SPIS TREŚCI
- O kliencie
- Dlaczego to było trudne?
- Co zrobiliśmy?
- Co zyskało biuro
- Efekty w liczbach
- Co sprawdziło się w ABAK
Nowy klient przekazuje dane, ale zanim rozpocznie się księgowanie, trzeba wprowadzić jego kontrahentów, otwarte należności i zobowiązania oraz środki trwałe. Każda nierozliczona faktura ma własny numer, termin i kwotę. Każdy środek trwały wymaga danych potrzebnych do dalszej amortyzacji.
Klienci zmieniają biuro najczęściej z początkiem roku obrotowego. Gdy kilka firm trzeba przejąć w podobnym terminie, ręczne wpisywanie tych informacji konkuruje z zamknięciem roku u dotychczasowych klientów i z terminami JPK_V7.
O kliencie
| Klient | Biuro Rachunkowe „ABAK” s.c. Mirosława i Andrzej Linsztet (abaksc.pl) |
|---|---|
| Lokalizacja | Pruszcz Gdański, obsługa także zdalna |
| Zakres usług | księgi rachunkowe, KPiR, ewidencja ryczałtu, kadry i płace |
| Obsługiwane podmioty | ok. 150: 95 na KPiR, 15 na ryczałcie, 40 na pełnej księgowości |
| Programy docelowe | Rewizor nexo PRO, Rachmistrz nexo PRO |
| Przeniesieni klienci | 70 podmiotów: 20 na pełnej księgowości, 50 na KPiR |
| Okres | marzec – wrzesień 2026 |
| Źródło danych | pliki XLS i CSV z różnych programów poprzednich biur |
| Rozwiązanie Atisoft | AtiImport Kontrahentów, AtiImport Rozrachunków, AtiImport Środków Trwałych |
Dlaczego to było trudne?
Dane przychodzą z programu poprzedniego biura, zwykle jako pliki XLS lub CSV, i to z różnych programów. Dotąd księgowe przepisywały je ręcznie, a każda z trzech kartotek sprawiała inną trudność.
Kontrahenci
Nazwę, NIP, adres i pozostałe dane trzeba przypisać do właściwej firmy. Przy dużej kartotece ręczne wprowadzanie powtarza się setki razy, a duplikaty i niepełne dane w źródle trzeba dodatkowo wyjaśnić. Największa przenoszona kartoteka obejmowała ok. 1100 kontrahentów.
Nierozliczone rozrachunki
Jeden kontrahent może mieć wiele niezapłaconych faktur. Do nowego programu trzeba przenieść każdą pozycję z kwotą pozostałą do rozliczenia i danymi dokumentu. Saldo po przeniesieniu musi zgadzać się co do grosza z saldem u poprzedniego biura, bo od tego zależy pierwsze uzgodnienie salda i przypisanie wpłaty. Typowy podmiot miał 10-15 otwartych pozycji, największy ok. 40.
Środki trwałe
Samo przepisanie nazwy maszyny czy samochodu nie wystarcza. Żeby kontynuować amortyzację, karta musi zawierać wartość początkową, datę przyjęcia z dokumentem OT, metodę i stawkę oraz dotychczasowe umorzenie. Brakujące informacje oznaczają powrót do dokumentów poprzedniego biura. Największa przenoszona kartoteka obejmowała ponad 150 środków trwałych.
Co zrobiliśmy?
Biuro korzysta z trzech modułów Atisoft: AtiImport Kontrahentów, AtiImport Rozrachunków i AtiImport Środków Trwałych. Każdy moduł można kupić osobno, odpowiednio do zakresu przenoszonych danych. Moduły wgrywają dane do nexo zarówno z programów linii InsERT GT, jak i z innych programów. Podstawą jest plik Excel w układzie wymaganym przez dany moduł.
Proces przeniesienia danych miał trzy kroki:
Przygotowanie danych
Dane z dotychczasowego programu trafiają do Excela i są dostosowywane do układu wymaganego przez moduł. Na tym etapie księgowa sprawdza kompletność, np. czy karty środków trwałych mają pełną historię umorzeń.
Wgranie danych (import)
Dane trafiają do odpowiedniego obszaru nexo: kartoteki kontrahentów, otwartych rozrachunków lub środków trwałych.
Weryfikacja wyniku
Przeniesione dane są porównywane ze źródłem, w tym salda rozrachunków i dane potrzebne do kontynuacji amortyzacji.
Zmieniła się rola księgowej. Nie wpisuje już każdej pozycji, tylko przygotowuje plik i sprawdza wynik. Ogranicza to powtarzalne czynności i ryzyko pomyłek wynikających z przepisywania, a więcej czasu zostaje na weryfikację księgową.
Pierwszy import w praktyce
Pierwsze przeniesienie danych pozwoliło ustalić, jak przygotowywać pliki i co sprawdzać przed kolejnymi importami. Najwięcej uwagi wymagało dopasowanie układu pliku do importu danych oraz uzgodnienie rozrachunków. Przy imporcie kontrahentów pomogła elastyczność modułu w doborze danych potrzebnych do identyfikacji kontrahenta. Przy kolejnych przejęciach biuro korzystało już z doświadczenia zdobytego przy wcześniejszych importach.
Co zyskało biuro
Zmiana nie polega tylko na tym, że dane trafiają do nexo szybciej. Inaczej rozkłada się praca przy każdym przejęciu klienta.
Mniej ręcznego przepisywania
Kontrahenci, otwarte rozrachunki i karty środków trwałych są wgrywane z pliku, a nie wpisywane pozycja po pozycji. Im większa kartoteka, tym większa różnica w nakładzie pracy.
Mniej pomyłek przy wprowadzaniu
Kwoty, numery dokumentów i daty nie przechodzą przez ręczne przepisanie. Znika najczęstsze źródło literówek, które później wychodzą przy uzgadnianiu sald.
Czas księgowej na weryfikację
Zamiast wpisywać dane, księgowa sprawdza to, co naprawdę wymaga wiedzy: zgodność sald co do grosza i kompletność historii amortyzacji.
Powtarzalny proces
Po pierwszym imporcie wiadomo, jak przygotować plik i co sprawdzić. Każde kolejne przejęcie przebiega według tego samego schematu.
Zakres dopasowany do przejęcia
Moduły AtiImport są dostępne osobno. Biuro korzysta z tych, których wymaga dany klient, np. tylko kontrahentów i rozrachunków, gdy firma nie ma środków trwałych.
Dane z różnych programów
Źródłem może być program linii InsERT GT albo inny program poprzedniego biura. Wspólnym mianownikiem jest plik Excel, więc biuro nie zależy od tego, z czego przychodzi klient.
Efekty w liczbach
Najlepiej widać to na przykładzie średniej wielkości firmy z ok. 200 kontrahentami i podobną liczbą rozrachunków. Bez importu przygotowanie jej danych zajmowało ok. 8 godzin, z importem 2-3 godziny.
| Miernik | Wynik |
|---|---|
| Czas przeniesienia kontrahentów i rozrachunków jednego klienta (ok. 200 kontrahentów) | ok. 8 h ręcznie → 2-3 h z importem |
| Import kontrahentów i rozrachunków w porównaniu z ręcznym wpisywaniem | ok. 60% krócej |
| Import środków trwałych w porównaniu z ręcznym wpisywaniem | ok. 80% krócej |
| Największa kartoteka kontrahentów | ok. 1100 pozycji |
| Otwarte rozrachunki na podmiot | typowo 10-15, maksymalnie ok. 40 |
| Największa kartoteka środków trwałych | ponad 150 kart |
„
Przy przejmowaniu klienta najważniejsze jest, żeby bilans otwarcia był poprawny od pierwszego dnia. Atisoft zrozumiał, że dla biura rachunkowego to kwestia zgodności sald co do grosza, a nie tylko przeniesienia rekordów. Dlatego przygotował proces, w którym dane sprawdzamy przed wprowadzeniem.
wspólnik Biura Rachunkowego ABAK
Co sprawdziło się w ABAK
Z doświadczeń biura przy kolejnych przejęciach wynika kilka zasad, które warto przyjąć przed każdym przeniesieniem danych:
- Zakres ustalany na starcie. Przed przejęciem biuro ustala, które kartoteki trzeba przenieść. Nie każdy klient wymaga wszystkich trzech modułów.
- Porządek w kontrahentach przed importem. Duplikaty i niepełne dane ABAK wyjaśnia jeszcze w pliku.
- Salda i środki trwałe jako kryterium. O powodzeniu decyduje kompletna historia umorzeń i saldo zgodne co do grosza, a nie liczba przeniesionych rekordów.
- Porównanie ze źródłem zaraz po imporcie. Odchylenie wyłapane przed pierwszym zamknięciem miesiąca kosztuje mniej niż znalezione później.
Przejmujesz klientów i przenosisz ich dane do nexo?
Pomożemy dobrać zakres importu i przygotować przeniesienie danych z InsERT GT lub innych programów. Zostaw kontakt – umówimy bezpłatną konsultację i porozmawiamy o danych, które chcesz przenieść, oraz o planowanym terminie.
Wymagany jest tylko adres e-mail. Odezwiemy się w 1-2 dni robocze.
Wolisz od razu porozmawiać? +48 (22) 398 32 45 · biuro@atisoft.pl