Od 2026 roku wszyscy podatnicy VAT będą zobowiązani do wystawiania faktur wyłącznie za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur – czyli KSeF. To ogromna zmiana, która dotyczy każdego przedsiębiorcy – niezależnie od wielkości firmy, branży czy wykorzystywanego oprogramowania. Celem systemu jest pełna cyfryzacja obiegu faktur i zwiększenie kontroli nad transakcjami gospodarczymi. A to oznacza zupełnie nowe obowiązki, ale też realne korzyści – o ile jesteśmy do tego dobrze przygotowani. .
Czym dokładnie jest KSeF?
KSeF (Krajowy System e-Faktur) to platforma udostępniana przez Ministerstwo Finansów, za pośrednictwem której przedsiębiorcy będą wystawiać, wysyłać i przechowywać tzw. faktury ustrukturyzowane – czyli faktury w specjalnym formacie XML, zgodnym z urzędowym wzorem. Każda faktura trafia najpierw do KSeF, a dopiero stamtąd do kontrahenta. System nadaje fakturze numer, potwierdza jej wystawienie i archiwizuje ją na okres 10 lat.
Co się zmienia?
Największa zmiana dotyczy sposobu wystawiania i przekazywania faktur. Dotychczas faktury można było wysyłać w PDF, drukować lub przesyłać mailem – teraz będą one musiały przejść przez centralny system państwowy. To oznacza konieczność integracji swojego oprogramowania (np. Subiekta) z KSeF, a także zmianę przyzwyczajeń związanych z obiegiem dokumentów w firmie.
Dodatkowo, aby w ogóle móc korzystać z systemu, przedsiębiorca musi uzyskać specjalny token autoryzacyjny lub przypisać uprawnienia do działania w systemie e-faktur poprzez Portal Podatkowy.
Jakie są korzyści?
Choć KSeF wymaga przystosowania się, w dłuższej perspektywie przynosi szereg korzyści:
- brak konieczności przechowywania faktur papierowych i PDF – wszystko archiwizowane jest automatycznie w systemie,
- szybszy obieg dokumentów – faktury docierają do odbiorcy niemal natychmiast,
- większa automatyzacja – możliwość integracji z OCR, systemami ERP i księgowymi,
- mniej błędów i duplikatów – faktury mają jednolitą strukturę, co ułatwia ich kontrolę,
- szybszy zwrot VAT – w przypadku faktur KSeF możliwy skrócony termin zwrotu podatku (do 40 dni).
Czy InsERT jest gotowy na KSeF?
Tak. Producent programów InsERT już od dawna przygotowuje swoje systemy do obsługi e-faktur. Subiekt GT, Subiekt nexo, Subiekt 123, Rewizor i inne programy posiadają wbudowane funkcje integracji z KSeF – umożliwiają korzystanie z bramki testowej i produkcyjnej, autoryzację tokenami, a także wysyłkę i odbiór faktur w formacie KSeF.
Użytkownik może samodzielnie włączyć funkcję KSeF i rozpocząć testy, jednak w praktyce wiele firm napotyka problemy z konfiguracją, autoryzacją czy poprawną interpretacją błędów systemowych.
Jak Atisoft pomaga we wdrożeniu?
Tutaj z pomocą przychodzi Atisoft – Autoryzowany Partner InsERT z wieloletnim doświadczeniem we wdrożeniach oprogramowania dla firm i biur rachunkowych. Wdrażamy KSeF kompleksowo – krok po kroku, dostosowując proces do potrzeb konkretnej firmy. Pomagamy zarówno przy pierwszej konfiguracji, jak i przy pełnym przejściu na środowisko produkcyjne.
Współpraca z nami to nie tylko instalacja aktualizacji, ale też:
- konfiguracja połączenia z KSeF i pomoc w nadaniu tokenów,
- testy w środowisku laboratoryjnym i przejście na system produkcyjny,
- przeszkolenie zespołu z nowego procesu fakturowania,
- stałe wsparcie techniczne i zdalna pomoc w razie potrzeby.
Dodatkowo, jeśli korzystasz z rozwiązań do automatyzacji (np. SaldeoSMART, AtiSaldeo), pomożemy je zintegrować z systemem InsERT i KSeF, aby maksymalnie uprościć obieg dokumentów w firmie.
Dlaczego nie warto czekać?
Wdrożenie KSeF nie jest procesem „na kliknięcie”. Potrzebne są testy, poprawna konfiguracja, uprawnienia, a także czas na adaptację zespołu. Robienie tego na ostatnią chwilę może skutkować przestojami i błędami, które łatwo było uniknąć przy wcześniejszym podejściu.
Dlatego zachęcamy – skontaktuj się z nami i przygotuj się do KSeF z wyprzedzeniem. Pomożemy Ci przejść przez każdy etap tego procesu spokojnie, bezpiecznie i bez stresu.
KSeF z InsERT i Atisoft – zacznij dziś i miej to z głowy
Obowiązkowe fakturowanie przez KSeF to nie przyszłość – to teraźniejszość, na którą warto się przygotować już teraz. Z programami InsERT i wsparciem Atisoft zrobisz to bezpiecznie, sprawnie i z pełnym zrozumieniem całego procesu.
Zadzwoń lub napisz. Przeprowadzimy Cię przez wdrożenie krok po kroku.
Atisoft – Twój partner w cyfrowej transformacji księgowości.
