SPIS TREŚCI
- Dlaczego faktury z KSeF wciąż przepisuje się ręcznie?
- Jak działa import faktur KSeF do Navireo – 5 kroków
- Rabaty, grosze i korekty – gdzie zaczyna się prawdziwa praca
- Co zmienia się w pracy działu zakupów
- Dla kogo jest to rozwiązanie?
- Najczęstsze pytania
- Podsumowanie
Od wejścia obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) faktury zakupu trafiają do firm jako ustrukturyzowany plik XML. Wydawałoby się, że import faktur KSeF do Navireo powinien być formalnością. W praktyce w wielu działach zakupów nadal wygląda to tak samo jak przed KSeF: podgląd faktury na jednym monitorze, Navireo na drugim i przepisywanie pozycja po pozycji.
Z tego wpisu dowiesz się, dlaczego samo przeniesienie pól z XML do dokumentu nie wystarcza, jak działa przygotowany przez Atisoft import e-faktur i korekt KSeF do Navireo oraz w jakich sytuacjach program celowo zatrzymuje się i prosi o decyzję operatora.
Dlaczego faktury z KSeF wciąż przepisuje się ręcznie?
Faktura z KSeF zawiera komplet informacji: NIP dostawcy, pozycje, ilości, ceny, stawki VAT i termin płatności. Problemy pojawiają się dopiero przy wprowadzaniu jej do systemu, szczególnie w firmach, które mają kilka magazynów lub sklepów:
- Wybór magazynu – trzeba ustalić, na który magazyn faktura ma trafić, i nie pomylić sklepów.
- Dostawca w wielu oddziałach – ten sam dostawca sprzedaje do kilku magazynów i musi zostać prawidłowo przypisany w każdym z nich.
- Korekty – przychodzą z opóźnieniem i trzeba je ręcznie nanieść na właściwe pozycje faktury źródłowej.
- Różne programy dostawców – ten sam schemat FA(3) każdy program fakturujący wypełnia inaczej.
Ręczne wprowadzenie jednej faktury do Subiekta GT zajmuje zwykle od 1 do 3 minut, zależnie od liczby pozycji. Przy 300-500 fakturach miesięcznie to od 5 do 25 godzin pracy, czyli od jednego do trzech dni roboczych jednej osoby w każdym miesiącu.
Pierwsze podejście do automatyzacji zwykle zakłada proste przeniesienie pól z XML do dokumentu. To jednak najłatwiejsza część zadania. Właściwa trudność polega na tym, że to samo pole w schemacie FA(3) różni dostawcy wypełniają w różny sposób.
Jak działa import faktur KSeF do Navireo – 5 kroków
Program działa wewnątrz Navireo, więc operatorzy nie muszą uczyć się nowego systemu.
Usługę konfiguruje się w osobnym oknie, które ma tryb testowy. Import można uruchomić „na sucho” i sprawdzić, jakie dokumenty by powstały, zanim cokolwiek zostanie zapisane w bazie.
Rabaty, grosze i korekty – gdzie zaczyna się prawdziwa praca
Poniżej opisujemy sytuacje, przez które prosty import faktur z KSeF przestaje działać poprawnie, oraz sposób, w jaki program je rozwiązuje.
Rabat: jedno pole, trzy znaczenia
Pole rabatu w schemacie FA(3) jedni dostawcy wypełniają jako upust na sztuce, inni jako upust na całej pozycji, a jeszcze inni liczą go od ceny brutto. Prosty wzór „cena minus rabat” w części przypadków daje nieprawidłową, a nawet ujemną cenę. Program sprawdza, który wariant zgadza się z wartością pozycji podaną na fakturze, i dopiero na tej podstawie wylicza cenę. Obsługa kolejnego nietypowego dostawcy to nowy, osobny wariant – dotychczasowe pozostają bez zmian.
Zaokrąglenia: wartość pozycji jako punkt odniesienia
Navireo zaokrągla rabat procentowy, cenę i VAT według własnych reguł. Jeśli dokument liczony jest od ceny jednostkowej, suma może różnić się od faktury o kilka groszy – a to wystarczy, by księgowość zakwestionowała dokument. Dlatego program ustawia pozycje tak, aby zgadzała się ich wartość z faktury, i porównuje wynik z kwotą do zapłaty.
Korekty zapisane na dwa sposoby
Programy InsERT zapisują korektę jako parę wierszy „przed” i „po”. Część innych systemów zapisuje wyłącznie różnicę, np. ilość ze znakiem minus. Program rozpoznaje obie formy. Korektę zakłada wyłącznie do faktury, która już jest w Navireo. Jeśli faktury źródłowej nie ma, wstrzymuje plik z komunikatem „brak faktury źródłowej”.
Dwie korekty wczytane w odwrotnej kolejności
Zdarza się, że druga korekta tej samej faktury trafia do importu przed pierwszą. Gdyby program ustawiał „stan po” wprost z pliku, druga korekta nadpisałaby pierwszą i powstałby błędny dokument. Program wykrywa, że stan w Navireo różni się od „stanu przed” zapisanego w pliku, nanosi tylko różnicę i oznacza dokument do weryfikacji. Jeśli po korekcie ilość byłaby ujemna, dokument nie zostaje zapisany.
W trybie automatycznym korekta, której suma różni się od kwoty z pliku XML o więcej niż ustalony próg, również nie zostaje zapisana.
Przerwane połączenie z Navireo
Usługa działa w tle przez wiele godzin, a połączenie z serwerem może się chwilowo zerwać. Program przerywa wtedy cykl i pozostawia plik w folderze, nie traktując go jako błędnej faktury. W kolejnym cyklu łączy się ponownie, dzięki czemu poprawne faktury nie trafiają do folderu błędów z powodu chwilowej awarii sieci.
Co zmienia się w pracy działu zakupów
Zamiast przepisywać każdą fakturę, operator przegląda krótką listę pozycji, co do których program nie miał pewności: nowy towar spoza kartoteki, nietypowy zapis korekty czy kilka pozycji o tej samej nazwie i różnych cenach. Pozostałe dokumenty są już w Navireo – na właściwym magazynie, z numerem KSeF i terminem płatności.
Przy budowie programu przyjęliśmy zasadę, że w razie niejednoznacznych danych program nie wybiera „pierwszej pasującej pozycji”, tylko wskazuje, co i dlaczego wymaga decyzji człowieka. Każdy nietypowy plik od dostawcy trafia do zestawu testów, więc przypadek, który raz sprawił kłopot, jest sprawdzany przy każdej kolejnej zmianie programu.
Dla kogo jest to rozwiązanie?
Import e-faktur KSeF do Navireo sprawdzi się w Twojej firmie, jeśli:
- pracujesz w Navireo i co miesiąc wprowadzasz dziesiątki lub setki faktur zakupu z KSeF,
- masz kilka magazynów lub sklepów, a ten sam dostawca sprzedaje do każdego z nich,
- otrzymujesz korekty od dostawców korzystających z różnych programów i nanosisz je ręcznie,
- po zakupie wykonujesz przesunięcia międzymagazynowe i chcesz, aby powstawały automatycznie.
Czego wymaga wdrożenie? Jednorazowej konfiguracji w Navireo: ścieżek importu przy magazynach, przypisania dostawców do magazynów i form płatności. Korekty zwiększające ilość lub cenę program pozostawia do ręcznej obsługi. Jeśli w miesiącu wprowadzasz tylko kilka faktur zakupu, ręczne wprowadzanie prawdopodobnie nadal będzie bardziej opłacalne.
Najczęstsze pytania
Tak. Program rozpoznaje korekty zapisane jako para wierszy „przed” i „po” oraz korekty zapisane jako różnica. Korektę zakłada wyłącznie do faktury, która jest już w Navireo. Korekty zwiększające ilość lub cenę pozostają do ręcznej obsługi.
Pozycja zostanie dodana jako usługa jednorazowa z wyraźnym ostrzeżeniem dla operatora. Dzięki temu jeden nowy produkt nie blokuje importu całej faktury.
Nie. Program rozpoznaje ponownie wczytany plik po numerze faktury dostawcy i numerze KSeF.
Nie. Do wyboru są dwa tryby: ręczny, w którym przycisk „Dodaj Fakturę KSeF” otwiera gotową fakturę do zatwierdzenia, oraz automatyczny, w którym usługa Windows cyklicznie zapisuje dokumenty z folderów.
Tak. Okno konfiguracji usługi ma tryb testowy, który pokazuje, jakie dokumenty by powstały, bez zapisywania ich w Navireo.
Trafia do osobnego folderu błędów razem z opisem przyczyny. Plik nie jest przenoszony do archiwum, dopóki dokument nie zostanie faktycznie zapisany w Navireo.
Podsumowanie
KSeF dostarcza dane w ustrukturyzowanej formie, ale nie ujednolica sposobu, w jaki dostawcy wypełniają schemat FA(3). Import faktur KSeF do Navireo przygotowany przez Atisoft uwzględnia różne zapisy rabatów i korekt, pilnuje zgodności kwot z fakturą i zatrzymuje się tam, gdzie potrzebna jest decyzja człowieka. Dział zakupów zajmuje się wyjątkami, a nie przepisywaniem dokumentów.
Zapytaj o import faktur KSeF do Navireo
Zostaw adres e-mail, a odezwiemy się z odpowiedzią.