Nowe obowiązki i realne wyzwania dla księgowych
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to jedna z największych zmian w polskiej księgowości ostatnich lat. Od momentu, gdy jego stosowanie stanie się obowiązkowe, biura rachunkowe muszą być przygotowane na całkowicie nowy sposób pracy z dokumentami sprzedaży i zakupu. Wdrożenie KSeF to nie tylko kwestia techniczna – to zmiana procesów, procedur i sposobu komunikacji z klientami.
Nowy model wymaga od biur rachunkowych zrozumienia zasad działania KSeF, właściwej konfiguracji systemów finansowo-księgowych oraz integracji z narzędziami, z których korzystają klienci. Często są to różne rozwiązania – od Subiekta GT i nexo, po Comarch Optima czy enova365.
Dobrze przygotowane biuro rachunkowe może jednak zamienić obowiązek KSeF w realną szansę – na automatyzację pracy, ograniczenie błędów i usprawnienie komunikacji z klientami. W dalszej części artykułu przedstawiamy praktyczne scenariusze obsługi KSeF w programach InsERT GT i nexo oraz rozwiązania, które pomagają biurom rachunkowym wdrożyć nowy system bez stresu i przestojów.
Scenariusz 1: Obsługa KSeF w Subiekcie GT i nexo – współpraca z Rachmistrzem i Rewizorem
Najbardziej naturalnym rozwiązaniem dla biura rachunkowego jest współpraca z klientami korzystającymi z programów InsERT GT lub InsERT nexo. W takim scenariuszu klient wystawia faktury sprzedaży w Subiekcie, który automatycznie (lub ręcznie) wysyła je do KSeF. Biuro rachunkowe, działające w Rachmistrzu lub Rewizorze, pobiera następnie faktury z KSeF bezpośrednio do modułu „Dokumenty pobrane”.
Dzięki temu rozwiązaniu biuro może błyskawicznie wprowadzać dokumenty do ewidencji, unikając błędów związanych z przepisywaniem danych. Systemy InsERT umożliwiają dodatkowo dekretację przy użyciu schematów importu, co znacznie skraca czas pracy.
To rozwiązanie sprawdza się szczególnie w biurach, które obsługują klientów korzystających z Subiekta GT lub nexo – zapewnia pełną integrację, automatyzację i kontrolę nad przepływem faktur.
Scenariusz 2: Integracja KSeF z systemami zewnętrznymi (Comarch, enova365, inne)
Nie wszystkie firmy korzystają z oprogramowania InsERT. Część klientów biura rachunkowego może wystawiać faktury w systemach takich jak enova365 czy Comarch ERP Optima. W takiej sytuacji biuro rachunkowe nadal może obsługiwać KSeF, wykorzystując token nadany przez klienta.
Po uzyskaniu tokenu biuro pobiera dokumenty z KSeF bezpośrednio do Rachmistrza lub Rewizora, a następnie przystępuje do ich dekretacji. Taki model pracy umożliwia obsługę różnych klientów w jednym systemie, bez konieczności logowania się do wielu platform czy importowania plików XML.
To rozwiązanie daje biuru pełną niezależność i pozwala zintegrować procesy nawet przy bardzo zróżnicowanym portfelu klientów. Wymaga jednak odpowiedniego zarządzania tokenami i uprawnieniami, a także regularnego monitorowania poprawności komunikacji z KSeF.
Scenariusz 3: Portal Dokumentów InsERT – centralne miejsce do obsługi e-Faktur
Dla wielu biur rachunkowych najlepszym rozwiązaniem jest Portal Dokumentów InsERT, który łączy obsługę KSeF z obiegiem dokumentów spoza systemu – skanami, PDF-ami czy zdjęciami paragonów. Portal działa w dwóch trybach:
- Wysyłka tylko do księgowości – klient przesyła faktury i dokumenty, które automatycznie trafiają do biura;
- Obieg dokumentów – dokumenty przechodzą przez ścieżkę akceptacji i opisu przed zaksięgowaniem.
Dzięki Portalowi Dokumentów biuro rachunkowe ma jedno miejsce do zarządzania wszystkimi dokumentami klientów. Odbiór e-Faktur z KSeF odbywa się automatycznie, a pracownicy biura widzą pełną historię dokumentów i mogą szybko je dekretować w Rachmistrzu lub Rewizorze.
To idealny model dla biur obsługujących wielu klientów, gdzie część faktur pochodzi z KSeF, a część nadal jest przekazywana w formie plików PDF. Portal pozwala na pełną cyfryzację obiegu i eliminuje konieczność komunikacji mailowej w sprawach dokumentów.
Scenariusz 4: Wystawianie faktur przez biuro rachunkowe – zgodność z KSeF
Wiele biur rachunkowych samo wystawia faktury za świadczone usługi. W tym przypadku biuro również musi być zgodne z wymogami KSeF.
Wystarczy skonfigurować moduł KSeF w Rachmistrzu, Rewizorze lub Subiekcie, dodać token firmy i wybrać tryb wysyłki – automatyczny, ręczny lub z automatem wysyłającym.
Każda faktura sprzedaży trafia wtedy bezpośrednio do KSeF, a biuro może pobierać potwierdzenie wysyłki i śledzić jej status. To prosty, ale kluczowy krok do pełnej cyfryzacji własnych procesów finansowych
Korzyści z wdrożenia KSeF dla biur rachunkowych
Choć obowiązek KSeF wymaga przygotowań, jego prawidłowe wdrożenie przynosi biurom rachunkowym wymierne korzyści:
- Automatyzacja procesów – dokumenty trafiają bezpośrednio do programu księgowego, bez ręcznego wprowadzania.
- Mniej błędów – eliminacja pomyłek przy przepisywaniu danych.
- Oszczędność czasu – faktury księgowane są szybciej, co zwiększa efektywność pracy.
- Bezpieczeństwo danych – przesyłanie dokumentów przez KSeF spełnia wymogi RODO i standardy bezpieczeństwa.
- Większa przejrzystość – biuro i klient mają pełny wgląd w status faktur.
- Nowoczesny wizerunek – obsługa KSeF to sygnał, że biuro nadąża za cyfrową transformacją i przepisami.
Dzięki tym usprawnieniom biura rachunkowe mogą zwiększyć konkurencyjność i zaoferować klientom wyższy standard obsługi.
Wyzwania i dobre praktyki przy obsłudze KSeF
Wdrożenie KSeF w biurze rachunkowym wiąże się z nowymi wyzwaniami: zarządzaniem tokenami, dostępami klientów, konfiguracją automatycznej wysyłki, obsługą błędów komunikacji czy rozbieżnościami w statusach faktur. Dlatego warto wprowadzić kilka dobrych praktyk:
- Standardy pracy – opracuj wewnętrzne procedury obsługi KSeF i instrukcje dla pracowników.
- Automatyzacja dekretacji – wykorzystaj schematy importu w InsERT, aby zminimalizować ręczne wprowadzanie danych.
- Kontrola statusów – regularnie monitoruj logi wysyłek i pobrań z KSeF.
- Edukacja klientów – przygotuj materiały, jak pobrać token KSeF i jak korzystać z Portalu Dokumentów.
- Testy i audyty – przeprowadzaj próbne wdrożenia z wybranymi klientami, zanim proces ruszy pełną parą.
Takie podejście pozwala ograniczyć błędy, poprawić komunikację z klientami i skrócić czas obsługi dokumentów.
Wsparcie Atisoft dla biur rachunkowych w Warszawie i całej Polsce
W Atisoft pomagamy biurom rachunkowym przejść przez cały proces wdrożenia KSeF – od konfiguracji po praktyczne szkolenia. Wspieramy zarówno systemy InsERT GT, InsERT nexo, jak i Navireo, a także integrację z Portalem Dokumentów i aplikacją SaldeoSMART
Nasze usługi obejmują:
- konfigurację i aktywację KSeF w programach Subiekt, Rewizor i Rachmistrz,
- wdrożenie Portalu Dokumentów i dostosowanie jego działania do potrzeb biura,
- szkolenia dla pracowników i klientów biura,
- wsparcie techniczne i merytoryczne przy pracy z e-Fakturami,
- pomoc zdalną i lokalną – w Warszawie i na terenie całej Polski.
Dzięki doświadczeniu w pracy z systemami InsERT zapewniamy bezpieczne i sprawne wdrożenie KSeF w biurach rachunkowych oraz pełne przygotowanie do nowego, elektronicznego modelu pracy.
Podsumowanie
Obowiązek KSeF zmienia codzienność biur rachunkowych, ale może stać się impulsem do cyfryzacji i automatyzacji usług. Dzięki odpowiedniemu wdrożeniu programów InsERT GT lub nexo, wykorzystaniu Portalu Dokumentów, SaldeoSMART i wsparciu ekspertów Atisoft, każde biuro może sprawnie przejść przez proces integracji z KSeF – i zyskać realną przewagę konkurencyjną.