Subiekt 123 — program do faktur online z KSeF

SPIS TREŚCI

1. Dlaczego Subiekt 123, a nie arkusz Excel?
2. Obsługa KSeF – bez dopłat, bez punktów
3. Dla kogo jest Subiekt 123?
4. Kluczowe funkcje pakietu podstawowego
5. Moduły rozszerzające – Magazyn, Fiskalizacja, Użytkownik+
6. Subiekt 123 dla biur rachunkowych
7. Ile to kosztuje?
8. Najczęstsze pytania
9. Podsumowanie + kontakt

Dlaczego Subiekt 123, a nie arkusz Excel?

Wielu przedsiębiorców na początku działalności wystawia faktury w Excelu lub darmowych programach. Działa – do momentu, gdy pojawia się obowiązkowy KSeF, potrzeba wysłania faktury do kilkunastu odbiorców jednocześnie, albo gdy trzeba szybko sprawdzić, kto nie zapłacił za towar czy usługę.

Wtedy zaczynają się problemy:

• Ręczne wpisywanie danych kontrahentów – każda literówka to potencjalna reklamacja
• Brak integracji z KSeF – faktury trzeba generować osobno i wysyłać przez portal MF
• Brak historii – sprawdzenie, co wystawiłeś pół roku temu, to przeszukiwanie folderów
• Brak współpracy z księgowym – dokumenty wysyłane mailem, skanowane, przepisywane

Subiekt 123 rozwiązuje te problemy w kilka kliknięć:

• Kartoteka kontrahentów z automatycznym pobieraniem danych z GUS
• Faktury wysyłane do KSeF bezpośrednio z programu – bez logowania na stronę MF
• Wszystkie dokumenty w jednym miejscu – z filtrowaniem, wyszukiwaniem, eksportem
• Integracja z programami księgowymi InsERT (Rachmistrz, Rewizor) – dokumenty trafiają do księgowego automatycznie

Program działa przez przeglądarkę internetową – otwierasz stronę, logujesz się i pracujesz. Z laptopa w biurze, tabletu w trasie, telefonu u klienta. Twoje dane są zabezpieczone na serwerach InsERT, więc awaria sprzętu nie oznacza utraty faktur.

Obsługa KSeF – bez dopłat, bez InsPunktów

Od 1 lutego 2026 duże firmy, a od 1 kwietnia 2026 wszyscy podatnicy VAT muszą wystawiać faktury przez Krajowy System e-Faktur. Część programów do fakturowania wprowadza za to dodatkowe opłaty – pakiety punktów, dopłaty do abonamentu, ograniczenia liczby faktur.

Subiekt 123 obsługuje KSeF bez żadnych dodatkowych kosztów.

Co możesz robić w programie:

• Wystawianie i wysyłanie faktur do KSeF – bezpośrednio z interfejsu programu
• Pobieranie faktur zakupu – faktury wystawione przez kontrahentów pojawiają się w zakładce „Zakupy – e-Faktury z KSeF”
• Podgląd faktur ze wzorem MF – weryfikujesz, jak dokument wygląda dla odbiorcy
• Automatyczne pobieranie UPO – Urzędowe Poświadczenie Odbioru trafia do systemu bez Twojego udziału
• Zarządzanie uprawnieniami – nadajesz role pracownikom (kto może wysyłać, kto tylko przeglądać)

Dla licencji rocznej limit to 10 000 dokumentów w KSeF – wystarczy dla zdecydowanej większości małych i średnich firm. Jeśli wystawiasz więcej – InsERT oferuje pakiety rozszerzone, ale to sytuacje wyjątkowe.

Dla kogo jest Subiekt 123?

Program sprawdza się w kilku typowych scenariuszach biznesowych:

Jednoosobowa działalność / mała firma

Wystawiasz 10-50 faktur miesięcznie, potrzebujesz prostego narzędzia, które nie wymaga godzin nauki. Subiekt 123 działa „od ręki” – logowanie, dodanie kontrahenta, wystawienie faktury zajmuje kilkadziesiąt sekund. Nie potrzebujesz magazynu – sprzedajesz usługi, konsultacje, projekty.

Przykłady branż: graficy, programiści, freelancerzy, doradcy, trenerzy, copywriterzy, agencje marketingowe.

Handel / dystrybucja

Sprzedajesz towary, potrzebujesz kontroli stanów, generowania dokumentów PZ/WZ. Podstawowy pakiet rozszerzasz o moduł Magazyn – zyskujesz pełną gospodarkę magazynową, inwentaryzację, ostrzeżenia o niskich stanach, obsługę wielu lokalizacji.

Przykłady branż: sklepy internetowe, hurtownie, firmy dystrybucyjne, warsztaty samochodowe.

Punkty sprzedaży detalicznej

Wystawiasz paragony fiskalne, pracujesz z drukarką fiskalną. Dodajesz moduł Fiskalizacja – program komunikuje się z drukarką przez Serwer Urządzeń Zewnętrznych (SUZ). Paragon drukowany bezpośrednio z Subiekta 123.

Przykłady branż: sklepy spożywcze, kawiarnie, salony fryzjerskie, punkty usługowe.

Biura rachunkowe

Obsługujesz kilkunastu lub kilkudziesięciu klientów w Rachmistrzu lub Rewizorze (nexo / GT). Kupujesz specjalną licencję dla biur (1159 zł/rok) i udostępniasz Subiekta 123 klientom bezpłatnie. Faktury wystawione przez klientów pojawiają się w Twoim systemie księgowym automatycznie – zero ręcznego przepisywania.

Kluczowe funkcje pakietu podstawowego

Pakiet podstawowy Subiekta 123 (199 zł netto/rok) obejmuje:

Moduły rozszerzające — Magazyn, Fiskalizacja, Użytkownik+

Jeśli potrzebujesz więcej niż podstawowe fakturowanie, możesz dokupić moduły. Dodajesz je w dowolnym momencie – Subiekt 123 „rośnie” razem z Twoją firmą.

Moduł Magazyn

Cena: 189 zł netto/rok
Dla kogo: Firmy handlowe, hurtownie, warsztaty, sklepy

Zyskujesz:

• Dokumenty magazynowe: PZ (przyjęcie), WZ (wydanie), RW (rozchód wewnętrzny), PW (przychód wewnętrzny), MM (przesunięcie międzymagazynowe)
• Stany magazynowe w czasie rzeczywistym
• Ostrzeżenia o niskich stanach – program sam powiadomi, że dany towar się kończy
• Wiele lokalizacji magazynowych (np. magazyn główny + salon sprzedaży + magazyn zdalny)
• Inwentaryzacja – porównanie stanów rzeczywistych ze stanem w systemie

Moduł Fiskalizacja

Cena: 59 zł netto/rok
Dla kogo: Punkty sprzedaży detalicznej z drukarką fiskalną

Zyskujesz:

• Obsługę drukarek fiskalnych przez Serwer Urządzeń Zewnętrznych (SUZ)
• Konfigurację form płatności i stawek VAT na drukarce
• Oznaczanie statusu fiskalizacji na dokumentach
• Drukowanie paragonów fiskalnych bezpośrednio z Subiekta 123

Kompatybilne drukarki: Posnet, Novitus, Elzab, Emar.

Moduł Użytkownik+

Cena: 99 zł netto/rok za dodatkowego użytkownika
Dla kogo: Firmy, gdzie z programu korzysta kilka osób

Zyskujesz:

• Możliwość dodania wielu użytkowników (każdy ma osobne konto)
• Nadawanie indywidualnych uprawnień – np. sprzedawca może wystawiać faktury, ale nie widzi raportów finansowych
• Śledzenie, kto wystawił dany dokument

Subiekt 123 dla biur rachunkowych

InsERT przygotował specjalną ofertę dla biur rachunkowych, które obsługują klientów w Rachmistrzu nexo/GT lub Rewizorze nexo/GT.

Licencja dla biur rachunkowych – jak to działa?

Koszt: 1159 zł netto/rok

Co dostajesz:

• Możliwość bezpłatnego udostępnienia Subiekta 123 (w wersji podstawowej) wszystkim Twoim klientom obsługiwanym w nexo
• W przypadku GT – do 100 klientów (lub liczba podmiotów w Rachmistrzu/Rewizorze, jeśli mniejsza)
• Klienci wystawiają faktury przez przeglądarkę – z dowolnego miejsca, bez instalacji programu
• Dokumenty trafiają do Twojego Rachmistrza/Rewizora w ciągu kilkudziesięciu sekund – bez skanowania, bez ręcznego przepisywania

Automatyczna wymiana dokumentów – jak wygląda w praktyce?

1. Klient wystawia fakturę w Subiekcie 123 (np. o 10:00)
2. Faktura trafia do KSeF lub zostaje zapisana jako dokument wewnętrzny
3. Dokument pojawia się w Twoim Rachmistrzu/Rewizorze (o 10:01) – gotowy do księgowania

Zero maili, zero skanów, zero telefonów „proszę przesłać fakturę”.

Jeśli klient chce więcej

Podstawowa wersja Subiekta 123 udostępniana przez biuro nie obejmuje modułów dodatkowych (magazyn, fiskalizacja, użytkownik+). Jeśli klient ich potrzebuje, kupuje je samodzielnie – przez „Moje konto” w Subiekcie 123 lub u Partnera InsERT.

Ile to kosztuje?

Dla firm

Dla biur rachunkowych

Sprawdź aktualne ceny u Autoryzowanego Partnera InsERT – Atisoft oferuje atrakcyjne rabaty przy zakupie kilku licencji lub pakietów.

Najczęstsze pytania o Subiekt 123

Podsumowanie – Subiekt 123 to prosta droga do zgodności z KSeF

Subiekt 123 to program, który:

• Działa przez przeglądarkę – logowanie ze strony www, dostępny z każdego urządzenia z internetem
• Obsługuje KSeF bez dodatkowych opłat – 10 000 dokumentów rocznie w pakiecie podstawowym
• Integruje się z programami księgowymi InsERT – dokumenty trafiają do Rachmistrza/Rewizora automatycznie
• Rośnie razem z firmą – dokupujesz moduły (magazyn, fiskalizacja, użytkownik+) w miarę potrzeb
• Kosztuje od 199 zł netto/rok – to mniej niż 17 zł miesięcznie

Jeśli prowadzisz małą firmę, jednoosobową działalność lub biuro rachunkowe – Subiekt 123 to rozwiązanie, które oszczędza czas i eliminuje ryzyko błędów.