Automatyczne rozliczanie napraw pojazdów leasingowych – z całego dnia do około godziny.

CASE STUDY · ATI IMPORT 2.0

Jak operator zarządzania flotą zaoszczędził 87% czasu, łącząc Saldeo Smart, KSeF i InsERT Subiekt GT dzięki Ati Import 2.0

W tym artykule

1. Klient i jego proces
2. Wyzwanie: trzy dokumenty do każdej faktury
3. Jak działa Ati Import 2.0
4. Przebieg wdrożenia
5. Efekty wdrożenia
6. Dla kogo jest to rozwiązanie
7. Najczęstsze pytania

Firmy, które pośredniczą między warsztatem a właścicielem pojazdu, do każdej faktury zakupu wystawiają kolejne dokumenty. Gdy faktur jest kilkadziesiąt dziennie, a każda wymaga danych pojazdu i szkody, ręczne refakturowanie zajmuje cały dzień pracy. Automatyczne refaktury w Subiekcie GT przejmują tę pracę, jeśli program zna reguły rozliczeń z każdym kontrahentem.

W tym case study pokazujemy wdrożenie programu Ati Import 2.0 u operatora zarządzania flotą: jak wyglądała praca działu rozliczeń przed zmianą, jak program łączy SaldeoSMART z Subiektem GT i co zmieniło się po uruchomieniu.

Klient: firma zarządzająca flotami pojazdów leasingowych

Klient przejmuje od firm i leasingodawców pełną obsługę samochodów służbowych, od zgłoszenia szkody do zakończenia naprawy. Prowadzi własne call center i pomoc techniczną dla kierowców. Pilnuje terminów przeglądów i badań technicznych. Organizuje auta zastępcze, wymianę opon i usługi door-to-door. W szkodach komunikacyjnych prowadzi cały proces między ubezpieczycielem, serwisem i użytkownikiem auta, łącznie z oględzinami i dokumentacją szkodową. Kontroluje też jakość napraw. Całą obsługę udostępnia klientom we własnym systemie informatycznym z aplikacją mobilną i raportami.

Dla właściciela floty jest jednym punktem kontaktu. To oznacza, że faktury z całej sieci warsztatów trafiają do jednego działu rozliczeń.

Wyzwanie: trzy dokumenty do każdej faktury z warsztatu

Warsztaty z całej Polski wystawiają faktury za naprawy, a faktury przychodzą przez KSeF do Saldeo Smart. W jednej naprawie biorą udział cztery strony: warsztat, leasingodawca, ubezpieczyciel i użytkownik pojazdu. Dokumenty muszą odpowiadać ustaleniom z każdą z nich. Leasingodawca dostaje refakturę we własnej serii numeracji, z ustalonym terminem płatności i wzorem wydruku. Warsztat rozlicza prowizję według indywidualnej stawki. Na dokumentach musi się znaleźć zestaw danych, które przypisują koszt do konkretnego auta i szkody. Większe naprawy są fakturowane w częściach, więc dochodzi rozliczanie faktur zaliczkowych i końcowych. Przy kilkudziesięciu fakturach dziennie z sieci warsztatów w całej Polsce ręczne przenoszenie tych danych zajmowało cały dzień pracy.

Do każdej faktury dział rozliczeń musi:

1. wprowadzić fakturę zakupu do Subiekta GT, razem z danymi pojazdu i szkody,
2. wystawić refakturę na właściwego leasingodawcę, z jego serią numeracji, terminem płatności i wzorem wydruku,
3. wystawić fakturę prowizyjną dla serwisu, ze stawką ustaloną dla danego warsztatu,
4. rozliczyć faktury zaliczkowe i końcowe, gdy naprawa była fakturowana w częściach.

Wcześniej służył do tego starszy program i arkusze Excel z makrami, a część danych wpisywano w arkuszu ręcznie. Reguły starego programu były zamknięte w bibliotece bez kodu źródłowego, więc nie dało się ich zmieniać. Przy kilkudziesięciu fakturach dziennie ręczne przenoszenie danych zajmowało cały dzień pracy.

Ponieważ faktury przychodzą teraz przez KSeF, nowe rozwiązanie miało brać dane wprost z e-faktury.

Rozwiązanie: Ati Import 2.0

Przygotowaliśmy dla klienta program, który łączy Saldeo Smart z Subiektem GT przez oficjalny interfejs InsERT do współpracy z innymi programami (Sfera).

Jedna faktura z Saldeo, trzy dokumenty w Subiekcie. Program pobiera faktury z Saldeo (tylko odczytuje, niczego tam nie zmienia), także automatycznie. Dla każdej tworzy w Subiekcie GT fakturę zakupu, refakturę na leasingodawcę i fakturę prowizyjną dla serwisu. Faktury sprzedaży powstają jako e-Faktury KSeF, a ich PDF trafia do katalogu wskazanego dla danego leasingodawcy.

Dane prosto z e-faktury. Program czyta dane z pliku XML e-faktury KSeF. Numer rejestracyjny, VIN, numer szkody, marka, ubezpieczyciel, numer umowy leasingu i numer zlecenia zapisują się w dodatkowych polach dokumentów w Subiekcie GT.

Wdrożenie: od testów do uruchomienia w październiku 2026

1. Analiza i testy (lato-wrzesień 2026). Testy na kopii bazy Subiekta GT, z odtworzeniem reguł dotychczasowego procesu.
2. Uruchomienie produkcyjne 5 października 2026. Przeniesienie ustawień z bazy testowej kreatorem migracji i szkolenie z obsługi. W programie jest samouczek i instrukcja.
3. Dopracowanie w pierwszych tygodniach. Daty i terminy płatności według ustaleń z księgowością, faktury sprzedaży jako e-Faktury KSeF, komplet danych pojazdu na dokumentach, rozpoznawanie leasingodawcy po typie dokumentu w SaldeoSMART.

Efekty wdrożenia Ati Import 2.0

Według działu rozliczeń obsługa faktur i refaktur, która wcześniej zajmowała cały dzień pracy, trwa teraz około godziny dziennie.

Dane o czasie pracy pochodzą z relacji działu rozliczeń po pierwszym tygodniu pracy na nowym programie, przy kilkudziesięciu fakturach dziennie.

Dla kogo jest Ati Import 2.0

Rozwiązanie jest dla firm, które na podstawie faktur zakupu wystawiają kolejne dokumenty, np. refaktury, i potrzebują integracji z systemem obiegu dokumentów. Proces mamy dobrze rozpoznany u klientów SaldeoSMART, ale możemy go przygotować także dla innych systemów obiegu dokumentów.

Najczęstsze pytania