Automatyzacja księgowania dokumentów z KSeF w InsERT GT, nexo i Navireo – jak przygotować się na cyfrową rewolucję w księgowości

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to rozwiązanie, które na trwałe zmienia sposób wystawiania i księgowania faktur w polskich przedsiębiorstwach. Obowiązkowe korzystanie z KSeF, wdrażane etapami przez Ministerstwo Finansów, sprawia, że każda firma – niezależnie od wielkości – musi dostosować swoje procesy do nowych wymogów. W praktyce oznacza to konieczność obsługi faktur w jednolitym formacie XML, przesyłania ich przez centralny system i integracji z wykorzystywanym oprogramowaniem księgowym.

Dla wielu przedsiębiorców i biur rachunkowych kluczowe staje się pytanie: jak zapanować nad rosnącą liczbą dokumentów i wymogami formalnymi, nie tracąc przy tym efektywności? Odpowiedzią jest automatyzacja księgowania dokumentów z KSeF, dostępna w systemach InsERT – zarówno w linii GT (Rewizor, Rachmistrz), jak i nexo (Rewizor nexo, Rachmistrz nexo) oraz w systemie klasy ERP – Navireo.

W niniejszym artykule pokażemy, jak działa integracja KSeF z programami InsERT, jakie procesy można zautomatyzować oraz jakie korzyści i wyzwania wiążą się z cyfryzacją księgowości. 

Jak skutecznie wykorzystać narzędzia InsERT do automatyzacji pracy z KSeF?

Wprowadzenie KSeF to nie tylko projekt technologiczny, ale przede wszystkim reforma, która zmienia fundamenty prowadzenia księgowości w Polsce. Do tej pory przedsiębiorcy wystawiali faktury w różnych formatach (PDF, papier, systemy elektroniczne), a proces ich księgowania często wymagał ręcznej pracy: wprowadzania danych, opisywania dokumentów, przypisywania schematów dekretacji.

KSeF narzuca jednolity format faktury ustrukturyzowanej (plik XML zgodny z określonym schematem). Każdy dokument otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny, a jego przesłanie i odbiór odbywają się przez centralną platformę. To z jednej strony eliminuje część problemów (np. różne formaty dokumentów, ryzyko zagubienia faktury), z drugiej – rodzi nowe wyzwania. Firmy muszą zadbać o:

• integrację swoich systemów z KSeF,

• obsługę dokumentów w czasie rzeczywistym,

• zgodność z przepisami podatkowymi.

Oprogramowanie InsERT, od lat wykorzystywane przez setki tysięcy polskich firm, zostało dostosowane do obsługi KSeF. W linii GT (Rachmistrz, Rewizor) oraz nexo (Rachmistrz nexo, Rewizor nexo) pojawiły się mechanizmy umożliwiające pobieranie dokumentów z KSeF, przypisywanie schematów księgowych i ich automatyczne dekretowanie. Z kolei Navireo – system przeznaczony dla średnich i dużych firm – integruje obsługę KSeF z modułami ERP, pozwalając na pełną automatyzację obiegu dokumentów.

Dotychczasowe podejście – ręczne księgowanie każdej faktury – staje się w praktyce nieefektywne, zwłaszcza w przypadku biur rachunkowych obsługujących wielu klientów czy firm przetwarzających tysiące dokumentów miesięcznie. Automatyzacja w InsERT odpowiada na te wyzwania: umożliwia masowe pobieranie faktur, przypisywanie im odpowiednich schematów i księgowanie zgodnie z ustalonymi regułami.

1. Integracja KSeF z InsERT GT, nexo i Navireo

• InsERT GT – w Rachmistrzu i Rewizorze dostępne są funkcje pobierania dokumentów z KSeF, przypisywania schematów importu i dekretacji. Użytkownik może zdecydować, czy proces ma być ręczny (pełna kontrola), czy zautomatyzowany.

• InsERT nexo – podobne mechanizmy, ale w nowoczesnym interfejsie, lepiej dostosowanym do pracy online. Program obsługuje różne tryby dekretacji oraz przypisywania schematów do kontrahentów.

• Navireo – integracja KSeF obejmuje nie tylko księgowość, ale cały obieg dokumentów w firmie. System pozwala na automatyczne pobieranie faktur, ich weryfikację oraz księgowanie zgodnie z workflow firmy.

2. Automatyzacja księgowania – jak to działa?

• Schematy importu – użytkownik definiuje reguły księgowania dla poszczególnych typów dokumentów (np. faktury kosztowe, zakupowe, zaliczkowe).

• Przypisanie schematu – raz zdefiniowane reguły mogą być przypisane do kontrahenta, dzięki czemu każda kolejna faktura od tego dostawcy zostanie zaksięgowana automatycznie.

• Dekretacja automatyczna – program sam generuje odpowiednie zapisy księgowe, zgodne z wcześniej przygotowanym schematem.

• Kontrola i korekta – księgowy może w dowolnym momencie sprawdzić poprawność automatycznie wprowadzonych danych i nanieść poprawki.

3. Scenariusze praktyczne

• Biura rachunkowe – obsługa wielu klientów oznacza konieczność szybkiego pobierania setek dokumentów dziennie. Automatyzacja pozwala na masowe księgowanie, a Portal Dokumentów i program Subiekt 123 dla klientów biura ułatwia obieg faktur między biurem a klientem.

• Księgowość wewnętrzna – przedsiębiorstwa prowadzące własną księgowość zyskują możliwość szybkiego księgowania faktur zakupowych i kosztowych bez ręcznego wprowadzania danych.

• Średnie i duże firmy z Navireo – dzięki integracji ERP cały obieg dokumentów (od zakupu, przez akceptację, po księgowanie) może być zautomatyzowany o własną logikę i scenariusze biznesowe.

4. Korzyści i wyzwania

Korzyści:

• znaczące skrócenie czasu pracy,

• mniejsza liczba błędów ludzkich,

• pełna zgodność z wymogami prawnymi,

• łatwiejsza kontrola obiegu dokumentów,

• lepsze raportowanie i analityka

Wyzwania:

• konieczność początkowej konfiguracji schematów,

• potrzeba testów i kontroli w pierwszych miesiącach,

• aktualizacje programów w odpowiedzi na zmiany prawne,

• konieczność przeszkolenia użytkowników.

5. Porównanie trybów – ręczny vs automatyczny

• Tryb ręczny – pełna kontrola nad księgowaniem, polecany przy nietypowych dokumentach.

• Tryb automatyczny – idealny przy powtarzalnych fakturach (np. abonamenty, media, leasing).

• Podejście mieszane – najczęściej stosowane w praktyce: część dokumentów księgowana automatycznie, część – ręcznie.

6. Najlepsze praktyki

• Dokładne przygotowanie schematów importu. 

• Przypisywanie reguł do kontrahentów. 

• Regularne testy i kontrola poprawności księgowań. 

• Szkolenie pracowników. 

• Śledzenie aktualizacji InsERT i zmian w przepisach. 

Praktyczne zastosowania 

Automatyzacja w InsERT sprawdza się w codziennej pracy w różnych scenariuszach: 

• Biura rachunkowe mogą znacząco skrócić czas obsługi klienta i zminimalizować liczbę błędów. Dzięki schematom importu możliwe jest automatyczne księgowanie faktur kosztowych czy zakupowych. 

• Firmy handlowe i usługowe korzystające z Rewizora lub Rachmistrza zyskują możliwość błyskawicznego zaksięgowania faktur od stałych dostawców. 

• Średnie i duże firmy z Navireo integrują automatyczne księgowanie z procesami w systemie ERP – dokumenty są nie tylko zaksięgowane, ale też powiązane z obiegiem zamówień czy raportami działu kontrolingu. 

Największą praktyczną wartością jest skalowalność – to samo rozwiązanie wykorzystujemy zarówno w mikrofirmie, jak i w przedsiębiorstwie obsługującym setki tysięcy dokumentów miesięcznie. 

Perspektywy na przyszłość 

Automatyzacja księgowania dokumentów w InsERT to dopiero początek. Kierunki rozwoju obejmują: 

• wykorzystanie sztucznej inteligencji do rozpoznawania treści dokumentów i automatycznego przypisywania schematów, 

• jeszcze lepszą integrację z innymi systemami (bankowość, CRM, platformy e-commerce), 

• rozwój Navireo jako centralnego systemu obsługującego cały cykl obiegu dokumentów, 

• większą integrację między systemami krajowymi i międzynarodowymi – w przypadku firm prowadzących działalność na wielu rynkach. 

Można spodziewać się, że w najbliższych latach rola księgowego przesunie się z ręcznego wprowadzania danych w stronę kontroli, analizy i doradztwa. Automatyzacja z wykorzystanie sztucznej inteligencji stanie się standardem, a nie opcją. 

Podsumowanie

Wdrożenie KSeF to wyzwanie, ale dzięki odpowiednim narzędziom może stać się impulsem do modernizacji całej księgowości. InsERT GT, nexo oraz Navireo oferują funkcje, które pozwalają na automatyczne pobieranie, dekretowanie i księgowanie dokumentów. Odpowiednia konfiguracja schematów importu, przypisanie ich do kontrahentów i kontrola procesu sprawiają, że przedsiębiorstwo lub biuro rachunkowe może znacząco zwiększyć efektywność pracy. 

Najważniejszym wnioskiem jest to, że automatyzacja księgowania dokumentów w InsERT nie tylko ułatwia dostosowanie się do KSeF, ale też pozwala firmom zyskać przewagę konkurencyjną – oszczędzając czas, zmniejszając koszty i minimalizując ryzyko błędów. 

Dzięki tym rozwiązaniom księgowość przestaje być obciążeniem administracyjnym, a staje się strategicznym narzędziem wspierającym rozwój firmy. 

Potrzebujesz wsparcia przy KSeF?  📞 Skontaktuj się z nami telefonicznie lub mailowo