SPIS TREŚCI
- Czego nie ma w Subiekcie GT
- Co to oznacza w praktyce
- Co robi nasza aplikacja
- Co się zmienia
- Dla kogo to jest
- Co warto wiedzieć przed zakupem
- Ile to kosztuje
- Często zadawane pytania
- Podsumowanie
Ograniczenie pracownikowi dostępu do jednego magazynu, kasy czy raportu z marżą wygląda na drobną opcję w ustawieniach. W Subiekcie GT tej opcji jednak nie ma – i właśnie dlatego w wielu firmach wszyscy widzą wszystko. Poniżej pokazujemy, czego brakuje w standardowym Subiekcie GT i jak rozwiązuje to nasza aplikacja.
Czego nie ma w Subiekcie GT
Subiekt GT pozwala ustawić pracownikowi uprawnienia do funkcji programu. Odebranie prawa do wystawiania korekt czy do zmiany cennika to zwykłe klikanie w opcjach.
Są jednak trzy rzeczy, których ustawić się nie da w ogóle:
- Dostęp do wybranego magazynu. Nie ma opcji, która schowa magazyn serwisowy przed handlowcem, a główny przed serwisantem.
- Dostęp do wybranej kasy. Jeśli firma prowadzi kilka kas, każdy uprawniony widzi wszystkie.
- Widoczność wybranego zestawienia. Raport z marżą czy dane kadrowe widzi każdy, kto ma prawo do zestawień w ogóle.
To nie jest kwestia dobrze schowanej opcji ani wersji programu. Tych ustawień w Subiekcie GT po prostu nie ma.
Czwarta uciążliwość to już nie brak funkcji, tylko sposób pracy: uprawnienia ustawia się tylko dla jednej osoby w tym samym czasie. Gdy zmiana dotyczy całego działu, trzeba przejść tę samą ścieżkę tyle razy, ile jest osób. Przy dwunastu pracownikach to dwanaście okazji, żeby coś pominąć.
I piąta rzecz, o której mało kto myśli, dopóki nie jest potrzebna: Subiekt GT nie zapisuje historii zmian uprawnień. Widać, kto co ma teraz. Nie widać, kto mu to nadał i kiedy.
Co to oznacza w praktyce
Te ustawienia da się zmienić, tylko nie z poziomu programu. Potrzebna jest do tego osoba, która wie, gdzie sięgnąć, czyli w praktyce zgłoszenie do serwisu.
Sami taki serwis prowadzimy i takie zgłoszenia realizujemy, więc mówimy to z pełną świadomością: zmiana dostępu pracownikowi nie powinna wymagać kontaktu z kimkolwiek. To jest ustawienie, a nie naprawa. Powinno zajmować chwilę i dziać się dokładnie wtedy, kiedy jest potrzebne.
Tymczasem wygląda to tak: nowy pracownik przychodzi w poniedziałek, zgłoszenie idzie w poniedziałek, a termin wypada wtedy, kiedy obie strony mają czas. Do tego momentu pracownik albo pracuje z dostępem do wszystkiego, albo czeka.
To samo powtarza się przy każdej zmianie w zespole, a takie zmiany nie zdarzają się raz na rok. Przyszedł nowy magazynier, zwolnił się handlowiec, doszedł oddział z własną kasą, ktoś awansował i ma teraz widzieć więcej.
W efekcie wiele firm po prostu odpuszcza. Skoro każde ograniczenie dostępu wymaga osobnego zgłoszenia, niech wszyscy widzą wszystko. I tak zostaje.
Co robi nasza aplikacja
Zebraliśmy te ustawienia w jednym oknie i oddaliśmy je firmie do ręki. Wybierasz pracownika z listy i zaznaczasz, co ma widzieć, a czego nie.
- Magazyny. Zablokuj pracownikowi dostęp do wybranych magazynów albo otwórz je z powrotem. Magazynier nie wejdzie do magazynu serwisowego, handlowiec nie zobaczy stanów innego oddziału.
- Kasy. To samo dla kas. Pracownik oddziału widzi kasę swojego oddziału i tylko ją.
- Zestawienia. Ukryj wybrane raporty przed konkretnymi osobami. Najczęściej chodzi o marżę i dane kadrowe, które powinny widzieć dwie osoby, a widzi dwanaście.
- Domyślny magazyn i kasa. Ustawisz je przy okazji, z tego samego miejsca.
- Uprawnienia do funkcji programów. Subiekt, Rachmistrz, Rewizor, Gratyfikant, Gestor i Kasiarz na jednej liście.
- Zmiana dla wszystkich naraz. Subiekt pozwala ustawiać uprawnienia wyłącznie po jednej osobie. Tutaj nadasz albo odbierzesz uprawnienie całemu zespołowi jednym poleceniem, tak samo jak zablokujesz wszystkim magazyn, kasę czy zestawienie. To, co zajmowało dwanaście przejść przez te same okna, zajmuje jedno.
- Historia zmian. Każda operacja zostaje zapisana: kto ją wykonał, kiedy, kogo dotyczyła i co dokładnie zmieniła. To jest ten zapis, którego Subiekt GT nie prowadzi.
Historia zmian uprawnień w Subiekcie GT: kto, kiedy, komu i co zmienił.
Na podstawie uwag od klientów dodaliśmy przycisk „Sprawdź uprawnienia”. Pokazuje miejsca, w których ustawienia sobie przeczą. Najczęstszy przypadek to pracownik z magazynem domyślnym, do którego jednocześnie ma zablokowany dostęp. Subiekt GT nie zgłasza tu żadnego błędu. Objawia się to dopiero tym, że komuś nie wystawia się dokument.
Do aplikacji wchodzi wyłącznie szef, na swoje hasło z Subiekta. Nikt inny nie zmieni w niej dostępów.
Co się zmienia
Po wdrożeniu obsługa dostępów wygląda tak:
Dla kogo to jest
Ta aplikacja ma sens, jeśli rozpoznajesz u siebie choć jedną z tych sytuacji:
Masz kilka magazynów i nie chcesz, żeby każdy pracownik widział wszystkie.
Prowadzisz kilka kas, a dostęp do nich powinien być rozdzielony między oddziały.
Nie chcesz, żeby marża i dane kadrowe były widoczne dla całego działu handlowego.
Każda zmiana dostępu wymaga dziś zgłoszenia i czekania na termin.
Szykujesz się do audytu albo porządkujesz dostępy pod RODO i musisz wiedzieć, kto ma do czego prawo. Zwłaszcza jeśli odpowiedzialność za dostępy przechodziła w firmie z rąk do rąk.
Co warto wiedzieć przed zakupem
Aplikacja ustawia w Subiekcie rzeczy, których sam program nie udostępnia. Wiąże się to z jednym warunkiem: po większej aktualizacji Subiekta GT sprawdzamy, czy wszystko działa z nową wersją. To część opieki nad wdrożeniem.
Trzy rzeczy warte uwagi przed zakupem:
- Aplikacja działa na komputerze z Windows, na którym jest zainstalowany Subiekt GT.
- Historia zmian zaczyna się w dniu wdrożenia. Tego, kto nadawał uprawnienia wcześniej, nie odtworzymy, bo Subiekt GT nigdy tego nie zapisywał.
- Tej wersji brakuje jednej rzeczy, o którą pytają najczęściej: skopiowania uprawnień z jednego pracownika na drugiego. Typowa sytuacja to awans, po którym młodsza księgowa ma dostać dokładnie te uprawnienia, co główna księgowa. Dziś zaznacza się je samodzielnie. Pracujemy nad funkcją, która porówna dwie osoby i wyrówna ustawienia jednym kliknięciem.
Atisoft to Autoryzowany Partner InsERT – jedna z 8 takich firm w Polsce, z ponad 6 000 wdrożeń systemów InsERT. Sami prowadzimy serwis i realizujemy zgłoszenia o zmianę uprawnień – dlatego wiemy z praktyki, gdzie w Subiekcie GT kończą się jego możliwości i co realnie usprawnia codzienną obsługę dostępów.
Ile to kosztuje
Licencja bezterminowa
299 zł netto
za podmiot (jeden NIP)
Licencja bezterminowa. Kupujesz raz, korzystasz bez ograniczenia czasowego.
Instalacja w cenie licencji. Wykonujemy ją po naszej stronie – nic nie musisz konfigurować sam.
Rozliczenie na podmiot. Cena dotyczy jednego NIP-u, bez limitu stanowisk i pracowników.
Tak. To jest główny powód, dla którego ta aplikacja powstała. W Subiekcie GT takiej opcji nie ma. Tutaj wybierasz pracownika i zaznaczasz magazyny, których ma nie widzieć.
Tak, od dnia wdrożenia. Każda zmiana zostaje zapisana razem z datą, osobą, która ją wykonała, i osobą, której dotyczyła. Zmian sprzed wdrożenia nie odtworzymy, bo Subiekt GT ich nie zapisywał.
Tak. Nadanie lub odebranie uprawnienia wszystkim to jedno polecenie, podobnie jak zablokowanie wszystkim magazynu, kasy czy zestawienia. W Subiekcie GT trzeba to powtórzyć osobno dla każdej osoby.
Jeszcze nie. Ustawienia zaznacza się samodzielnie, ale widać je w jednym miejscu, więc porównanie dwóch osób jest szybkie. Funkcja wyrównująca uprawnienia jest w planach.
Tak. Aplikacja obsługuje uprawnienia do funkcji Subiekta, Rachmistrza, Rewizora, Gratyfikanta, Gestora i Kasiarza.
299 zł netto za podmiot, czyli za jeden NIP – bez limitu stanowisk i niezależnie od liczby pracowników, którym ustawiasz uprawnienia. To licencja bezterminowa, a instalację wykonujemy po naszej stronie i jest ona w cenie licencji. Osobno rozliczamy sprawdzenie zgodności aplikacji po większych aktualizacjach Subiekta GT.
Podsumowanie
Ograniczenie pracownikowi dostępu do magazynu, kasy czy raportu z marżą wygląda na drobiazg i większość firm zakłada, że to jedno kliknięcie w opcjach. W Subiekcie GT takiego kliknięcia nie ma, więc dostępy albo idą przez zgłoszenie, albo zostają tak, jak są.
Ta aplikacja zamienia jedno i drugie w kilka minut pracy u siebie, także wtedy, gdy zmiana dotyczy całego działu. Przy okazji zaczyna prowadzić historię zmian, o którą pyta każdy audyt.
Chcesz uporządkować dostępy w Subiekcie GT?
Napisz albo zadzwoń – ustalimy termin instalacji i zajmiemy się resztą.
biuro@atisoft.pl lub +48 (22) 398 32 45
Może Cię zainteresować
Pojedyncze zlecenia realizowane przez naszych serwisantów – również te, których nie ustawisz w samym programie.
Stała opieka nad systemem, gdy zmian w firmie jest dużo i mają być obsługiwane na bieżąco.
Audyt operacyjny systemów InsERT
Szersze spojrzenie na konfigurację i dostępy, przydatne przy porządkowaniu uprawnień pod RODO.