Krok 5: Parametryzacja i integracja systemów InsERT z KSeF

Od 1 lutego 2026 r. KSeF w wersji 2.0 stanie się obowiązkowy dla dużej grupy podatników. InsERT skupił rozwój właśnie na tej wersji, a testowa bramka InsERT pozwala bezpiecznie przygotować Subiekta, Rewizora i Rachmistrza do pracy z KSeF 2.0 na Twoich danych, bez łączenia z serwerami MF.

W tym kroku budujemy lokalne środowisko testowe w InsERT, konfigurujemy parametry KSeF i przeprowadzamy pierwsze testy – wciąż bez tokenu i certyfikatu MF.

Celem nie jest jeszcze „prawdziwa" praca z KSeF, ale techniczne przygotowanie środowiska, na którym będzie można bezpiecznie testować integrację, sprawdzać procesy sprzedaży i zakupów oraz prowadzić szkolenia dla użytkowników. Najlepszą praktyką jest praca na kopii aktualnie używanej bazy, a nie na pustych danych DEMO. Dzięki temu testy od razu pokażą realne problemy – na przykład brakujące kody EAN, błędne kartoteki, nietypowe schematy księgowe czy niestandardowe rodzaje dokumentów.

🎯 Cel Kroku 5

W Kroku 5 osiągasz:

• Środowisko testowe – kopia Twojej produkcyjnej bazy z włączoną bramką testową InsERT
• Konfigurację parametrów KSeF w Subiekcie / Rewizorze / Rachmistrzu
• Testy bez połączenia z ministerialnym KSeF 2.0 – wszystko działa lokalnie
• Przygotowanie do konfiguracji produkcyjnej (z tokenem/certyfikatem w kolejnym etapie)

🔐 TESTY vs PRODUKCJA – najważniejsza różnica

DO TESTÓW – bramka testowa InsERT (podmiot z TESTY_KSEF):

DO PRODUKCJI – prawdziwe połączenie z KSeF 2.0:

🎯 Rekomendacja Atisoft: testuj na kopii własnej bazy

Zamiast bawić się w sztuczne dane DEMO – przetestuj KSeF na swojej rzeczywistości:

• Realne dane – Twoi kontrahenci, towary, stawki VAT, schematy sprzedaży
• Prawdziwe problemy – brak kodów EAN, błędne kartoteki, niespójne słowniki
• Dekretacja na żywych danych – testujesz konkretne schematy księgowe
• Pełne bezpieczeństwo – dzięki bramce testowej InsERT nic nie wychodzi na zewnątrz

Jak stworzyć środowisko testowe?

🆕 Kreator wdrożeniowy KSeF

InsERT udostępnił kreator wdrożeniowy KSeF, który zbiera wszystkie kluczowe ustawienia w jednym miejscu.

Gdzie znajdziesz kreator?

Główne sekcje kreatora

1. Połączenie firmy z KSeF

• Podłącz Konto InsERT
• Dla produkcji – wpiszesz tu token/certyfikat (ale dopiero po testach!)

2. Parametry KSeF – konfigurujesz zakładki:

• Wysyłka – tryb automatyzacji, moment generowania i wysyłania faktur
• Odbiór – częstotliwość pobierania dokumentów z KSeF / bramki testowej
• Identyfikacja – kolejność rozpoznawania towarów (EAN, indeks, PKWiU)
• Mapowanie – jednostki miar, słowniki, powiązania

Scenariusz 1: Firma z własną księgowością (wspólna baza)

Krok A: Sprawdź wersję i abonament

Krok B: Konfiguracja testowa (wciąż BEZ tokenu!)

Krok C: Testy na środowisku testowym (BEZ tokenu!)

Test 1: Wystawienie faktury sprzedaży

• Wystaw fakturę w Subiekcie (GT/nexo)
• Sprawdź status w module KSeF: Przyjęty
• Zapisz numer KSeF_ID

Test 2: Odbiór faktury zakupu

• Uruchom pobieranie e-Faktur
• Sprawdź rozpoznawanie kontrahentów i etap dokumentu

Test 3: Faktura zakupu towarów

• Na podstawie faktury zakupowej utwórz dokument PZ
• Sprawdź rozpoznanie towarów (EAN/indeks)

Test 4: Faktura kosztowa

• Oznacz „Przetwarzane w księgowości"
• Sprawdź widoczność dokumentu w Rewizorze/Rachmistrzu

Scenariusz 2: Firma + biuro rachunkowe (oddzielne bazy)

Model A: Firma pobiera z KSeF → przekazuje do biura

Przepływ:

1. Firma: wystawia faktury sprzedaży → wysyła do KSeF
2. Firma: pobiera faktury zakupu towarów → tworzy PZ
3. Firma: pobiera faktury kosztowe → eksportuje dla biura
4. Biuro: importuje i księguje w Rewizorze/Rachmistrzu

Formy przekazania:

• Portal Dokumentów InsERT – automatyczny transfer dokumentów do biura
• Eksport EPP – plik do importu w programie księgowym

Model B: Biuro pobiera faktury bezpośrednio z KSeF

Przepływ:

1. Firma: wystawia faktury i wysyła do KSeF
2. Biuro: loguje się z użyciem tokenu/certyfikatu klienta
3. Biuro: pobiera i księguje dokumenty w swojej bazie

Scenariusz 3: Biuro rachunkowe – wielu klientów

Strategia A: Osobny podmiot na każdego klienta

W Rewizorze/Rachmistrzu nexo PRO:

• Każdy klient = osobny podmiot

Strategia B: Portal Dokumentów jako centralny system obiegu dokumentów

Jak to działa:

• Każdy klient ma osobny login do Portalu Dokumentów
• Portal automatycznie odbiera faktury z KSeF (per klient)
• Biuro widzi dokumenty wszystkich klientów w jednym interfejsie po akceptacji przez klienta
• Dokumenty trafiają bezpośrednio do Rewizora/Rachmistrza

Korzyści:

• Centralizacja obiegu dokumentów
• OCR – mniej ręcznego przepisywania danych
• Historia akceptacji i opisów
• Praca zdalna dla wielu lokalizacji

Schematy importu i dekretacji – prawdziwa automatyzacja

Czym są schematy?

Schematy importu i dekretacji to serce automatyzacji w programach InsERT nexo i InsERT GT. To właśnie one decydują o tym, czy księgowanie dokumentów będzie żmudnym, ręcznym „klepaniem", czy szybkim procesem polegającym głównie na kontroli i akceptacji. Raz dobrze zbudowane schematy potrafią zamienić godziny pracy w kilkanaście minut.

W najprostszym ujęciu schemat importu określa, co program ma zrobić z danymi zaczytanymi z dokumentu: na jakie konta trafi netto, VAT, koszty, rozliczenia, czy powstaną zapisy dodatkowe, jak potraktować różne stawki VAT, czy rozbić kwoty na MPK lub projekty. Użytkownik nie musi za każdym razem myśleć „jak to zaksięgować" – tę decyzję podjął wcześniej, projektując schemat. Przy pracy seryjnej (faktury energii, telefonii, wynajmu, paliwa, usług) oszczędność czasu jest ogromna.

Trzy główne źródła dokumentów

1. Zwykły import

Pliki EPP, wymiana z innymi systemami, ręczne wprowadzanie dokumentów kosztowych. Schematy importu w Rewizorze/Rachmistrzu GT i nexo pozwalają przerobić powtarzalne dokumenty w półautomatyczny proces. Definiujemy raz: typ dokumentu, źródło, domyślne konta Wn/Ma, podział na analityki, a następnie przypisujemy dany schemat do konkretnego kontrahenta lub rodzaju kosztu. Od tego momentu większość „nudnej roboty" wykonuje program, a operator tylko weryfikuje poprawność.

2. Dokumenty z OCR

Skany i PDF-y faktur rozpoznawane przez moduły OCR lub Portal Dokumentów. Schematy importu pełnią podwójną rolę:

• Porządkują dane, które „wyszły" z OCR (kontrahent, pozycje, kwoty, stawki)
• Od razu narzucają dekretację – dzięki temu faktura zeskanowana przez pracownika magazynu czy działu zakupów może w księgowości pojawić się praktycznie gotowa do zaksięgowania

Im lepiej poukładane schematy, tym mniej wyjątków księgowy musi poprawiać ręcznie.

3. KSeF – ustrukturyzowane e-faktury

Faktury z KSeF są już z natury ustrukturyzowane – program otrzymuje komplet danych w formacie XML. Samo pobranie faktury z KSeF to jednak dopiero pierwszy krok. To schemat importu decyduje, jak ta faktura zostanie zaksięgowana: czy trafi na odpowiednie konta kosztów, jak zostanie rozbity VAT, czy powstaną zapisy związane z pojazdami, najmem, mediami, reprezentacją itd.

W połączeniu z KSeF dobrze przygotowane schematy powodują, że przejście z „papieru" na e-faktury nie tylko nie zwiększa pracy, ale często ją zmniejsza – program dostaje lepsze dane wejściowe i ma jasno zdefiniowane zasady dekretacji.

Podsumowanie

Schematy importu i dekretacji w InsERT nexo i GT nie są „dodatkiem" dla pasjonatów automatyzacji, ale jednym z najważniejszych elementów wdrożenia. To one spinają w całość trzy źródła dokumentów – tradycyjny import, OCR i KSeF – i zamieniają je w jeden, przewidywalny, powtarzalny proces księgowania. Bez dobrych schematów KSeF i OCR dadzą jedynie szybszy dostęp do faktur. Z dobrze zbudowanymi schematami dają coś znacznie ważniejszego: oszczędność czasu, mniejsze ryzyko błędów i stabilne, powtarzalne księgowanie.

Portal Dokumentów – centrum wszystkich faktur

Jak uruchomić Portal Dokumentów do testów?

Kluczowe funkcje Portalu:

1. Automatyczny odbiór z KSeF - co 15 min
2. Wgrywanie dokumentów spoza KSeF – skany, PDF, zdjęcia z telefonu
3. OCR – automatyczne rozpoznawanie danych
4. Obieg i akceptacje – definiowalne ścieżki
5. Integracja z Rewizorem – bezpośrednie przekazanie do księgowości

Tryby pracy Portalu

Tryb 1 – prosto do księgowości

• Faktury trafiają bezpośrednio do księgowości
• Bez akceptacji po drodze
• Idealne dla małych firm

Tryb 2 – obieg dokumentów

• Zdefiniowane ścieżki akceptacji (pracownik → kierownik → księgowość)
• Dla firm z procedurami wewnętrznymi i kontrolą budżetową

Przepływ z Portalem

Zakup z KSeF:

1. KSeF → Portal Dokumentów (automatycznie)
2. Pracownik opisuje dokument (MPK, projekt, osoba odpowiedzialna)
3. Kierownik akceptuje
4. Portal przekazuje dokument do Rewizora
5. Dekretacja za pomocą schematu

Zakup spoza KSeF:

1. Pracownik dodaje skan/zdjęcie faktury do Portalu
2. OCR rozpoznaje dane
3. Dokument przechodzi ścieżkę akceptacji
4. Portal wysyła dokument do Rewizora
5. Dekretacja schematem jak przy KSeF

Podsumowanie – co już masz po Kroku 5?

• Środowisko testowe – kopia produkcyjnej bazy z TESTY_KSEF
• Kreator wdrożeniowy KSeF – podstawowe parametry skonfigurowane
• Testy na bramce testowej InsERT – bez tokenu MF
• Wybrany scenariusz współpracy – firma solo / z biurem / biuro z wieloma klientami
• Schematy dekretacji – pierwsza warstwa automatyzacji
• Portal Dokumentów – fundament pod centralizację obiegu dokumentów

Czego jeszcze brakuje przed startem produkcyjnym?

• Krok 6: Testy procesów sprzedaży i zakupów – kompleksowe scenariusze
• Krok 7: Scenariusze awaryjne i tryby offline – co, gdy KSeF nie działa
• Krok 8: Bezpieczeństwo i archiwizacja – RODO, backupy, cyberbezpieczeństwo
• Krok 9: Ostateczne testy – próba generalna przed startem
• Krok 10: Szkolenia i pierwszy dzień pracy na produkcji