Od 1 lutego 2026 roku duzi podatnicy muszą wystawiać faktury przez Krajowy System e-Faktur. Od 1 kwietnia obowiązek obejmie wszystkich podatników VAT. Tyle mówi ustawa. W praktyce okazuje się jednak, że sam KSeF to dopiero początek wyzwań.
Prawdziwe problemy zaczynają się wtedy, gdy pierwsza faktura trafia do kontrahenta — i wraca z informacją, że brakuje numeru zamówienia, że rachunek bankowy się nie zgadza, albo że księgowość po drugiej stronie nie jest w stanie przypisać pozycji do właściwego centrum kosztów.
Pracujemy z użytkownikami InsERT od lat i widzimy te sytuacje na co dzień. Dlatego przygotowaliśmy zestaw gotowych modyfikacji e-faktur KSeF dla Subiekt GT i Navireo, które rozwiązują konkretne, powtarzające się problemy. Bez czekania na aktualizacje producenta — kod do wklejenia i instrukcja krok po kroku.
Dlaczego standardowa e-faktura KSeF nie wystarcza?
Schemat e-faktury KSeF (FA(3) określony przez Ministerstwo Finansów) przewiduje dziesiątki pól opcjonalnych: numery umów, dodatkowe rachunki bankowe, informacje o osobie odbierającej towar, dane o pochodzeniu produktu. Problem w tym, że Subiekt GT i Navireo w standardowej konfiguracji wypełniają tylko pola obowiązkowe.
Tymczasem kontrahenci — szczególnie sieci handlowe, korporacje i firmy z własnymi systemami ERP — mają swoje wymagania. Leroy Merlin nie przyjmie faktury bez numeru zamówienia. Firma z rozbudowaną strukturą projektową potrzebuje informacji o MPK przy każdej pozycji. Klient zagraniczny oczekuje płatności na konkretny rachunek walutowy.
KSeF pozwala na przekazanie tych danych, ale Twój system tego domyślnie nie robi. Modyfikacje opisane poniżej wypełniają tę lukę — każda rozszerza eksport e-faktury o konkretne informacje, w formacie zgodnym ze schematem FA(3).
Najczęstsze problemy po wejściu obowiązkowego KSeF
Na podstawie zgłoszeń od naszych klientów zebraliśmy listę problemów, które powtarzają się najczęściej:
- Kontrahent odrzuca fakturę — brakuje numeru zamówienia, sieć handlowa lub korporacja nie akceptuje dokumentu bez niego.
- Klienci widzą rabat na fakturze — standardowy KSeF nie pozwala ukryć rozbicia cenowego.
- Ręczne przepisywanie danych — numer umowy, rachunek bankowy, informacja o projekcie — wszystko trzeba wpisywać ręcznie.
- Wiele rachunków, jeden domyślny — klient A płaci na PLN, klient B na EUR, a Subiekt wstawia ten sam rachunek za każdym razem.
- Odbiorca nie wie, co do czego przypisać — brak informacji o MPK, projekcie czy numerze umowy przy pozycjach faktury.
Każdy z tych problemów przekłada się na opóźnione płatności i dodatkową pracę. A rozwiązanie to w większości przypadków kilka linijek kodu w odpowiednim miejscu.
10 gotowych modyfikacji e-faktur KSeF — przegląd
Każda modyfikacja działa niezależnie — możesz wdrożyć jedną lub kilka naraz.
| Modyfikacja | Dla kogo? | Co daje? |
|---|---|---|
| 1. Ukrycie rabatu w cenie | Sprzedaż B2C, handel detaliczny | Klient widzi cenę końcową bez rozbicia na rabat. |
| 2. Numer zamówienia z dokumentu | Dostawcy sieci (Leroy, OBI, Castorama) | Numer z ZK automatycznie na e-fakturze. |
| 3. Dodatkowe info dla pozycji | Firmy projektowe, centra kosztów | MPK, kody projektów przy każdej pozycji faktury. |
| 4. Różne rachunki dla klientów | Eksporterzy, firmy wielowalutowe | Właściwy rachunek bankowy przypisany do kontrahenta. |
| 5. Ceny po rabacie (extra) | Odbiorcy z systemami ERP | Dodatkowe dane cenowe dla automatycznego importu. |
| 6. Numery umów i zamówień | Kontrakty ramowe, zamówienia publiczne | Numer umowy w strukturze XML (WarunkiTransakcji). |
| 7. Kto odebrał towar? | Logistyka, dostawy B2B | Osoba z WZ automatycznie jako Podmiot3. |
| 8. Kraj pochodzenia towaru | Importerzy, branża spożywcza | Kraj z kartoteki towaru przy każdej pozycji. |
| 9. Drugi rachunek bankowy | Płatności etapowe, przedpłaty | Dwa rachunki na jednej fakturze. |
| 10. Wiele umów (multi) | Faktury zbiorcze | Kilka numerów umów z datami na jednej fakturze. |
Modyfikacje dedykowane
Jeśli Twoja sytuacja nie mieści się w katalogu — możemy przygotować dedykowany kod na zamówienie. Przykłady realizacji:
- Numery referencyjne kontrahenta (wewnętrzny ID dostawcy)
- Kody GTU automatycznie z kartoteki towaru
- Dodatkowe dane nabywcy (GLN, DUNS, numer dostawcy w systemie odbiorcy)
- Informacje o transporcie i warunkach dostawy
- Własne struktury dopasowane do wymagań branży
Jak wdrożyć modyfikację?
- Wybierasz modyfikację — z katalogu lub zamawiasz dedykowaną.
- Otrzymujesz gotowy kod — przetestowany na bramce KSeF InsERT.
- Dostajesz instrukcję PDF — ze zrzutami ekranu, krok po kroku.
- Wklejasz kod — w odpowiednie miejsce w Subiekt GT lub Navireo.
- Gotowe — modyfikacja działa automatycznie przy każdej kolejnej fakturze.
Cały proces zajmuje kilkanaście minut. Jeśli korzystasz z naszej serii KSeF 2.0 w 10 krokach, to masz już skonfigurowane środowisko — wtedy jest jeszcze szybciej.
Ile to kosztuje?
| Pojedyncza modyfikacja z katalogu | od 299 zł netto |
| Pakiet 2-3 modyfikacje | od 589 zł netto |
| Modyfikacja dedykowana | wycena indywidualna |
W cenie: gotowy kod, instrukcja wdrożenia ze zrzutami ekranu, wsparcie email.
Najczęstsze pytania
Tak. Wszystkie modyfikacje z katalogu są kompatybilne zarówno z Subiekt GT, jak i Navireo. Przy zamówieniu wskaż, z którego systemu korzystasz — kod jest dostosowany do konkretnego programu.
Subiekt GT wymaga licencji Sfera (do modyfikacji XML). Navireo nie wymaga dodatkowych licencji.
Tak. Każda modyfikacja jest budowana zgodnie ze schematem FA(3) i testowana na oficjalnej bramce InsERT przed dostarczeniem.
To dokument PDF ze zrzutami ekranu krok po kroku: gdzie wejść, co kliknąć, gdzie wkleić kod. Pisana tak, żeby dała radę osoba bez wiedzy programistycznej.
Modyfikacje z katalogu — od ręki po zakupie. Modyfikacje dedykowane — zwykle 3-7 dni roboczych.
Tak. Każda modyfikacja to osobny skrypt. Można wdrożyć kilka jednocześnie — nie kolidują ze sobą.
Przygotujemy zaktualizowaną wersję. Dotychczasowi klienci mają priorytet i preferencyjne warunki.
Podsumowanie
Standardowa konfiguracja Subiekt GT i Navireo spełnia minimum wymagań KSeF — ale minimum często nie wystarcza po stronie odbiorcy. Nasze modyfikacje rozszerzają eksport e-faktur o dane, których wymagają kontrahenci: numery zamówień, rachunki bankowe, informacje o projektach, dane o pochodzeniu towaru.
Każda modyfikacja to przetestowany kod zgodny ze schematem FA(3), instrukcja wdrożenia i wsparcie email w cenie.
Potrzebujesz dostosowania e-faktur KSeF?
Email: biuro@atisoft.pl | Telefon: +48 (22) 398 32 45