Krok 4: Elektroniczny Obieg Dokumentów – Fundament Efektywnej Pracy z KSeF

Elektroniczny obieg dokumentów i automatyczne księgowanie w erze KSeF

Jako analityk i wdrożeniowiec systemów ERP InsERT od lat obserwuję, jak zmienia się sposób pracy małych i średnich firm oraz biur rachunkowych. Elektroniczny obieg dokumentów (EOD), automatyczne odczytywanie faktur i integracje z systemami FK z ciekawostki stały się koniecznością. Nadchodzące obowiązkowe wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) tylko przyspiesza ten proces, a czasami wręcz wymusza.

W tym artykule pokazuję, jaką rolę odgrywają rozwiązania takie jak Portal Dokumentów InsERT oraz SaldeoSMART (w połączeniu z naszym integratorem Ati2Saldeo), jakie dają korzyści biznesowe i organizacyjne, a także jak może wyglądać nowy, uporządkowany obieg dokumentów zakupowych po wejściu KSeF. Skupiam się zarówno na perspektywie właścicieli firm i kluczowych użytkowników, jak i działów księgowości / biur rachunkowych.

1. Elektroniczny obieg dokumentów i automatyzacja księgowania

Jeszcze do niedawna elektroniczny obieg dokumentów kojarzył się głównie z dużymi korporacjami i rozbudowanymi systemami klasy workflow. Dziś EOD jest realnym, dostępnym narzędziem dla sektora MSP oraz biur rachunkowych, które chcą:

• uporządkować obieg dokumentów zakupowych i sprzedażowych,
• ograniczyć ręczne przepisywanie danych z faktur,
• szybciej przekazywać dokumenty do księgowości,
• lepiej kontrolować koszty i odpowiedzialność w organizacji.

Rolą EOD nie jest zastąpienie systemu ERP/FK, ale jego uzupełnienie: przejęcie obsługi dokumentów od momentu ich powstania (lub wpływu do firmy) aż do przekazania do właściwego systemu finansowo-księgowego czy magazynowego.

2. Portal Dokumentów InsERT i SaldeoSMART w praktyce

2.1. Portal Dokumentów InsERT – most między klientem a księgowością

Portal Dokumentów InsERT to rozwiązanie zaprojektowane przede wszystkim dla biur rachunkowych oraz firm prowadzących księgowość we własnym zakresie w oparciu o systemy InsERT (Rachmistrz / Rewizor nexo i GT / Navireo). Portal umożliwia:

• przekazywanie dokumentów do księgowości przez przeglądarkę (skany, PDF, zdjęcia),
• automatyczne odczytywanie danych z faktur,
• przekazywanie odczytanych dokumentów do programów FK InsERT,
• pracę w trybie prostego EOD z możliwością definiowania uproszczonej ścieżki akceptacji i opisów merytorycznych.

W trybie obiegu dokumentów Portal pozwala zdefiniować, jaką drogę przechodzi dokument w firmie – od osoby wprowadzającej, przez opis i akceptacje, aż po księgowość. Zamiast gubić się w mailach i segregatorach, dokument „idzie za procesem", a nie za pojedynczą osobą.

→ Więcej informacji: Portal Dokumentów – Atisoft

2.2. SaldeoSMART – OCR, zaawansowany obieg dokumentów i automatyczne księgowanie

SaldeoSMART to system, który łączy zaawansowane odczytywanie danych z dokumentów (OCR), elektroniczny obieg dokumentów oraz integracje z wieloma programami finansowo-księgowymi. Jego kluczowe elementy z punktu widzenia MSP i biur rachunkowych to:

• automatyczny odczyt danych z faktur (OCR) bez ręcznego przepisywania,
• elastyczny i rozbudowany obieg dokumentów z możliwością definiowania własnych ścieżek akceptacji,
• dedykowany moduł wystawiania faktur online,
• moduł budżetowania i analiz po wymiarach,
• obsługa rozrachunków i tworzenie paczki przelewów,
• integracje z różnymi systemami FK, w tym z oprogramowaniem InsERT (przez integrator lub plik „epp"),
• rozwijane mechanizmy współpracy z KSeF.

SaldeoSMART lepiej sprawdza się w środowisku, w którym oprócz systemów InsERT funkcjonują również inne systemy księgowe.

→ Więcej informacji: Wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów SaldeoSMART – Atisoft

2.3. Integrator Ati2Saldeo – łącznik między SaldeoSMART a systemami InsERT

W praktyce wdrożeniowej systemu EOD w schemacie InsERT – SaldeoSMART niezwykle ważna jest rola integratora pomiędzy SaldeoSMART a systemami InsERT. W naszych wdrożeniach wykorzystujemy nasz dedykowany program - integrator Ati2Saldeo, który:

• zapewnia wymianę danych pomiędzy SaldeoSMART a systemami InsERT,
• umożliwia przenoszenie i dekretowanie automatycznie odczytanych dokumentów do Rewizora lub Navireo,
• pozwala korzystać z atutów SaldeoSMART (OCR, zaawansowany EOD, aplikacja mobilna), jednocześnie pozostając w ekosystemie InsERT,
• nie wymaga wymiany plikowej,
• zwrotnie przesyła dane o dekrecie widoczne w systemie EOD.

Dzięki temu użytkownik systemów InsERT ma wybór, czy skorzystać z Portalu Dokumentów czy SaldeoSMART, dobierając narzędzie do konkretnego procesu i potrzeb organizacji.

3. Portal Dokumentów InsERT vs SaldeoSMART + integrator Ati2Saldeo – porównanie funkcjonalne

Poniżej zestawiam wybrane funkcjonalności obu rozwiązań w kontekście współpracy z systemami InsERT. Tabela nie wyczerpuje wszystkich możliwości, ale pokazuje najistotniejsze różnice widoczne z punktu widzenia użytkownika biznesowego i księgowego w procesie obiegu dokumentu zakupu kosztowego i zakupu towarów handlowych.

Z perspektywy użytkownika systemów InsERT Portal Dokumentów jest rozwiązaniem najprostszym do wdrożenia i bardzo dobrze „czującym się" w ekosystemie InsERT. Z kolei SaldeoSMART, szczególnie z integratorem Ati2Saldeo, daje większą elastyczność i możliwości rozbudowy obiegu dokumentów, szczególnie gdy potrzebne jest indywidualne rozwiązanie.

4. Korzyści z EOD i automatycznego księgowania dla MSP

Najważniejsze korzyści, które na co dzień widzę u klientów wdrażających EOD i automatyczne księgowanie, to:

4.1. Oszczędność czasu

• mniej ręcznego przepisywania faktur,
• możliwość przeniesienia części pracy na pracowników merytorycznych (opisy, akceptacje),
• skrócenie czasu pomiędzy wpływem dokumentu a jego zaksięgowaniem.

4.2. Mniej błędów

• redukcja pomyłek wynikających z przepisywania danych,
• spójność danych pomiędzy dokumentem źródłowym a zapisami księgowymi,
• możliwość wprowadzenia reguł walidacji (np. NIP, daty, kwoty).

4.3. Kontrola i przejrzystość

• w każdym momencie wiadomo, na jakim etapie jest dokument,
• łatwiejsze identyfikowanie wąskich gardeł w organizacji,
• szybki dostęp do dokumentów przy analizach i kontrolach.

4.4. Bezpieczeństwo i zgodność z przepisami

• cyfrowe archiwum z kopią bezpieczeństwa,
• ograniczony dostęp przez role i uprawnienia,
• łatwiejsze przygotowanie materiału do audytu.

5. Rola elektronicznego obiegu dokumentów w erze KSeF

5.1. Perspektywa właścicieli firm i kluczowych użytkowników

Wejście KSeF sprawia, że szczególnie ważny staje się obieg dokumentów zakupowych: zarówno faktur za towary handlowe, jak i dokumentów kosztowych. Z punktu widzenia właściciela firmy oraz kluczowych użytkowników (kierowników działów, działu zakupów, kontrolingu) EOD oznacza:

• pełną kontrolę nad budżetem i kosztami – bieżący podgląd dokumentów zakupowych i ich statusu,
• przejrzyste ścieżki akceptacji – decyzje zakupowe są udokumentowane i łatwe do prześledzenia,
• szybsze procesy – brak paraliżu firmy wynikającego z konieczności ręcznego przeklikiwania się przez dziesiątki dokumentów z KSeF.

Dokumenty zakupów towarów handlowych i dokumenty kosztowe można kierować od razu do odpowiednich osób w organizacji. EOD staje się tu „dyspozytorem", który pomaga w odpowiednim przydziale obowiązków i odpowiedzialności.

5.2. Perspektywa księgowych – praca z dokumentami papierowymi i z KSeF

Dla księgowych wejście KSeF nie oznacza końca dokumentów papierowych. Przez dłuższy czas będziemy funkcjonować w świecie mieszanym: część dokumentów przychodzi w postaci e-faktur z KSeF, część nadal trafia w formie papierowej (np. paragony, dokumenty proste, załączniki). Elektroniczny obieg dokumentów pomaga księgowym:

• połączyć obie rzeczywistości – dokumenty papierowe są skanowane i trafiają do EOD, e-faktury z KSeF są pobierane i również umieszczane w jednym, spójnym środowisku,
• zachować porządek i kompletność – jedna faktura = komplet dokumentów (PZ, umowy, protokoły),
• skupić się na merytoryce – EOD przejmuje część pracy „mechanicznej", dzięki czemu księgowy może lepiej zarządzać ryzykiem i dbać o poprawność rozliczeń.

Rola księgowego przesuwa się z osoby wprowadzającej dane do systemu w stronę roli analityka i kontrolera poprawności dokumentów – Systemy InsERT, EOD i KSeF są tutaj kluczowym wsparciem.

5.3. Obieg dokumentów w biurze rachunkowym po wejściu KSeF

Wprowadzenie KSeF to nie tylko zmiana dla firm, ale także dla biur rachunkowych obsługujących swoich klientów. Do tej pory dokumenty były dostarczane na różne sposoby: osobiście, mailowo, a czasem po prostu w formie zdjęć przesłanych na skrzynkę. W nowej rzeczywistości Programy InsERT i integracje z KSeF umożliwia automatyczne pobieranie faktur, ale kluczową rolę odgrywa elektroniczny obieg dokumentów (EOD).

Dzięki wdrożeniu systemu EOD – na przykład takiego jak Portal Dokumentów – biuro rachunkowe może ustandaryzować i unowocześnić procesy przekazywania dokumentów. Klient otrzymuje możliwość dodawania faktur bezpośrednio do Portalu – wystarczy, że wrzuci skan czy PDF, opisze go i prześle do biura rachunkowego. Z kolei biuro rachunkowe ma pełną kontrolę nad tym, kto i kiedy ma dostęp do dokumentów, a także na bieżąco może śledzić postęp ich akceptacji.

W efekcie klient biura i biuro rachunkowe zyskuje narzędzie, które pozwala nie tylko odbierać dokumenty z KSeF, ale również gromadzić je w jednym bezpiecznym miejscu, opisywać i przesyłać do dalszego księgowania. To znacząco ułatwia codzienną współpracę i eliminuje chaos związany z wieloma kanałami dostarczania dokumentów.

Również bardzo ważny jest podział odpowiedzialności – opisany w dalszej części artykułu.

6. Przykładowe zmiany procesów po wejściu KSeF

6.1. Zakup paliwa do samochodu firmowego – płatność kartą lub gotówką

Przykład procesu, z którym spotyka się większość firm – tankowanie paliwa do samochodu firmowego.

Krok 1 – tankowanie i płatność
Pracownik tankuje samochód firmowy na stacji paliw i płaci:

• kartą firmową, albo gotówką

Otrzymuje wydruk ze stacji (specyfikację sprzedaży zamiast faktury) jako potwierdzenie transakcji.

Krok 2 – wprowadzenie dokumentu do EOD (może być zwykły email + zdjęcie z telefonu)
Pracownik robi zdjęcie dokumentu lub skanuje go i wprowadza do elektronicznego obiegu dokumentów. W opisie wskazuje, że jest to wydatek na paliwo do konkretnego pojazdu, a w przypadku płatności gotówką zaznacza potrzebę rozliczenia.

Krok 3 – rozliczenie gotówki (jeśli była płatność gotówkowa)
Po powrocie do firmy pracownik rozlicza się z gotówki. Na podstawie dokumentu w EOD osoba odpowiedzialna za kasę wystawia dokument KP/KW (w systemie FK lub module kasowym). Dokument kasowy jest powiązany z zapisanym w EOD dokumentem zakupu paliwa, co ułatwia późniejsze kontrole.

Krok 4 – faktura z KSeF i połączenie danych
Stacja paliw wystawia fakturę, która trafia do KSeF. System pobiera ją do EOD i łączymy z wcześniejszą specyfikacją/zgłoszeniem wydatku. Następnie dokument jest przekazywany do systemu FK (np. Rewizor, Rachmistrz, Navireo) w celu zaksięgowania.

Efekt
Cały proces – od tankowania przez rozliczenie gotówki po księgowanie – jest udokumentowany, a wszystkie elementy (specyfikacja, faktura z KSeF, dokument KP/KW) można łatwo odnaleźć i powiązać dzięki EOD.

6.2. Zakup towaru handlowego – współpraca Subiekta / Navireo i EOD Portal Dokumentów

W przypadku zakupu towarów handlowych kluczowa jest ścisła współpraca systemu magazynowego (np. Subiekt) z elektronicznym obiegiem dokumentów.

Proces warto wyraźnie podzielić na dwie warstwy:

• procesy realizowane w Subiekcie (dokumenty magazynowe, łączenie PZ z fakturą),
• procesy realizowane w EOD (dystrybucja dokumentów, przekazanie ich do właściwego działu).

Krok 1 – przyjęcie dostawy w magazynie (Subiekt)
Towar dociera do magazynu. Pracownicy magazynu przyjmują dostawę w Subiekcie, tworząc dokument PZ. Na tym etapie Subiekt odpowiada za ilości, stany magazynowe i dokumenty przyjęcia.

Krok 2 – pobranie faktury z KSeF (EOD)
Faktura zakupu trafia do KSeF i zostaje pobrana przez elektroniczny obieg dokumentów. Administrator dokumentów zakupowych widzi, że jest to faktura dotycząca zakupu towarów handlowych i kieruje ją do procesu zakupowego – do osób, które pracują w Subiekcie, docelowo systemy EOD będą robiły to automatycznie poprzez atrybuty dla obiektów dokument lub dostawcy.

Krok 3 – przekazanie faktury do Subiekt / Navireo
Z EOD faktura trafia do Subiekt / Navireo jako dokument pobrany z KSeF, dostępny do dalszego przetworzenia w module dokumentów. Od tego momentu łączenie faktury z dokumentem PZ i dalsza obsługa magazynowo–księgowa odbywa się już w Subiekcie.

Krok 4 – łączenie dokumentów (Subiekt)
Użytkownik Subiekt / Navireo korzysta z funkcji łączenia dokumentu PZ z fakturą zakupu (również tą pobraną z KSeF). Może:

• powiązać fakturę z istniejącym dokumentem PZ,
• utworzyć PZ na podstawie faktury, jeśli dostawa dopiero będzie realizowana,
• skontrolować zgodność ilości i wartości.

Rola EOD w tym procesie
Elektroniczny obieg dokumentów pełni rolę pośrednika: pobiera faktury z KSeF, pozwala administratorowi przypisać je do odpowiedniej ścieżki (np. „zakupy towarów handlowych"), a następnie przekazuje dokumenty do Subiekt / Navireo. To w Subiekcie odbywa się właściwe łączenie faktury z dokumentem PZ i zarządzanie magazynem.

7. Obieg dokumentów zakupowych wrażliwych i ochrona informacji

W wielu firmach od lat funkcjonuje nieformalny podział dokumentów na „standardowe" i „wrażliwe". Do dokumentów wrażliwych zalicza się m.in.:

• faktury związane z dużymi, wieloletnimi kontraktami i inwestycjami,
• dokumenty dotyczące wynagrodzeń kluczowych pracowników lub firm współpracujących,
• faktury obrazujące warunki handlowe z kluczowymi partnerami.

Takie dokumenty bardzo często krążą wyłącznie w wąskim gronie osób o najwyższym zaufaniu – właścicieli, członków zarządu, głównej księgowej. KSeF zmienia tę rzeczywistość: wszystkie faktury, także wrażliwe, trafiają do jednego systemu i mogą zostać pobrane do firmowego środowiska IT. Błędna konfiguracja systemów i obiegu może spowodować udostępnienie dokumentów osobom nieuprawnionym.

Rolą EOD jest tutaj wsparcie polityki bezpieczeństwa firmy, a nie jej zastępowanie. Dobrze skonfigurowany elektroniczny obieg dokumentów pozwala:

• administratorowi ręcznie lub automatycznie oznaczać dokumenty wrażliwe i kierować je do wąskiej grupy odbiorców,
• definiować ścieżki obiegu dla wybranych kontrahentów lub typów transakcji,
• technicznie ograniczyć dostęp do części dokumentów dla większości użytkowników.

Obecnie to użytkownik–administrator decyduje, jaki dokument uznaje za wrażliwy i komu go udostępnia. W bardziej zaawansowanych systemach EOD można budować reguły (np. na podstawie NIP, typu dokumentu, kwoty), które w przyszłości pozwolą na coraz większy stopień automatyzacji takiej klasyfikacji z wykorzystaniem dużych modeli językowych LLM „AI".

Kluczowe jest jednak to, aby konfiguracja EOD nie paraliżowała pracy całej firmy. Zamiast ręcznie przeglądać wszystkie faktury pobrane z KSeF, właściciel lub główna księgowa może skupić się tylko na tych dokumentach, które system – zgodnie z przyjętą polityką – przekazuje do specjalnej ścieżki obiegu.

8. Obieg dokumentów tylko w oparciu o systemy InsERT – kiedy to wystarczy?

Nie każda organizacja od razu potrzebuje pełnego, przeglądarkowego EOD. Programy InsERT (Subiekt, Rachmistrz, Rewizor, Navireo) już dziś posiadają własne mechanizmy współpracy z KSeF i moduły dokumentów pobranych.

W takim scenariuszu:

• dokumenty z KSeF są pobierane bezpośrednio do systemu InsERT,
• użytkownicy pracują wyłącznie w programach InsERT, bez dodatkowej warstwy EOD,
• osoba odpowiedzialna za dystrybucję dokumentów (np. dział księgowości) może w samym InsERcie decydować, które dokumenty trafiają do kogo.

To podejście sprawdza się szczególnie w mniejszych firmach, w których:

• niewiele osób bierze udział w obiegu dokumentów,
• niemal wszyscy pracują na systemach InsERT,
• nie ma potrzeby angażowania w proces osób spoza świata ERP/FK.

Wraz ze wzrostem skali, liczby użytkowników i złożoności procesów, naturalnym krokiem staje się dołożenie warstwy EOD (np. Portal Dokumentów, SaldeoSMART) – po to, aby:

• włączyć do obiegu osoby niepracujące na co dzień z systemem FK,
• udostępnić obieg dokumentów przez przeglądarkę i aplikację mobilną,
• wygodniej obsługiwać dokumenty spoza KSeF (załączniki, umowy, protokoły).

9. EOD jako uzupełnienie systemu zintegrowanego

Nawiązanie do Kroku 2: System zintegrowany

W Kroku 2 omawialiśmy korzyści z integracji sprzedaży i księgowości w systemach InsERT:

• Faktura wystawiona raz jest widoczna automatycznie w księgowości
• Eliminacja powielania danych
• Spójność informacji między działami
• Oszczędność czasu

EOD uzupełnia system ERP o kolejne ważne funkcje:

System ERP (InsERT GT/nexo/Navireo):

• Wystawianie faktur sprzedaży
• Ewidencja zakupów
• Magazyn, handel, księgowość

+ EOD (Portal Dokumentów / SaldeoSmart):

• Akceptacje i obiegi (kto, kiedy zatwierdził dokument)
• Parowanie dokumentów (specyfikacja sprzedaży, faktura z KSeF, zamówienia, protokół)
• Automatyczne rozpoznawanie (OCR dla dokumentów spoza systemu)
• Współpraca z biurem rachunkowym (wymiana danych, statusy)
• Dostęp mobilny (akceptacje z telefonu, pracujesz tam gdzie chcesz i jesteś)
• Archiwizacja elektroniczna (wszystkie dokumenty w jednym miejscu)

ERP + EOD = kompletne środowisko pracy:

• Wystawiasz dokumenty w ERP
• Akceptujesz i zarządzasz obiegiem w EOD
• Wszystko zintegrowane, bez duplikacji, bez przestojów

10. Bezpieczeństwo i dostępność dokumentów

Bezpieczeństwo na bardzo wysokim poziomie

Systemy EOD (Portal Dokumentów, SaldeoSMART) zapewniają:

• Szyfrowanie danych w transmisji i przechowywaniu
• Kontrola dostępu – każdy widzi tylko to, do czego ma uprawnienia
• Zapis zmian i akceptacji – rejestracja zdarzeń operacji
• Kopie zapasowe – automatyczne, regularne, bezpieczne
• Zgodność z RODO – pełna kontrola nad danymi osobowymi
• Archiwizacja zgodna z prawem – dokumenty dostępne w archiwum przez wiele lat

Dostępność dokumentów i nowoczesne wyszukiwanie

Dostęp "od ręki" według uprawnień:

• Dokumenty dostępne z dowolnego miejsca (biuro, dom, delegacja)
• Dostęp przez przeglądarkę lub aplikację mobilną
• Bez czekania na odpowiedź od współpracowników

Zaawansowane wyszukiwarki:

• Wyszukiwanie pełnotekstowe (system "czyta" zawartość dokumentów)
• Filtry: kontrahent, data, kwota, status, kategoria
• Wyszukiwanie po treści dokumentu (np. faktury z frazą "transport")
• Historia komentarzy i zmian

11. Automatyzacja księgowania: OCR, AI i KSeF

Technologie wspierające automatyczne księgowanie

OCR (Optical Character Recognition):

• Automatyczne rozpoznawanie danych z faktur papierowych i PDF
• System "czyta" fakturę i wyciąga: kontrahenta, NIP, datę, kwoty, pozycje
• Dokładność 95-98% (wymaga tylko weryfikacji, nie przepisywania)

Modele AI (sztuczna inteligencja):

• Uczenie się na podstawie wcześniejszych księgowań
• Automatyczna kategoryzacja kosztów (towar handlowy, materiał, usługa)
• Sugerowanie kont księgowych na podstawie historii
• Rozpoznawanie wzorców (faktura od tego dostawcy → zawsze to konto)

KSeF – dane strukturalne najwyższej jakości:

• Faktury w KSeF to strukturalne dane XML (nie zdjęcie, nie PDF)
• Każde pole jest oznaczone (to jest NIP, to jest kwota netto, to jest stawka VAT)
• Brak błędów OCR – dane precyzyjne, gotowe do automatycznego księgowania
• System może automatycznie księgować większość faktur bez udziału człowieka

Efekt synergii: OCR + AI + KSeF

12. Podział odpowiedzialności: merytoryka vs księgowość

Odpowiedzialność za opis merytoryczny i akceptację dokumentu

Kluczowa zasada: Zanim dokument trafi do księgowości, musi przejść weryfikację merytoryczną przez osoby odpowiedzialne merytorycznie.

Etap 1: Weryfikacja merytoryczna (przed księgowością)

Osoba odpowiedzialna (magazynier, kierownik działu, zarząd) sprawdza:

• Czy towar/usługa faktycznie została dostarczona/wykonana?
• Czy jest zgodna z zamówieniem (ilość, jakość, cena)?
• Czy transakcja jest związana z działalnością firmy?
• Czy dokument podlega księgowaniu (czy to koszt firmy, czy np. prywatna sprawa wspólnika)?

Akceptacja merytoryczna oznacza:

• "Tak, otrzymaliśmy ten towar"
• "Tak, to jest koszt naszej działalności"
• "Tak, zgadzam się z treścią faktury"
• "Tak, dokument należy zaksięgować"

To NIE jest decyzja księgowa – to decyzja biznesowa.

Etap 2: Akceptacja finansowa (zarząd/dyrektor)

Osoba upoważniona (często zarząd, dyrektor finansowy) potwierdza:

• Czy firma ma środki na zapłatę?
• Czy wydatek jest uzasadniony biznesowo?
• Czy zatwierdzamy płatność?

To również decyzja biznesowa, nie księgowa.

Etap 3: Księgowanie (księgowość)

Księgowa/księgowy odpowiada za:

• Zgodność z zasadami rachunkowości – czy dokument spełnia wymogi formalne?
• Prawidłowe księgowanie – odpowiednie konta, dekretacja, VAT
• Zgodność z polityką rachunkowości firmy
• Terminowość księgowania

Księgowa NIE podejmuje decyzji biznesowych:

• Nie decyduje, czy firmie potrzebny jest dany towar
• Nie decyduje, czy cena jest odpowiednia
• Nie decyduje, czy to jest koszt działalności

Księgowa weryfikuje formalną poprawność i księguje zgodnie z zasadami.

EOD wspiera właściwy podział odpowiedzialności

Bez EOD:

• Często wszystko spada na księgową: "sprawdź, czy to się zgadza", "zadzwoń do magazynu", "zapytaj szefa, czy zatwierdzić"
• Księgowa podejmuje decyzje, za które nie powinna odpowiadać
• Brak jasnych ścieżek akceptacji

Z EOD:

• Jasny workflow: dokument przechodzi przez określone osoby w określonej kolejności
• Każdy odpowiada za swój zakres: magazynier za merytorykę, zarząd za finansowanie, księgowa za poprawność księgowania
• Dokumentacja decyzji: system rejestruje, kto i kiedy co zatwierdził (dowód w razie kontroli)
• Księgowa dostaje dokument zaakceptowany merytorycznie i finansowo – może skupić się na księgowaniu, nie na wyjaśnianiu

13. Podsumowanie – jak podejść do EOD i KSeF w praktyce

Elektroniczny obieg dokumentów nie jest celem samym w sobie. To narzędzie, które – odpowiednio dobrane i wdrożone – pozwala:

• uporządkować pracę z dokumentami zakupowymi i sprzedażowymi,
• odciążyć księgowych od pracy manualnej i przenieść ich rolę w stronę kontroli i analizy,
• lepiej chronić wrażliwe informacje,
• przygotować firmę na nowe realia pracy z KSeF.

Portal Dokumentów InsERT i SaldeoSMART (w połączeniu z integratorem Ati2Saldeo) to dwa różne podejścia do podobnych wyzwań. Pierwsze idealnie wpisuje się w świat InsERT i pozwala szybko rozpocząć pracę z EOD w ekosystemie tego producenta. Drugie daje szerokie możliwości integracji, mocne OCR, aplikację mobilną i rozbudowany obieg dokumentów i wiele, wiele innych procesów, co szczególnie docenią firmy o bardziej złożonych procesach i biura rachunkowe obsługujące wielu klientów.

Kluczem do sukcesu jest nie tylko wybór narzędzia, ale przede wszystkim:

• analiza obecnych procesów,
• określenie, które dokumenty i działy mają być objęte EOD w pierwszym etapie,
• dopasowanie roli EOD do istniejących systemów ERP/FK (Subiekt, Rachmistrz, Rewizor, Navireo),
• świadome podejście do ochrony dokumentów wrażliwych.

Z mojego doświadczenia wynika, że najlepiej sprawdza się podejście etapowe: zaczynamy od faktur zakupowych, stopniowo rozszerzając EOD o kolejne obszary, jednak który system wybrać warto poprzedzić dokładną analizą potrzeb konkretnej firmy.