Dane Klienta
Branża: Producent opraw okularowych i okularów przeciwsłonecznych / Dystrybutor soczewek okularowych
Lokalizacja: Warszawa (zasięg: cała Polska + eksport)
Skala działalności: 10 000+ dokumentów miesięcznie
Zespół: 30+ pracowników
Punkty sprzedaży: 1300 salonów optycznych w kraju (punkty sprzedaży współpracujące z firmą)
Informacja o kliencie
Optiblok to wiodący producent opraw okularowych, okularów przeciwsłonecznych oraz dystrybutor soczewek okularowych w Polsce, obsługujący ponad 1300 salonów optycznych. Firma specjalizuje się w produkcji okularów, dystrybucji soczewek oraz dystrybucji okularów ochronnych SAFETYLINE, m.in. marki Belutti (www.belutti.com), oraz realizuje usługi pełnozakresowej szlifierni optycznej.
Wyzwanie: System IT jako hamulec rozwoju
Optiblok przez lata korzystał z systemu ERP dostarczanego przez Asseco, który stał się krytycznym ograniczeniem rozwoju firmy:
Główne problemy:
- Czas realizacji zmian: 18 miesięcy oczekiwania na proste modyfikacje
- Brak elastyczności: 40% zgłoszeń kończyło się odpowiedzią „nie da się zrobić”
- Procesy ręczne: 2 godziny dziennie na wprowadzanie dokumentów
- Błędy cenowe: Konieczność ręcznego korygowania cen po każdej dostawie
- Brak integracji: Niemożność automatyzacji przepływu danych między systemami
Koszt braku automatyzacji:
- 80 godzin miesięcznie traconych na ręczne wprowadzanie danych
- 5% błędów w kompletacji zamówień
- Setki tysięcy złotych przeterminowanych faktur
Rozwiązanie: Insert Navireo ERP + dedykowane moduły Atisoft
Navireo ERP to nowoczesna platforma o otwartej architekturze, która umożliwia szybkie dostosowanie do specyfiki branży. W połączeniu z ekspercką wiedzą Atisoft stworzyła idealne rozwiązanie dla Optiblok.
Kluczowe komponenty rozwiązania:
- Automat przyjęć magazynowych (WZ)
Przed: 2 godziny ręcznego wprowadzania dokumentów dziennie
Po: Automatyczny import XML z systemów dostawców z Niemiec
Rezultat: Niemalże 90% automatyzacja, kilka minut pracy ręcznej
- Automat importu zamówień B2B
- Integracja z platformą Gemini
- Automatyczne powiązywanie dostaw z oczekującymi zamówieniami
- Inteligentne przeliczanie cen eliminujące „głupie ceny”
- Dziennikowanie w czasie rzeczywistym
- System realizacji ze skanerem
- Eliminacja błędów kompletacji z 5% do 0,1%
- Automatyczne generowanie WZ i faktur jednym kliknięciem
- Skrócenie czasu kompletacji z 15 do 7 minut
- Integracja z Espresso (systemy szlifierskie)
- Automatyczne generowanie plików OMA
- Eliminacja przepisywania parametrów soczewek
- Pełna integracja z maszynami szlifierskimi
- Zaawansowany moduł reklamacji
- Skrócenie czasu obsługi z 3 dni do 1 dnia
- Automatyczne alerty o brakujących częściach (w rozwoju)
- Integracja z dokumentami handlowymi
- System windykacji AtiWindykacja
- Automatyczne monity e-mailowe dla nieterminowych kontrahentów
- Planowana integracja z WhatsApp Business API
- Dedykowane raporty dla handlowców
Proces wdrożenia: Metodologia Atisoft w praktyce
Faza 1: Analiza przedwdrożeniowa (3 miesiące)
- 8 godzin intensywnych warsztatów z wszystkimi działami
- Mapowanie 47 procesów krytycznych
- Identyfikacja 12 niezbędnych integracji
- Audyt 50 000 kartotek produktów
Faza 2: Migracja i czyszczenie danych
- Transfer 12 000 kontrahentów
- Usunięcie 30% zduplikowanych rekordów
- Standaryzacja hierarchii grup towarów
- Konwersja parametrów optycznych
Faza 3: Implementacja i testy (3 miesiące)
- 6 miesięcy dostępu do środowiska testowego
- Równoległe prowadzenie obu systemów przez 2 tygodnie
- Testy obciążeniowe na 150% normalnego ruchu
Faza 4: Go-live i stabilizacja
- Weekend migracji bez przestojów w obsłudze klientów
- Plan awaryjny z możliwością rollback w 4 godziny
- Cotygodniowe statusy i szybkie korekty
Rezultaty: Transformacja w liczbach
Porównanie wydajności przed i po wdrożeniu
| Metryka | Przed (Softlab) | Po (Navireo) | Poprawa |
| Czas realizacji zmian systemowych | 18 miesięcy | 2-4 tygodnie | 94% |
| Czas przyjęcia WZ | 2 godziny | 15 minut | 88% |
| Import zamówień B2B | 45 minut/dzień | automatyczny | 100% |
| Czas kompletacji | 15 minut | 7 minut | 53% |
| Błędy kompletacji | 3% | 0,1% | 97% |
| Obsługa reklamacji | 3 dni | 1 dzień | 67% |
| Błędy w zamówieniach | 5% | 0,5% | 90% |
💬 Głos Klienta
„Wprowadzenie jakiejkolwiek zmiany w poprzednim systemie było praktycznie niemożliwe – często trwało to nawet 18 miesięcy. Brakowało elastyczności, głównie dlatego, że dostawca nie miał czasu na realizację naszych projektów, co skutkowało ciągłym przeciąganiem wdrożeń. Nowy system, który wdrożyliśmy z Atisoft, jest znacznie bardziej elastyczny – zarówno sam w sobie, jak i dzięki podejściu zespołu. Kiedy kontaktujemy się z nimi, od razu otrzymujemy jasną informację: czy coś da się zrobić, kiedy będzie gotowe i jakie są możliwości. To bardzo ułatwia pracę. Dodatkowo, bardzo doceniam ich responsywność – zawsze odbierają telefony, odpisują na wiadomości i są dostępni, kiedy ich potrzebujemy. Może początek współpracy był nieco nerwowy, ale teraz sytuacja się ustabilizowała i komunikacja działa bez zarzutu.” Maria Wiaderek – Product Manager, Optiblok
ROI i oszczędności
Zwrot z inwestycji w 11 miesięcy
- 80 godzin miesięcznie oszczędności = ponad 2 etaty
- 15 000 zł miesięcznie mniej zwrotów przez redukcję błędów
- 30% uwolnionego cash flow dzięki lepszej windykacji
- 40% wzrost wydajności magazynu przy tej samej obsadzie
Innowacyjne rozwiązania techniczne
Wykorzystanie istniejących systemów
- Espresso jako warstwa integracyjna zamiast pisania parsera od zera
- SQL jako most między systemami – bezpośredni dostęp do bazy
- Wykorzystanie API Insert Navireo dla szybkich integracji
Automatyzacja end-to-end
- Dostawa z Niemiec → Automat XML → Aktualizacja stanów
- Analiza systemu → Porównanie z zamówieniami B2B → Alokacja cen
- Automatyczne przypisanie → Zamówienia dla klientów
- Dziennikowanie → Widoczność w czasie rzeczywistym
- Kompletacja → Skanowanie według listy
- Dokumenty → WZ + faktura jednym klikiem
- Wysyłka → Automatyczne etykiety kurierskie
Wykorzystanie AI w procesach
- ChatGPT do analizy procesów i identyfikacji wąskich gardeł
- Automatyczna dokumentacja techniczna
- Planowane wdrożenie ML do prognozowania popytu
Perspektywy rozwoju:
Q3 2025: Inteligentna windykacja
- System automatycznych SMS/WhatsApp do handlowców (spersonalizowane wiadomości AI)
- Motywacyjne prowizje uzależnione od terminowości płatności
- Kolorowanie produktów przecenionych w zamówieniach
- Automatyczne generowanie cenników
Q4 2025: E-commerce B2B 2.0
- Nowa platforma B2B zintegrowana z Insert Navireo
- Personalizowane cenniki dla każdego salonu
- System rekomendacji oparty na historii zakupów
Q1 2026: Predykcyjna logistyka
- Algorytmy ML do prognozowania popytu
- Automatyczne zamówienia do dostawców
- Optymalizacja stanów magazynowych
- AI – wymyślanie nowych sposobów na gospodarkę magazynową
Lekcje z wdrożenia: Najlepsze praktyki Atisoft
✅ Co się sprawdziło
- Długi okres testów równoległych
- 6 miesięcy dostępu do środowiska testowego
- Oswajanie użytkowników bez presji czasowej
- Etapowe wdrażanie funkcjonalności
- Najpierw stabilne podstawy, potem automatyzacje
- Czas na feedback między etapami
- Wykorzystanie istniejących narzędzi
- Espresso jako gotowa warstwa integracyjna
- SQL dla szybkiej wymiany danych
- Zaangażowanie wszystkich działów
- Warsztaty z każdym zespołem osobno
- Wspólne ustalenie standardów procesowych
Dlaczego ERP Navireo + Atisoft?
Dla CEO:
- Zwrot inwestycji w mniej niż rok
- Kontrola nad rozwojem systemu
- Atisoft- partner technologiczny, nie tylko dostawca
Dla CFO:
- Przewidywalne koszty wdrożenia
- Eliminacja kosztów błędów operacyjnych
- Znacząca poprawa cash flow
Dla COO:
- Automatyzacja rutynowych zadań
- Skalowalność bez ograniczeń
- KPI w czasie rzeczywistym
Podsumowanie: Kompleksowa transformacja cyfrowa
Optiblok osiągnął pełną transformację od rozproszonego, ręcznego systemu do w pełni zintegrowanej platformy cyfrowej opartej na Navireo ERP.
Kluczowe osiągnięcia:
- 94% szybsze wdrażanie zmian (z 18 miesięcy do 2-4 tygodni)
- 100% automatyzacja krytycznych procesów
- 2 pełne etaty oszczędności w czasie pracy
- 40% wzrost wydajności magazynu
- 30% uwolnionego cash flow
💬 Głos Klienta
„Poprzedni system był poważnym ograniczeniem rozwoju – realizacja nawet prostych zmian trwała miesiącami. Dzięki współpracy z Atisoft wdrożyliśmy automatyzację, która działa w czasie rzeczywistym. Na przykład, zamówienia z platformy B2B są teraz natychmiast rejestrowane w systemie Navireo i realizowane automatycznie. Pamiętam moment wdrożenia doskonale – w piątek o 17:00 wyłączyliśmy Softlab, a w poniedziałek rano system przyjął pierwsze 50 zamówień bez jakiejkolwiek interwencji. Wtedy wiedziałem, że odnieśliśmy sukces. Ogromne znaczenie miała tu elastyczność i doświadczenie zespołu Atisoft – dzięki temu mogliśmy rozwinąć współpracę w wielu obszarach. Doceniam także ich podejście do komunikacji – kontakt był stały, nie było przestojów ani niedomówień. Ostatecznie wszystko zadziałało tak, jak powinno, a zespół jest bardzo zadowolony z efektów. Atisoft to nie tylko dostawca oprogramowania – to nasz partner technologiczny, który naprawdę rozumie nasz biznes.” – Maciej Lach, Sales Director, Optiblok
Czy Twoja firma też wyrosła ze swojego systemu?
Nie czekaj na zmiany. Poznaj możliwości Insert Navireo ERP i przekonaj się, jak Atisoft może zrewolucjonizować Twoje procesy biznesowe.
🎯 Skontaktuj się z nami już dziś
📞 Bezpłatna konsultacja: Umów rozmowę
📧 Email: biuro@atisoft.pl
🌐 Więcej informacji: atisoft.pl
Dołącz do grona zadowolonych klientów Atisoft i rozpocznij swoją transformację cyfrową już dziś!