstawicieli wszystkich działów (3–5 osób na co dzień, do 10 osób w kluczowych momentach) z jasno określonymi mandatami decyzyjnymi.
Atisoft przeprowadził szczegółowe mapowanie wszystkich ścieżek powstawania faktur, audyt jakości danych kontrahentów i analizę istniejących faktur pod kątem struktury FA(2). Wdrożono bezpośrednią integrację z KSeF przez Navireo jako główny system obsługi procesów, a dla obsługi dużych wolumenów — system buforowania i kolejkowania faktur.
Kluczowe wyzwanie organizacyjne: opór zespołu sprzedaży. Rozwiązanie: wczesne zaangażowanie handlowców w testy i automatyzacja tych elementów ich pracy, które wcześniej były ręczne. Gdy ludzie widzą, że zmiana im ułatwia życie, opór znika.
Chcesz wdrożyć KSeF według sprawdzonej metodyki? Nasz zespół przeprowadził ten proces w dziesiątkach firm różnych branż.
Odpowiedź w 24h. Bezpłatna konsultacja wstępna.
Metodyka wdrożeniowa Atisoft – kluczowe lekcje
Checklista z rozdziału 5.11 (strony 138–139 poradnika) to skrót wiedzy wyniesionej z dziesiątek wdrożeń KSeF w różnych branżach. Cztery fazy, które muszą się odbyć po kolei:
Mapowanie procesów fakturowania. Audyt jakości danych kontrahentów (NIP-y, adresy). Analiza istniejących faktur pod kątem struktury FA(2). Wybór ścieżki technologicznej dopasowanej do organizacji — nie do mody czy presji rynku.
Rejestracja w środowisku sandbox KSeF. Testy wszystkich typów faktur. Dokumentowanie błędów i rozwiązań. Wspólne testy z kluczowymi kontrahentami.
Start od ograniczonej liczby prostych faktur dla sprawdzonych kontrahentów. Monitorowanie pierwszych dni pracy systemu. Dodatkowe wsparcie dla użytkowników w pierwszym tygodniu.
Analiza wskaźników: liczba faktur, odsetek błędów, czas wystawienia, zgłoszenia do supportu. Dostrajanie systemu na podstawie danych — każde wdrożenie wymaga optymalizacji po starcie.
Gdzie kupić poradnik Gazety Prawnej?
Poradnik „KSeF. Rozliczanie faktur w KSeF” jest dostępny w Inforlex. Szczególnie polecamy rozdział 5 — tam znajdziesz studium przypadku wdrożenia KSeF w firmie z branży FMCG i kompletną checklistę wdrożeniową.
Wydawnictwo: Infor Polska (Gazeta Prawna)
Rozdział 5: Techniczne aspekty wdrożenia KSeF — autor: Grzegorz Reguła, Atisoft
Najczęstsze pytania
To publikacja wydawnictwa Infor Polska — wydawcy Gazety Prawnej. Poradnik „KSeF. Rozliczanie faktur w KSeF” (luty 2026) opisuje kompleksowo proces wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur, w tym kwestie prawne, organizacyjne i techniczne. Rozdział 5 – techniczne aspekty wdrożenia – napisał Grzegorz Reguła z Atisoft.
Wydawnictwo Infor Polska zaprosiło do współpracy Grzegorza Regułę jako jednego z najbardziej doświadczonych praktyków wdrożeń KSeF w Polsce. Atisoft jest Autoryzowanym Partnerem InsERT (jedna z 8 takich firm w kraju) i zrealizował wdrożenia KSeF m.in. w dużej firmie FMCG o rocznym obrocie ponad 200 mln zł. To doświadczenie stało się podstawą studium przypadku opisanego w poradniku.
Kompletna checklista wdrożeniowa jest częścią płatnej publikacji dostępnej na inforlex.pl. W ramach bezpłatnej konsultacji z naszym zespołem możemy omówić kluczowe punkty przygotowania do wdrożenia KSeF w Twojej firmie.
To zależy od złożoności organizacji. Małe firmy z prostymi procesami fakturowania — kilka tygodni. Duże organizacje z wieloma systemami (jak firma FMCG opisana w poradniku) — kilka miesięcy. Kluczowe jest przygotowanie danych i procesów przed startem. Możemy ocenić szacunkowy czas dla Twojej firmy podczas bezpłatnej konsultacji.
Główna specjalizacja Atisoft to systemy InsERT: Subiekt GT/nexo, Navireo, Rewizor GT/nexo, Rachmistrz GT/nexo, Gratyfikant GT/nexo, a także aplikacji SaldeoSMART. W ramach wdrożeń KSeF realizujemy również integracje z systemami zewnętrznymi — WMS, TMS, CRM, platformami e-commerce, wymianą EDI z sieciami handlowymi. Szczegóły możemy omówić indywidualnie.
KSeF 2.0 to zaktualizowana wersja Krajowego Systemu e-Faktur oparta na nowym schemacie FA(3). Obowiązkowy KSeF dla firm wchodzi w życie zgodnie z aktualnym harmonogramem Ministerstwa Finansów — zachęcamy do śledzenia oficjalnych komunikatów na gov.pl/finanse/ksef. Wdrożenie w oparciu o aktualny schemat realizujemy już teraz.
Podsumowanie
Obecność Atisoft w poradniku Gazety Prawnej to dla nas zewnętrzne potwierdzenie czegoś, o czym wiemy od lat: wdrożenie KSeF to projekt organizacyjny, nie tylko techniczny. Technologia jest narzędziem — kluczem do sukcesu są ludzie, procesy i dane.
Metodyka opisana w rozdziale 5 poradnika — ta sama, którą stosujemy w każdym projekcie — opiera się na czterech fazach: przygotowanie, testy, wdrożenie, stabilizacja. Firmy, które trzymają się tej kolejności i nie przeskakują kroków, wychodzą z projektu z działającym systemem i porządkiem w dokumentacji.
Jeśli stoisz przed wdrożeniem KSeF — chętnie porozmawiamy o tym, co czeka Twoją firmę i jak się przygotować.
Wdrożenie KSeF według metodyki opisanej w Gazecie Prawnej
Bezpłatna konsultacja wdrożeniowa: przeanalizujemy Twoje procesy, zaproponujemy ścieżkę i wycenimy projekt.
Email: biuro@atisoft.pl | Telefon: +48 (22) 398 32 45
Bez zobowiązań. Odpowiedź w 24h. Autoryzowany Partner InsERT.