KSeF 2.0 w InsERT: Start z Atisoft w 10 krokach (3 z 10)

Krok 3: Przygotuj InsERT do pracy z KSeF 2.0

Przypomnienie: Co zrobiliśmy w Krokach 1 i 2?

Jeśli dotarłeś tutaj, masz już za sobą solidne fundamenty:

W Kroku 1 stworzyłeś: (KROK 1 z 10)

• ✅ Mapę procesów fakturowania (sprzedaż, zakup, koszty)
• ✅ Listę uczestników i ich ról
• ✅ Plan uprawnień dla użytkowników
• ✅ Wykaz wyjątków i przypadków specjalnych

W Kroku 2 ustaliłeś: (KROK 2 z 10)

• ✅ Metodę autoryzacji (Profil Zaufany, certyfikat kwalifikowany, token KSeF)
• ✅ Role użytkowników w Module Certyfikatów i Uprawnień (MCU)
• ✅ Proces nadawania uprawnień (formularz ZAW-FA, jeśli dotyczy)
• ✅ Plan bezpieczeństwa tokenów i certyfikatów

Teraz czas na trzeci krok: upewnienie się, że Twój program InsERT jest gotowy technicznie do pracy z KSeF.

Po co ten krok?

To moment weryfikacji:

• w jakim modelu możesz pracować z programami InsERT,
• infrastruktura sprzętowa – czy Twój sprzęt jest gotowy?
• chmura czy lokalna instalacja?
• czy masz odpowiednią wersję oprogramowania InsERT, która obsługuje KSeF?

1. Strategiczne decyzje związane z programami przed dalszym wdrożeniem KSeF

Przygotowanie do KSeF to nie tylko kwestia aktualizacji oprogramowania. To moment, w którym warto przemyśleć strategiczne decyzje dotyczące modelu pracy z programami oraz infrastruktury IT, które będą miały wpływ na Twoją firmę przez następne lata.

1.1. Wspólna czy oddzielna baza danych dla programów InsERT?

Filozofia zintegrowanego systemu – niedoceniana zaleta

Wielu użytkowników nie docenia, jaką wartość ma praca w jednym, zintegrowanym systemie. KSeF to doskonały moment (a właściwie trigger), aby przeanalizować ten obszar i zoptymalizować procesy oraz współpracę między handlem a księgowością, między firmą a biurem rachunkowym – jeśli jeszcze tego nie ma w Twojej firmie.

Co to znaczy „zintegrowany system”?

To nie tylko „programy na wspólnej bazie”. To filozofia pracy, w której:

• Dane wprowadzane są raz – i są dostępne wszędzie tam, gdzie są potrzebne
• Nie ma przepisywania – faktura wystawiona w handlu automatycznie trafia do księgowości
• Nie ma duplikacji – jedna kartoteka kontrahenta, jeden towar, jeden dokument
• Nie ma opóźnień – księgowa widzi fakturę w momencie jej wystawienia
• Nie ma błędów – to, co sprzedałeś = to, co zaksięgujesz
• Automatyzacja z AI – Twoja firma gotowa do nowoczesnej automatyzacji z AI

KSeF wzmacnia potrzebę integracji i wspólnej pracy

Dlaczego KSeF to trigger do analizy integracji?

• Faktury są elektroniczne – nie ma już „stosu papierów”, wszystko dzieje się w systemie
• Szybkość jest kluczowa – faktury z KSeF trafiają natychmiast, można je natychmiast przetworzyć
• Automatyzacja jest możliwa – mapowanie towarów, kontrahentów, dekretacja automatyczna według schematów
• Błędy są widoczne – KSeF zwróci fakturę, jeśli dane są niepoprawne (lepiej to sprawdzić przed wysyłką)
• Wspólna i aktualna ewidencja rozrachunków oraz informacji o finansach

1.2. Infrastruktura sprzętowa – czy Twój sprzęt jest gotowy?

KSeF nie wymaga super mocy obliczeniowej, ale warto sprawdzić czy Twoja infrastruktura jest bezpieczna i niezawodna.

• Stabilność połączenia internetowego – KSeF działa online, więc awaria internetu oznacza brak dostępu do faktur. Rozważ backup ISP (drugi dostawca) lub modem LTE jako zabezpieczenie.
• Bezpieczeństwo danych – Regularny backup (najlepiej automatyczny, codziennie) chroni przed utratą danych. Sprawdź, czy masz kopie zapasowe i czy potrafisz je przywrócić.
• Niezawodność serwera/komputera – Zasilacz awaryjny (UPS) daje czas na bezpieczne wyłączenie systemu przy zaniku prądu. Dyski w RAID zwiększają niezawodność (jeden dysk może spaść bez utraty danych).
• Wydajność stanowisk pracy – SSD zamiast HDD przyspiesza pracę 5-10 razy. Minimum 8GB RAM zapewnia płynną pracę z wieloma oknami programu. Komputery starsze niż 5 lat warto wymienić przed zwiększeniem obciążenia systemem.
• Dostęp zdalny – Jeśli zespół pracuje zdalnie lub hybrydowo, sprawdź czy masz bezpieczne VPN lub rozważ rozwiązanie chmurowe z dostępem przez internet.

1.3. Chmura czy lokalna instalacja?

Kluczowe pytanie: Gdzie uruchomić programy InsERT – na własnym serwerze czy w chmurze?

• Lokalna instalacja sprawdzi się, gdy masz stabilną lokalizację, zespół pracujący w biurze, własnego administratora IT lub stałą współpracę z firmą informatyczną. Serwer stoi u Ciebie (lub w data center), masz pełną kontrolę nad sprzętem i danymi, a dostęp w sieci lokalnej jest błyskawiczny.
• Chmura ma sens, gdy Twój zespół pracuje zdalnie lub hybrydowo, nie chcesz inwestować w drogie serwery, potrzebujesz szybkiego dostępu z różnych lokalizacji (dom, biuro, delegacja), lub gdy firma się rozwija i potrzebujesz elastyczności w dodawaniu użytkowników. W chmurze płacisz miesięczny abonament zamiast dużej inwestycji początkowej, a dostawca zajmuje się backupami, aktualizacjami i bezpieczeństwem infrastruktury.
• KSeF sprawia, że chmura staje się bardziej atrakcyjna – skoro i tak musisz mieć stałe łącze internetowe (bo KSeF działa online), to różnica między „serwer lokalny + internet” a „wszystko w chmurze” się zaciera. W obu przypadkach brak internetu = brak pracy.
• Bezpieczeństwo w chmurze budzi obawy, ale profesjonalne data center oferują poziom zabezpieczeń wyższy niż przeciętna mała firma – monitorowanie 24/7, redundantne zasilanie, certyfikaty ISO 27001, zespoły specjalistów. Klucz to wybór renomowanego dostawcy i wdrożenie podstawowych zabezpieczeń: szyfrowanie połączeń (VPN/SSL), silne hasła, uwierzytelnianie wieloskładnikowe (MFA).
• Koszty to nie tylko cena serwera – w lokalnej instalacji dochodzą: energia elektryczna, chłodzenie, serwis, wymiana sprzętu co 3-5 lat, czas administratora. W chmurze wszystko to jest w stałej opłacie miesięcznej, którą łatwo zaplanować w budżecie.

2. Sprawdź swoją wersję oprogramowania InsERT

Nie każda wersja programów InsERT jest gotowa do pracy z Krajowym Systemem e-Faktur. InsERT systematycznie rozwija funkcjonalności KSeF, wprowadzając nowe wersje oprogramowania z pełną obsługą e-fakturowania.

Bez odpowiedniej wersji programu nie będziesz mógł:

• ❌ Wysyłać faktur do KSeF
• ❌ Odbierać e-faktur od kontrahentów
• ❌ Korzystać z funkcji automatyzacji i integracji

2.1. Jak sprawdzić wersję programu?

W każdym programie InsERT (GT, nexo):

1. Otwórz program
2. Kliknij menu Pomoc (prawny górny róg)
3. Wybierz Informacje
4. Sprawdź numer wersji (np. „1.85.0.2025”, „57.0.0”, itp.)

💡 Wskazówka: Zrób screenshot z numerem wersji – przyda się podczas kontaktu z pomocą techniczną.

2.2. Minimalne wersje wymagane dla KSeF

Tylko najnowsze wersje programów InsERT mają dostęp do obsługi KSeF.

⚠️ WAŻNE: Jeśli masz starszą wersję (np. GT 1.74, Navireo 1.67 lub nexo 56.x), nie będziesz mógł korzystać z KSeF. Aktualizacja jest obowiązkowa.

⚠️ WAŻNE dla Navireo: Jeśli masz wersję wcześniejszą niż 1.68, testowanie w obecnej funkcjonalności nie będzie możliwe – zalecamy aktualizację.

2.3. Co nowego w wersjach z obsługą KSeF?

Subiekt GT od wersji 1.85:

• ✅ Obsługa KSeF bez konieczności aktywacji w Laboratorium (automatycznie dostępne)
• ✅ Kreator wdrożeniowy KSeF – uproszczona konfiguracja w jednym miejscu
• ✅ Ikona KSeF w kontekście programu z szybkim dostępem do funkcji
• ✅ Pełna obsługa wysyłki i odbioru e-faktur

Rachmistrz GT i Rewizor GT od wersji 1.85:

• ✅ Obsługa KSeF bez konieczności aktywacji w Laboratorium (automatycznie dostępne)
• ✅ Kreator wdrożeniowy KSeF – analogiczny jak w Subiekcie GT
• ✅ Ikona KSeF w kontekście programu
• ✅ Pełna obsługa odbioru e-faktur z KSeF
• ✅ Automatyczne księgowanie dokumentów z KSeF
• ✅ Schematy dekretacji dla e-faktur

Subiekt nexo od wersji 57.0.0:

• ✅ Obsługa KSeF bez konieczności aktywacji w Laboratorium (automatycznie dostępne)
• ✅ Moduł Krajowy System e-Faktur dostępny od razu po instalacji
• ✅ Zaawansowane mechanizmy automatyzacji wysyłki i odbioru

Rachmistrz nexo i Rewizor nexo od wersji 57.0.0:

• ✅ Obsługa KSeF bez konieczności aktywacji w Laboratorium (automatycznie dostępne)
• ✅ Moduł odbioru i księgowania e-faktur dostępny od razu
• ✅ Automatyzacja procesów księgowych

3. Aktualizacja oprogramowania InsERT

Jeśli Twoja wersja jest starsza niż wymagana, musisz zaktualizować program.

3.1. Dlaczego aktualizacja jest konieczna?

• ✅ Nowe przepisy: Ministerstwo Finansów wprowadza zmiany w KSeF, a producent dostosowuje oprogramowanie
• ✅ Bezpieczeństwo: Nowsze wersje zawierają poprawki zabezpieczeń
• ✅ Funkcjonalność: Stare wersje nie mają modułów do komunikacji z KSeF
• ✅ Wsparcie techniczne: InsERT wspiera tylko aktualne wersje oprogramowania

3.2. Jak zaktualizować program InsERT?

Proces aktualizacji może przeprowadzić autoryzowany partner InsERT.

Skontaktuj się z Atisoft:

📧 Email: biuro@atisoft.pl
📞 Telefon: +48 (22) 398 32 45
💻 Formularz: [link do formularza]

Co należy przekazać Atisoft:

1. Jaki program używasz (Subiekt GT, nexo, Rachmistrz, Rewizor)
2. Jaka jest Twoja obecna wersja programu
3. Ile stanowisk/licencji posiadasz
4. Czy masz aktywny abonament na aktualizacje

Co zrobi Atisoft:

• ✅ Sprawdzi Twoją licencję i uprawnienia do aktualizacji
• ✅ Przygotuje harmonogram aktualizacji
• ✅ Wykona aktualizację zdalnie lub u Ciebie w firmie
• ✅ Przetestuje działanie programu po aktualizacji
• ✅ Upewni się, że wszystkie dane są zachowane

Możesz również zrobić to samodzielnie, InsERT przeprowadzi Cię przez ten proces krok po kroku :

https://www.insert.com.pl/dla_uzytkownikow/e-pomoc_techniczna/2013%2Czagadnienia-zwiazane-z-aktualizacja-programow-insert-gt.html

3.3. Kiedy przeprowadzić aktualizację?

⚠️ NIE CZEKAJ DO STYCZNIA 2026!

Najlepszy moment to TERAZ:

• ✅ Masz czas na przygotowanie procesów
• ✅ Zespół Atisoft ma dostępność
• ✅ Możesz spokojnie rozwiązać ewentualne problemy

4. Weryfikacja licencji

Po aktualizacji (lub jeśli już masz odpowiednią wersję) sprawdź swoją licencję.

4.1. Sprawdź status licencji

1. Otwórz program InsERT
2. Przejdź do:
   • Dla GT: Pomoc → Zarządzane licencjami
   • Dla nexo: Konfiguracja → Licencje
3. Sprawdź:
   • ✅ Status licencji: Aktywna
   • ✅ Data ważności: aktualna (nie wygasła)
   • ✅ Liczba stanowisk: wystarczająca dla wszystkich użytkowników KSeF

4.2. Czy potrzebuję dodatkowych licencji na KSeF?

NIE. Obsługa KSeF jest włączona w standardowej licencji programów InsERT od wersji:

• Subiekt GT 1.85+
• Rachmistrz GT 1.85+
• Rewizor GT 1.85+
• Navireo 1.68+
• Subiekt nexo 57.0.0+
• Rachmistrz nexo 57.0.0+
• Rewizor nexo 57.0.0+

Nie musisz dokupować żadnych dodatkowych modułów ani licencji.

4.3. Liczba stanowisk

Upewnij się, że masz wystarczającą liczbę stanowisk dla wszystkich osób, które będą pracować z fakturami i KSeF.

Przykład:

❌ Masz licencję na 3 stanowiska
❌ Do pracy z KSeF potrzebują dostępu 5 osób (handlowcy + księgowa + kierownik)
✅ Musisz rozszerzyć licencję do 5 stanowisk

💡 Skontaktuj się z Atisoft, jeśli potrzebujesz więcej stanowisk.

5. Konto InsERT – niezbędny element

Aby korzystać z KSeF w środowisku produkcyjnym, musisz mieć podłączone Konto InsERT.

5.1. Co to jest Konto InsERT?

Konto InsERT to darmowe konto stworzone przez producenta, które umożliwia:

• ✅ Synchronizację danych między urządzeniami
• ✅ Dostęp do chmury InsERT
• ✅ Komunikację programu z KSeF (wymagane w środowisku produkcyjnym!)
• ✅ Aktualizacje automatyczne

5.2. Czy mam Konto InsERT?

Sprawdź w programie:

1. Otwórz Subiekt GT (lub inny program InsERT)
2. Kliknij ikonę użytkownika (prawy górny róg)
3. Jeśli widzisz swój email i opcję „Wyloguj” – masz podłączone Konto InsERT ✅
4. Jeśli widzisz „Zaloguj się” lub „Utwórz konto” – nie masz podłączonego konta ❌

5.3. Jak podłączyć Konto InsERT?

Jeśli nie masz konta:

1. W programie kliknij Utwórz konto InsERT
2. Podaj email i hasło
3. Potwierdź email (kliknij link w wiadomości)
4. Zaloguj się do programu

Jeśli masz już konto, ale nie jest podłączone:

1. Kliknij Zaloguj się
2. Wpisz email i hasło
3. Kliknij OK

💡 Uwaga: Na etapie testowania z użyciem Bramki testowej InsERT na podmiocie demonstracyjnym, Konto InsERT nie jest wymagane. Będzie potrzebne dopiero przy przełączeniu na środowisko produkcyjne KSeF.

6. Kreator wdrożeniowy KSeF i Bramka testowa InsERT

Nowość! Od wersji 1.85 programy Subiekt GT, Rachmistrz GT i Rewizor GT mają Kreator wdrożeniowy KSeF, który upraszcza konfigurację.

6.1. Co to jest Bramka testowa InsERT?

Bramka testowa InsERT to wirtualne środowisko, które symuluje działanie KSeF bez rzeczywistej komunikacji z Ministerstwem Finansów.

Zalety:

• ✅ Możesz testować wysyłkę i odbiór e-faktur
• ✅ Nie ma konsekwencji prawno-skarbowych – faktury nie trafiają do prawdziwego KSeF
• ✅ Możesz przeszkolić zespół przed startem produkcyjnym
• ✅ Sprawdzisz wszystkie funkcje bez ryzyka

Obecnie (na 13 listopada 2025) zalecamy testowanie systemów InsERT z wykorzystaniem Bramki testowej InsERT.

6.2. Na tym etapie – weryfikacja techniczna

W Kroku 3 zalecamy skupienie się na weryfikacji technicznej i przygotowaniu środowiska testowego.

Co zrobimy teraz:

• ✅ Uruchomimy Kreator wdrożeniowy KSeF
• ✅ Wybierzemy Bramkę testową InsERT jako środowisko pracy
• ✅ Zweryfikujemy, że wszystko działa technicznie poprawnie

Czego NIE robimy jeszcze:

• ❌ Nie wpisujemy tokenów autoryzacyjnych
• ❌ Nie konfigurujemy certyfikatów
• ❌ Nie łączymy się ze środowiskiem produkcyjnym KSeF

💡 Token i certyfikaty zostawiamy na Krok 5 i 6, kiedy zarówno InsERT, jak i Ministerstwo Finansów będą gotowi do pełnych testów. Na razie skupiamy się na technicznej weryfikacji programu.

6.3. Pomoc w kreatorze

Jeśli masz wątpliwości co do któregoś z ustawień w Kreatorze:

• 💡 Naciśnij klawisz F1 – pojawi się szczegółowy opis dostępny bezpośrednio w programie
• 💡 Skontaktuj się z Atisoft – pomożemy skonfigurować program

7. Jak przygotować podmiot testowy?

⚠️ WAŻNE! Aby zapobiec przypadkowemu wprowadzeniu przykładowych, nie mających mocy prawnej e-Faktur do prawdziwych danych produkcyjnych, testowanie funkcjonalności związanej z KSeF-em możliwe jest tylko na specjalnie przygotowanej kopii podmiotu.

7.1. Tworzenie podmiotu testowego „TESTY_KSEF”

Sposób 1: Skopiuj swój podmiot produkcyjny

1. Skopiuj swój podmiot produkcyjny do nowej bazy danych
2. W nazwie nowego podmiotu umieść ciąg znaków „TESTY_KSEF”

3. Tylko na bazach zawierających ciąg znaków „TESTY_KSEF” możliwe jest wybranie opcji Bramka testowa InsERT

Dlaczego to takie ważne?

• ✅ Zabezpieczenie przed pomyłkami – nie wyślesz przypadkiem testowej faktury do prawdziwego KSeF
• ✅ Separacja danych – dane testowe i produkcyjne są całkowicie oddzielone
• ✅ Pewność testów – możesz swobodnie eksperymentować bez obaw o konsekwencje

Sposób 2: Użyj wersji demonstracyjnej

Alternatywa: Możesz też skorzystać z podmiotu w wersji demonstracyjnej programu InsERT, który automatycznie pozwala na wybór Bramki testowej bez konieczności podłączania Konta InsERT.

💡 Wskazówka: Jeśli chcesz testować na rzeczywistych danych swojej firmy, użyj Sposobu 1 – skopiuj podmiot produkcyjny z nazwą „TESTY_KSEF”.

7.2. Jak ustawić Bramkę testową InsERT?

W Subiekt GT, Rachmistrz GT i Rewizor GT:

1. Upewnij się, że pracujesz na podmiocie z nazwą zawierającą „TESTY_KSEF” lub na wersji demonstracyjnej
2. Kliknij ikonę KSeF w programie
3. Zakładka Konfiguracja
4. W sekcji Parametry KSeF wybierz Skonfiguruj
5. Wybierz Bramka testowa InsERT
6. Kliknij Zapisz

W Subiekt nexo, Rachmistrz nexo i Rewizor nexo:

1. Upewnij się, że pracujesz na podmiocie z nazwą zawierającą „TESTY_KSEF” lub na wersji demonstracyjnej
2. Przejdź do Konfiguracja → Parametry KSeF
3. W sekcji Komunikacja on-line wybierz Bramka testowa InsERT
4. Kliknij Zapisz

7.3. Wymagania dla Bramki testowej

Aby korzystać z Bramki testowej InsERT:

• ✅ Utworzony podmiot testowy o nazwie zawierającej ciąg „TESTY_KSEF” LUB korzystanie z podmiotu demonstracyjnego
• ✅ Na podmiocie demonstracyjnym: Bramka testowa działa automatycznie bez Konta InsERT
• ✅ Na podmiocie „TESTY_KSEF”: Wymagane podłączone Konto InsERT

7.4. Co dalej?

Po wyborze Bramki testowej InsERT możesz przejść do podstawowej weryfikacji:

• ✅ Sprawdzenie dostępności modułów KSeF w programie
• ✅ Weryfikacja, że ikona KSeF jest widoczna i aktywna
• ✅ Przygotowanie do testów, które przeprowadzimy w Krokach 5 i 6

💡 Szczegółową konfigurację parametrów (wysyłka, odbiór, mapowanie) przeprowadzimy w Kroku 5 i 6 – na razie wystarczy ta podstawowa weryfikacja techniczna.

8. Środowisko produkcyjne KSeF – przygotowanie na przyszłość

Nie zalecamy jeszcze przełączania na środowisko produkcyjne.

8.1. Dlaczego jeszcze nie produkcja?

• ❌ InsERT pracuje nad pełną obsługą KSeF 2.0
• ❌ Obecna wersja będzie uzupełniana o nowe funkcje na przełomie 2025/2026 roku
• ❌ Ministerstwo Finansów wprowadza ciągłe zmiany w systemie KSeF
• ❌ Środowisko produkcyjne oznacza realne faktury z mocą prawną – lepiej najpierw wszystko przetestować

8.2. Kiedy przełączyć na produkcję?

W Kroku 9 i 10 (tydzień 9-10) przeprowadzimy:

• ✅ Ostateczne testy na Bramce testowej
• ✅ Przełączenie na środowisko produkcyjne
• ✅ Weryfikację pierwszych faktur produkcyjnych
• ✅ Przygotowanie do startu 1 lutego 2026

Do tego czasu pracuj na Bramce testowej InsERT.

9. Sprawdź dostęp do narzędzi InsERT

9.1. Portal Dokumentów InsERT (opcjonalnie)

Jeśli planujesz korzystać z Portalu Dokumentów InsERT jako systemu DMS (elektroniczny obieg dokumentów), upewnij się, że:

• ✅ Masz aktywny dostęp do Portalu
• ✅ Znasz dane logowania
• ✅ Portal jest zintegrowany z Twoim programem InsERT

💡 O wyborze systemu DMS porozmawiamy szczegółowo w Kroku 4.

10. Efekt Kroku 3: Co powinieneś mieć po tym kroku?

Po zakończeniu Kroku 3 powinieneś mieć:

✅ Strategiczne decyzje

• ☐ Przemyślany model pracy z programami InsERT (wspólna vs oddzielna baza)
• ☐ Zweryfikowana infrastruktura sprzętowa
• ☐ Wybór: chmura vs lokalna instalacja

✅ Weryfikacja techniczna

• ☐ Sprawdzona wersja programu InsERT
  • Wersja 1.85+ (Subiekt GT, Rachmistrz GT, Rewizor GT) lub 57.0.0+ (nexo)
• ☐ Wykonana aktualizacja (jeśli była potrzebna)

✅ Licencje i dostępy

• ☐ Zweryfikowana ważność licencji (aktywna, niewygasła)
• ☐ Wystarczająca liczba stanowisk dla wszystkich użytkowników KSeF
• ☐ Podłączone Konto InsERT w programie (opcjonalnie – wymagane dopiero w środowisku produkcyjnym)

✅ Podstawowa konfiguracja

• ☐ Wybrana Bramka testowa InsERT jako środowisko pracy
• ☐ (Opcjonalnie) Uruchomiony Kreator wdrożeniowy KSeF w Subiekt GT 1.85+
• ☐ Utworzony podmiot testowy „TESTY_KSEF” lub wykorzystanie wersji demonstracyjnej

✅ Gotowość do dalszych kroków

• ☐ Program gotowy do testowania funkcji KSeF
• ☐ Zespół poinformowany o aktualizacjach
• ☐ Kontakt z Atisoft nawiązany w razie pytań

11. Najczęstsze pytania

Q: Mam Subiekt GT 1.74 – czy muszę aktualizować?

A: TAK. Wersja 1.74 nie ma pełnej obsługi KSeF. Musisz zaktualizować do wersji 1.85 lub nowszej. To samo dotyczy Rachmistrza GT i Rewizora GT.

Q: Czy aktualizacja kosztuje?

A: Jeśli masz aktywny abonament na aktualizacje – aktualizacja jest bezpłatna. Jeśli nie masz abonamentu, skontaktuj się z Atisoft w sprawie wznowienia.

Q: Czy mogę sam zaktualizować program?

A: Generalnie tak. Aktualizację powinien przeprowadzić świadomy użytkownik / administrator. Możemy również wykonać taka usługę z Tobą, żeby uniknąć utraty danych lub błędów konfiguracji.

Q: Co to znaczy, że od wersji 1.85 nie trzeba aktywować w Laboratorium?

A: W starszych wersjach (np. 1.74-1.84) obsługa KSeF była funkcją eksperymentalną i trzeba ją było włączyć w Laboratorium (moduł z funkcjami testowymi). Od wersji 1.85 KSeF jest standardową funkcją dostępną od razu – dotyczy to Subiekta GT, Rachmistrza GT i Rewizora GT.

Q: Czy Bramka testowa InsERT działa tak samo jak prawdziwy KSeF?

A: Tak, symuluje działanie KSeF. Możesz testować wysyłkę, odbiór, generowanie faktur zakupu – ale faktury nie trafiają do prawdziwego systemu Ministerstwa Finansów.

Q: Czy muszę mieć Konto InsERT do testowania na Bramce testowej?

A: To zależy od typu podmiotu:

• Wersja demonstracyjna: NIE – Bramka testowa działa automatycznie bez Konta InsERT
• Podmiot „TESTY_KSEF”: TAK – wymaga podłączonego Konta InsERT
• Środowisko produkcyjne: TAK – Konto InsERT jest obowiązkowe

Q: Kiedy mogę przełączyć na środowisko produkcyjne?

A: W Kroku 9-10 (tydzień 9-10), po pełnych testach. InsERT pracuje nad pełną obsługą KSeF 2.0, więc zalecamy poczekać na finalne wersje oprogramowania na przełomie 2025/2026.

Q: Wspólna czy oddzielna baza danych – co wybrać?

A: Wspólna baza sprawdza się dla firm z własną księgowością – eliminuje przepisywanie danych i przyspiesza procesy. Oddzielne bazy są lepsze przy współpracy z biurem rachunkowym, dając elastyczność i separację odpowiedzialności.

Q: Chmura czy serwer lokalny – co jest lepsze?

A: Chmura jest lepsza dla pracy zdalnej, małych firm bez własnego IT, i gdy potrzebujesz elastyczności. Serwer lokalny ma sens, gdy masz zespół w jednej lokalizacji i własnego administratora IT. KSeF sprawia, że chmura staje się bardziej atrakcyjna – skoro i tak potrzebujesz internetu do KSeF, to różnica między rozwiązaniami się zaciera.

12. Co dalej?

Gratulacje! Twój program InsERT jest teraz technicznie gotowy do pracy z KSeF.

Masz za sobą:

• ✅ Przemyślenie strategicznych decyzji (model pracy, infrastruktura, chmura vs lokal)
• ✅ Weryfikację wersji oprogramowania
• ✅ Aktualizację do najnowszej wersji (jeśli była potrzebna)
• ✅ Sprawdzenie licencji i podłączenie Konta InsERT (opcjonalnie)
• ✅ Wybór Bramki testowej InsERT do testów

W kolejnych krokach:

Krok 4 (tydzień 4): Wybór systemu DMS
Poznasz Portal Dokumentów InsERT, SaldeoSMART i inne narzędzia do elektronicznego obiegu dokumentów.

Krok 5 (tydzień 5): Parametryzacja i integracja
Szczegółowa konfiguracja parametrów KSeF – wysyłka, odbiór, identyfikacja towarów, mapowanie kontrahentów. Połączysz wszystkie systemy w jeden sprawnie działający ekosystem.

Krok 6 (tydzień 6): Testy procesów sprzedaży
Przeprowadzisz pełne testy wysyłki e-faktur sprzedaży na Bramce testowej InsERT.

Krok 7 (tydzień 7): Testy procesów zakupów
Przetestujesz odbiór e-faktur, generowanie faktur zakupu, księgowanie.

Krok 8 (tydzień 8): Scenariusze awaryjne
Przygotowanie procedur na wypadek awarii KSeF, tryby offline.

Krok 9-10 (tydzień 9-10): Ostateczne testy i start produkcyjny
Przełączenie na środowisko produkcyjne, weryfikacja pierwszych faktur, start 1 lutego 2026.

13. Ważna informacja o rozwoju KSeF w InsERT

Firma InsERT aktywnie pracuje nad pełną obsługą KSeF 2.0.

Ministerstwo Finansów udostępniło środowisko KSeF 2.0, które wprowadza szereg nowych funkcjonalności i ulepszeń w porównaniu do KSeF 1.0. InsERT systematycznie rozwija swoje oprogramowanie, aby zapewnić pełną kompatybilność z najnowszymi wymaganiami.

Co to oznacza dla Ciebie?

• ✅ Obecne wersje programów InsERT (Subiekt GT 1.85+, nexo 57.0.0+) będą uzupełniane o nowe funkcje na przełomie 2025/2026 roku
• ✅ Będziesz otrzymywać automatyczne aktualizacje z nowymi możliwościami
• ✅ InsERT zapewnia ciągłe dostosowanie do zmieniających się przepisów

Dlaczego teraz testujemy na Bramce testowej InsERT?

• ✅ Pozwala to na spokojne przygotowanie zespołu do pracy z e-fakturami
• ✅ Możesz przetestować wszystkie procesy bez ryzyka
• ✅ Gdy InsERT wypuści finalne wersje z pełną obsługą KSeF 2.0, będziesz gotowy do szybkiego startu produkcyjnego

Obecnie (na 14 listopada 2025) zalecamy testowanie systemów InsERT z wykorzystaniem Bramki testowej InsERT. Przełączenie na środowisko produkcyjne planujemy w Krokach 9-10, gdy dostępne będą finalne wersje oprogramowania.