Brak produktów w koszyku.

  • Home
  • Case Study

Automatyzacja OCR dokumentów WZ dla MW-DOM Sp. z o.o.

Jak AI zrewolucjonizowało zarządzanie dokumentami w firmie handlowej z branży budowlanej

Wstęp

MW-DOM Inwestycje Sp. z o.o. to wiodąca hurtownia materiałów budowlanych z siedzibą w Pruszkowie, specjalizująca się w obsłudze profesjonalistów z branży budowlanej. Firma oferuje szeroki zakres produktów do ocieplania budynków, farby, tynki, systemy ociepleń oraz materiały budowlane najwyższej jakości. Jako partner Sieci Budowlanej, MW-DOM obsługuje klientów na terenie całej Polski, współpracując z wiodącymi deweloperami, generalnymi wykonawcami oraz firmami podwykonawczymi. 

Wyzwanie

Firma MW-DOM jako dostawca materiałów budowlanych na inwestycje borykała się z czasochłonnym procesem przetwarzania dokumentów WZ – wydań zewnętrznych. Każdego dnia handlowcy i kurierzy dostarczali dziesiątki zdjęć dokumentów WZ z budów, które wymagały ręcznego przetworzenia: 

  • Brak centralizacji: Dokumenty były przechowywane w różnych miejscach bez spójnego systemu 
  • Czasochłonność: Ręczne przepisywanie danych z dokumentów zajmowało godziny pracy 
  • Błędy ludzkie: Ręczne wprowadzanie danych prowadziło do pomyłek i nieścisłości 
  • Brak transparentności: Trudno było określić, kto i kiedy odebrał konkretny dokument 
  • Problemy z wyszukiwaniem: Odnalezienie konkretnego dokumentu w archiwum było utrudnione 

Rozwiązanie

Dla MW-DOM zostało opracowane innowacyjne rozwiązanie OCR (Optical Character Recognition) oparte na sztucznej inteligencji, które w pełni zautomatyzowało proces przetwarzania dokumentów WZ. 

 Architektura rozwiązania 

  1.  Automatyczne monitorowanie System co 5 minut automatycznie sprawdza wyznaczony folder na Google Drive w poszukiwaniu nowych zdjęć dokumentów WZ dostarczonych przez handlowców i kurierów.
  1.  Inteligentne przetwarzanie OCR
  • Wykorzystanie najnowszych modeli AI do odczytu tekstu z dokumentów 
  • Automatyczne rozpoznawanie kluczowych informacji z dokumentów WZ 
  • Inteligentna interpretacja podpisów i identyfikacja osób odbierających dokumenty 
  1. Automatyczne zarządzanie plikami
  • Zmiana nazw zdjęć na numery dokumentów WZ dla łatwiejszego wyszukiwania 
  • Automatyczne przenoszenie przetworzonego dokumentów do folderu „Przetworzone” 
  • Izolacja problematycznych plików w folderze „Błędne” do ręcznej weryfikacji 
  1. Eksport do Excel Wszystkie odczytane dane są automatycznie zapisywane do strukturalnego pliku Excel zawierającego:
  • Numer dokumentu WZ 
  • Dane odbiorcy 
  • Interpretację podpisu 
  • Informacje o statusie odbioru 
  • Daty wystawienia 
  • Opakowania zwrotne 
  1. Mobilny widget dla handlowców Specjalnie zaprojektowany widget mobilny umożliwia:
  • Jednym kliknięciem robienie zdjęcia dokumentu 
  • Automatyczne poprawianie jakości skanu 
  • Inteligentne przycinanie dokumentu 
  • Bezpośrednie zapisywanie na Google Drive 

 

Innowacyjne funkcje

Transparentność kosztów 

System zapewnia pełną transparentność kosztów – klient samodzielnie zarządza kontem OpenAI i ma pełną kontrolę nad wydatkami na OCR. 

Elastyczność AI 

Rozwiązanie pozwala na łatwe przełączanie między różnymi modelami AI w zależności od potrzeb i budżetu. 

Samoobsługa 

Klient ma pełną kontrolę nad systemem – może samodzielnie zarządzać modelami AI, monitorować koszty i dostosowywać parametry. 

Korzyści dla MW-DOM

Oszczędność czasu 

  • Redukcja o 80% czasu potrzebnego na przetworzenie dokumentów WZ 
  • Automatyzacja eliminuje potrzebę ręcznego przepisywania danych i  przeglądania ręcznego skanów WZ 
  • Handlowcy mogą skupić się na sprzedaży zamiast na sprawach administracyjnych 

Zwiększona dokładność 

  • Eliminacja błędów ludzkich  
  • Standaryzacja procesu przetwarzania dokumentów 
  • Konsystentne nazewnictwo i kategoryzacja plików 

Pełna transparentność 

  • Jasna informacja o tym, kto i kiedy odebrał dokument 
  • Śledzenie statusu każdego dokumentu w czasie rzeczywistym 
  • Łatwy dostęp do historii transakcji 

Usprawnienie wyszukiwania 

  • Dokumenty automatycznie nazywane numerami WZ 
  • Strukturalne przechowywanie w folderach Google Drive 
  • Możliwość szybkiego wyszukiwania po numerze dokumentu lub odbiorcy 

Kontrola kosztów 

  • Przejrzyste koszty przetwarzania OCR 
  • Możliwość optymalizacji wydatków przez wybór odpowiedniego modelu AI 
  • Brak ukrytych opłat czy miesięcznych abonamentów 

 

Wpływ na działalność firmy

Zwiększona produktywność 

Dzięki automatyzacji MW-DOM może obsłużyć znacznie więcej dokumentów przy tym samym nakładzie pracy, co przekłada się na możliwość wzrostu obrotów. 

Lepsza obsługa klienta 

Szybszy dostęp do informacji o dostawach i odbiorach pozwala na lepsze informowanie pracowników wewnątrz odnośnie przepływu dokumentów  

Skalowalność 

Rozwiązanie łatwo skaluje się wraz z rozwojem firmy – bez względu na ilość dokumentów, system radzi sobie z obciążeniem. 

Konkurencyjna przewaga 

Automatyzacja procesów daje MW-DOM przewagę konkurencyjną w branży materiałów budowlanych, gdzie szybkość i niezawodność są kluczowe. 

Techniczne aspekty wdrożenia

Bezpieczeństwo danych 

  • Wszystkie dokumenty przechowywane w zabezpieczonym Google Drive 
  • Szyfrowane połączenia API 
  • Regularne kopie zapasowe danych 

Łatwość obsługi 

  • Intuicyjny interfejs niewymagający szkolenia 
  • Automatyczne aktualizacje systemu 
  • Wsparcie techniczne w języku polskim 

Podsumowanie

  • Wdrożenie systemu OCR w MW-DOM to przykład udanej cyfrowej transformacji w branży budowlanej. Rozwiązanie nie tylko zautomatyzowało czasochłonny proces, co dało firmie przewagę konkurencyjną.  Kluczowe osiągnięcia: 
    • 80% redukcja czasu przetwarzania dokumentów 
    • Pełna transparentność kosztów i procesów 
    • Eliminacja błędów ludzkich 
    • Usprawnienie wyszukiwania dokumentów 
    • Zwiększenie produktywności zespołu 

     

    MW-DOM może teraz skupić się na tym, co robi najlepiej – dostarczaniu najwyższej jakości materiałów budowlanych swoim klientom, podczas gdy sztuczna inteligencja zajmuje się rutynowymi zadaniami administracyjnymi. 

Podsumowanie

Jesteś zainteresowany podobnym rozwiązaniem dla swojej firmy? Skontaktuj się z nami i dowiedz się, jak AI może zrewolucjonizować Twoje procesy biznesowe. 

Skontaktuj się z nami — jesteśmy tu, by pomóc.