Jak AI zrewolucjonizowało zarządzanie dokumentami w firmie handlowej z branży budowlanej
Wstęp
MW-DOM Inwestycje Sp. z o.o. to wiodąca hurtownia materiałów budowlanych z siedzibą w Pruszkowie, specjalizująca się w obsłudze profesjonalistów z branży budowlanej. Firma oferuje szeroki zakres produktów do ocieplania budynków, farby, tynki, systemy ociepleń oraz materiały budowlane najwyższej jakości. Jako partner Sieci Budowlanej, MW-DOM obsługuje klientów na terenie całej Polski, współpracując z wiodącymi deweloperami, generalnymi wykonawcami oraz firmami podwykonawczymi.

Wyzwanie
Firma MW-DOM jako dostawca materiałów budowlanych na inwestycje borykała się z czasochłonnym procesem przetwarzania dokumentów WZ – wydań zewnętrznych. Każdego dnia handlowcy i kurierzy dostarczali dziesiątki zdjęć dokumentów WZ z budów, które wymagały ręcznego przetworzenia:
- Brak centralizacji: Dokumenty były przechowywane w różnych miejscach bez spójnego systemu
- Czasochłonność: Ręczne przepisywanie danych z dokumentów zajmowało godziny pracy
- Błędy ludzkie: Ręczne wprowadzanie danych prowadziło do pomyłek i nieścisłości
- Brak transparentności: Trudno było określić, kto i kiedy odebrał konkretny dokument
- Problemy z wyszukiwaniem: Odnalezienie konkretnego dokumentu w archiwum było utrudnione
Rozwiązanie
Dla MW-DOM zostało opracowane innowacyjne rozwiązanie OCR (Optical Character Recognition) oparte na sztucznej inteligencji, które w pełni zautomatyzowało proces przetwarzania dokumentów WZ.
Architektura rozwiązania
- Automatyczne monitorowanie System co 5 minut automatycznie sprawdza wyznaczony folder na Google Drive w poszukiwaniu nowych zdjęć dokumentów WZ dostarczonych przez handlowców i kurierów.
- Inteligentne przetwarzanie OCR
- Wykorzystanie najnowszych modeli AI do odczytu tekstu z dokumentów
- Automatyczne rozpoznawanie kluczowych informacji z dokumentów WZ
- Inteligentna interpretacja podpisów i identyfikacja osób odbierających dokumenty
- Automatyczne zarządzanie plikami
- Zmiana nazw zdjęć na numery dokumentów WZ dla łatwiejszego wyszukiwania
- Automatyczne przenoszenie przetworzonego dokumentów do folderu „Przetworzone”
- Izolacja problematycznych plików w folderze „Błędne” do ręcznej weryfikacji
- Eksport do Excel Wszystkie odczytane dane są automatycznie zapisywane do strukturalnego pliku Excel zawierającego:
- Numer dokumentu WZ
- Dane odbiorcy
- Interpretację podpisu
- Informacje o statusie odbioru
- Daty wystawienia
- Opakowania zwrotne
- Mobilny widget dla handlowców Specjalnie zaprojektowany widget mobilny umożliwia:
- Jednym kliknięciem robienie zdjęcia dokumentu
- Automatyczne poprawianie jakości skanu
- Inteligentne przycinanie dokumentu
- Bezpośrednie zapisywanie na Google Drive
Innowacyjne funkcje
Transparentność kosztów
System zapewnia pełną transparentność kosztów – klient samodzielnie zarządza kontem OpenAI i ma pełną kontrolę nad wydatkami na OCR.
Elastyczność AI
Rozwiązanie pozwala na łatwe przełączanie między różnymi modelami AI w zależności od potrzeb i budżetu.
Samoobsługa
Klient ma pełną kontrolę nad systemem – może samodzielnie zarządzać modelami AI, monitorować koszty i dostosowywać parametry.
Korzyści dla MW-DOM
Oszczędność czasu
- Redukcja o 80% czasu potrzebnego na przetworzenie dokumentów WZ
- Automatyzacja eliminuje potrzebę ręcznego przepisywania danych i przeglądania ręcznego skanów WZ
- Handlowcy mogą skupić się na sprzedaży zamiast na sprawach administracyjnych
Zwiększona dokładność
- Eliminacja błędów ludzkich
- Standaryzacja procesu przetwarzania dokumentów
- Konsystentne nazewnictwo i kategoryzacja plików
Pełna transparentność
- Jasna informacja o tym, kto i kiedy odebrał dokument
- Śledzenie statusu każdego dokumentu w czasie rzeczywistym
- Łatwy dostęp do historii transakcji
Usprawnienie wyszukiwania
- Dokumenty automatycznie nazywane numerami WZ
- Strukturalne przechowywanie w folderach Google Drive
- Możliwość szybkiego wyszukiwania po numerze dokumentu lub odbiorcy
Kontrola kosztów
- Przejrzyste koszty przetwarzania OCR
- Możliwość optymalizacji wydatków przez wybór odpowiedniego modelu AI
- Brak ukrytych opłat czy miesięcznych abonamentów
Wpływ na działalność firmy
Zwiększona produktywność
Dzięki automatyzacji MW-DOM może obsłużyć znacznie więcej dokumentów przy tym samym nakładzie pracy, co przekłada się na możliwość wzrostu obrotów.
Lepsza obsługa klienta
Szybszy dostęp do informacji o dostawach i odbiorach pozwala na lepsze informowanie pracowników wewnątrz odnośnie przepływu dokumentów
Skalowalność
Rozwiązanie łatwo skaluje się wraz z rozwojem firmy – bez względu na ilość dokumentów, system radzi sobie z obciążeniem.
Konkurencyjna przewaga
Automatyzacja procesów daje MW-DOM przewagę konkurencyjną w branży materiałów budowlanych, gdzie szybkość i niezawodność są kluczowe.
Techniczne aspekty wdrożenia
Bezpieczeństwo danych
- Wszystkie dokumenty przechowywane w zabezpieczonym Google Drive
- Szyfrowane połączenia API
- Regularne kopie zapasowe danych
Łatwość obsługi
- Intuicyjny interfejs niewymagający szkolenia
- Automatyczne aktualizacje systemu
- Wsparcie techniczne w języku polskim
Podsumowanie
- Wdrożenie systemu OCR w MW-DOM to przykład udanej cyfrowej transformacji w branży budowlanej. Rozwiązanie nie tylko zautomatyzowało czasochłonny proces, co dało firmie przewagę konkurencyjną. Kluczowe osiągnięcia:
- 80% redukcja czasu przetwarzania dokumentów
- Pełna transparentność kosztów i procesów
- Eliminacja błędów ludzkich
- Usprawnienie wyszukiwania dokumentów
- Zwiększenie produktywności zespołu
MW-DOM może teraz skupić się na tym, co robi najlepiej – dostarczaniu najwyższej jakości materiałów budowlanych swoim klientom, podczas gdy sztuczna inteligencja zajmuje się rutynowymi zadaniami administracyjnymi.
Podsumowanie
Jesteś zainteresowany podobnym rozwiązaniem dla swojej firmy? Skontaktuj się z nami i dowiedz się, jak AI może zrewolucjonizować Twoje procesy biznesowe.
Skontaktuj się z nami — jesteśmy tu, by pomóc.