W skrócie
- Od 1 stycznia 2027 r. Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców.
- Kończy się limit 10 000 zł miesięcznie dla najmniejszych firm.
- Faktury z kas rejestrujących i paragony z NIP przestają funkcjonować jako faktury.
- W przelewach B2B trzeba podawać numer KSeF.
- Kary pieniężne za błędy w KSeF mają zostać odroczone do 1 stycznia 2028 r. Sejm uchwalił ustawę 6 listopada 2026 r., ale dopóki nie przejdzie przez Senat, nie podpisze jej Prezydent i nie zostanie opublikowana, nie jest to obowiązujące prawo.
- Sam obowiązek korzystania z KSeF nie jest przesuwany.
Od kwietnia 2026 r. większość firm wystawia faktury w Krajowym Systemie e-Faktur. Wiele osób traktuje więc temat KSeF jako zamknięty. Tymczasem 1 stycznia 2027 r. to ostatni etap wdrożenia – i zmiany, które dotkną nie tylko najmniejszych przedsiębiorców, ale też firmy, które z KSeF korzystają od początku.
Do tego dochodzi pytanie, które słyszymy od klientów najczęściej: czy od stycznia 2027 r. urząd skarbowy zacznie nakładać kary? Odpowiedź brzmi: według obowiązujących przepisów – tak, ale Sejm uchwalił już ustawę, która przesuwa kary o rok. Teraz zajmie się nią Senat. Wyjaśniamy, co jest już pewne, a co dopiero w trakcie prac legislacyjnych.
Stan prawny na 12 listopada 2026 r.
Harmonogram KSeF – gdzie jesteśmy
Obowiązkowy KSeF wchodził w życie etapami. Odbieranie faktur zakupowych przez KSeF obowiązuje wszystkich od 1 lutego 2026 r., a wystawianie faktur w systemie – według poniższego harmonogramu:
| Data | Kogo dotyczy | Status |
|---|---|---|
| 1 lutego 2026 r. | Najwięksi podatnicy – wartość sprzedaży (z VAT) w 2024 r. powyżej 200 mln zł | Obowiązuje |
| 1 kwietnia 2026 r. | Pozostali podatnicy, w tym jednoosobowe działalności oraz małe i średnie firmy | Obowiązuje |
| 1 stycznia 2027 r. | Wszyscy – koniec okresów przejściowych (limit 10 000 zł, faktury z kas rejestrujących) | Ostatni etap |
| 1 stycznia 2028 r. | Planowany start kar pieniężnych za błędy w KSeF (ustawa uchwalona przez Sejm, czeka na Senat i podpis Prezydenta – szczegóły niżej) | W trakcie prac |
Ministerstwo Finansów potwierdza to wprost: z końcem 2026 r. wygasa okres przejściowy dla podatników, których sprzedaż dokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie, dlatego od 1 stycznia 2027 r. korzystanie z KSeF staje się obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców (komunikat na podatki.gov.pl).
Kto wchodzi do KSeF 1 stycznia 2027 r.?
| Sytuacja | Do 31 grudnia 2026 r. | Od 1 stycznia 2027 r. |
|---|---|---|
| Sprzedaż na fakturach do 10 000 zł brutto miesięcznie | Faktura w PDF lub na papierze, poza KSeF | Faktura w KSeF |
| Faktura wystawiana przy kasie rejestrującej | Może być poza KSeF | Faktura w KSeF |
| Paragon z NIP do 450 zł brutto | Traktowany jak faktura uproszczona | Nie jest fakturą – potrzebna faktura w KSeF |
| Paragon dla konsumenta (bez NIP) | Poza KSeF | Bez zmian – poza KSeF |
1. Najmniejsze firmy – koniec limitu 10 000 zł
Do końca 2026 r. firma może wystawiać faktury poza KSeF (w PDF lub na papierze), jeżeli łączna wartość sprzedaży z VAT udokumentowanej takimi fakturami w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł. Fakturę, którą przekracza się limit, i wszystkie kolejne trzeba już wystawić w KSeF.
Od 1 stycznia 2027 r. ten wyjątek przestaje obowiązywać. Dotyczy to zarówno czynnych podatników VAT, jak i firm zwolnionych z VAT – drobnych usługodawców, rzemieślników, działalności sezonowych.
2. Sprzedawcy wystawiający faktury przy kasie rejestrującej
Faktury wystawiane przy użyciu kas rejestrujących mogą funkcjonować poza KSeF tylko do 31 grudnia 2026 r. Od 2027 r. kasa nadal rejestruje sprzedaż dla konsumentów i drukuje paragony, ale faktury dla firm trzeba wystawiać w KSeF.
3. Paragon z NIP do 450 zł przestaje być fakturą uproszczoną
Dziś paragon z NIP nabywcy na kwotę do 450 zł brutto jest traktowany jak faktura uproszczona. Od 1 stycznia 2027 r. to się kończy – sprzedaż na rzecz firmy trzeba udokumentować fakturą ustrukturyzowaną w KSeF.
Co zmienia się dla firm, które już są w KSeF?
Jeśli Twoja firma wystawia faktury w KSeF od lutego lub kwietnia 2026 r., styczeń 2027 r. i tak przyniesie zmiany w codziennej pracy.
Numer KSeF w tytule przelewu
Od 1 stycznia 2027 r. przy płatnościach między czynnymi podatnikami VAT za faktury ustrukturyzowane trzeba podawać numer KSeF faktury (albo identyfikator zbiorczy, gdy płacisz za kilka faktur jednym przelewem) – również w przelewach z mechanizmem podzielonej płatności (split payment).
W praktyce oznacza to, że dział finansowy musi mieć numer KSeF przy każdej fakturze zakupowej, którą opłaca – a program księgowy powinien przenosić go do płatności i paczek przelewów.
Więcej e-faktur od drobnych dostawców
Od stycznia e-faktury w KSeF zaczną wystawiać także Twoi najmniejsi kontrahenci i dostawcy, którzy dotąd przysyłali PDF-y. Dla działu zakupów to dobra wiadomość – wszystkie faktury kosztowe w jednym miejscu. Pod warunkiem, że pobieranie faktur z KSeF i ich dopasowanie do kontrahentów w programie działa sprawnie.
Koniec „faktur z kasy” przy zakupach
Wydatki dokumentowane do tej pory paragonem z NIP (paliwo, drobne materiały) od 2027 r. wymagają faktury z KSeF. Jeżeli w firmie rozlicza się dużo takich zakupów, warto przejrzeć procedurę obiegu dokumentów.
Kary za KSeF – 2027 czy 2028?
Co mówią obowiązujące przepisy
Kary pieniężne (art. 106ni ustawy o VAT) mają według obecnych przepisów obowiązywać od 1 stycznia 2027 r. Dotyczą m.in.:
- wystawienia faktury poza KSeF, gdy obowiązuje KSeF,
- wystawienia faktury w nieprawidłowym formacie,
- nieprzesłania do KSeF w terminie faktury wystawionej w trybie offline lub podczas awarii systemu.
Wysokość kary:
Na jakim etapie jest ustawa
Ministerstwo Finansów zapowiedziało odroczenie kar.
Projekt nowelizacji ustawy o VAT (nr UD477) opublikowano w Rządowym Centrum Legislacji.
Rządowy projekt, który wydłuża okres bez kar do 31 grudnia 2027 r., trafił do Sejmu (druk nr 3245).
Sejmowa Komisja Finansów Publicznych przyjęła projekt bez poprawek.
Sejm uchwalił ustawę bez poprawek (437 głosów za).
Ustawa trafiła do Senatu – czeka na jego stanowisko.
Podpis ustawy.
Publikacja – ustawa ma wejść w życie 31 grudnia 2026 r.
Aktualny etap prac sprawdzisz na stronie Sejmu: przebieg procesu legislacyjnego – druk nr 3245.
Scenariusz 1: ustawa wejdzie w życie na czas
Senat przyjmie ustawę, Prezydent ją podpisze i zostanie opublikowana na czas (ma wejść w życie 31 grudnia 2026 r.).
Kary z art. 106ni od 1 stycznia 2028 r.
Scenariusz 2: ustawa nie wejdzie w życie na czas
Kary ruszą zgodnie z obecnym przepisem.
Kary od 1 stycznia 2027 r.
Odroczenie kar to nie odroczenie obowiązku
To najważniejsza informacja w całym temacie. Ministerstwo Finansów podkreśla, że brak kar nie oznacza rezygnacji z obowiązku stosowania KSeF. Krajowa Administracja Skarbowa ma reagować na wystawianie faktur poza systemem (poza przypadkami przewidzianymi w przepisach) i sprawdzać, czy niestosowanie KSeF nie prowadzi do nierzetelnego rozliczania VAT.
Innymi słowy: rok 2027 to czas na dopracowanie procesów, a nie na odkładanie wdrożenia.
KSeF 2027 w programach InsERT
Programy InsERT obsługują KSeF – wystawianie, wysyłkę i pobieranie e-faktur. Pod kątem zmian od 1 stycznia 2027 r. najważniejszy jest numer KSeF w płatnościach. InsERT wprowadził go w wersjach wydanych jesienią 2026 r.
| Linia programów | Wersja z numerem KSeF w płatnościach | Data wydania |
|---|---|---|
| InsERT GT Subiekt GT, Rewizor GT, Rachmistrz GT |
1.90 (aktualnie 1.90 HF1) | 4 listopada 2026 r. (HF1) |
| InsERT nexo Subiekt nexo, Rewizor nexo, Rachmistrz nexo |
62.0.0, poprawki w 62.0.1 i 62.0.2 | 21 października – 3 listopada 2026 r. |
| Navireo | Osobny cykl wydań – sprawdzimy z Tobą | – |
InsERT GT – wersja 1.90 (aktualnie 1.90 HF1 z 4 listopada 2026 r.)
- Subiekt GT, Rewizor GT i Rachmistrz GT: moduł Homebanking rozlicza rozrachunki na podstawie numeru KSeF odczytanego z tytułu przelewu, a numer KSeF widać w historii rozliczenia.
- Subiekt GT i Rewizor GT: tytuł płatności dla transakcji oczekujących można generować według numeru KSeF, a numer KSeF jest też w oknie dodawania kompensat i na ich wydruku.
- We wszystkich trzech programach: podgląd e-faktury KSeF bezpośrednio z okien Należność, Zobowiązanie i Rozlicz.
- Rewizor GT i Rachmistrz GT: kolumna „Numer KSeF” w ewidencjach VAT oraz w oknie importu z plików JPK_VAT i JPK_V7, z kontrolą powielonych numerów KSeF.
Szczegóły: listy zmian Subiekta GT, Rewizora GT i Rachmistrza GT.
InsERT nexo – wersje 62.0.0 (21 października 2026 r.), 62.0.1 (27 października 2026 r.) i 62.0.2 (3 listopada 2026 r.)
- Numer KSeF na rozrachunkach: pole z numerem KSeF jest na wszystkich rodzajach rozrachunków i synchronizuje się automatycznie z zapisami księgowymi, VAT i dokumentami Subiekta. Przy konwersji bazy do wersji 62.0.0 numer jest przepisywany z dokumentów źródłowych.
- Płatności i wyciągi: tytuł rozliczenia pojedynczego rozrachunku zawiera numer KSeF, a przy wczytywaniu wyciągów (MT-940, CSV, bankowość online) program rozlicza rozrachunki automatycznie po numerze KSeF.
- Kompensaty, wezwania do zapłaty i noty odsetkowe mają pole z numerem KSeF, a z rozrachunku można otworzyć podgląd e-faktury.
- Rewizor nexo przenosi numer KSeF do dekretów, poleceń księgowania i bilansu otwarcia, także przy przenoszeniu nierozliczonych rozrachunków z GT. Wersja 62.0.1 poprawia rozliczanie zaksięgowanego rozrachunku z numerem KSeF, a wersja 62.0.2 – wysyłanie kolejnych korekt faktur do KSeF.
Szczegóły: listy zmian Subiekta nexo, Rewizora nexo i Rachmistrza nexo.
Navireo
Navireo korzysta z tego samego silnika co InsERT GT, ale ma osobny cykl wydań. Jeśli pracujesz w Navireo, sprawdzimy z Tobą, która wersja obsługuje numer KSeF w płatnościach w Twojej konfiguracji.
Jeśli korzystasz z niestandardowych rozwiązań – np. modyfikacji XML e-faktur w Subiekcie GT lub Navireo – po każdej większej aktualizacji warto sprawdzić, czy faktury nadal przechodzą walidację schematu FA(3).
Co zrobić przed 1 stycznia 2027 r.?
- Sprawdź, czy korzystasz z okresu przejściowego. Limit 10 000 zł, faktury z kasy, paragony z NIP jako faktury – jeśli tak, od stycznia wszystkie faktury dla firm wystawiasz w KSeF.
- Zaktualizuj program InsERT – co najmniej do wersji 1.90 HF1 (InsERT GT) lub 62.0.2 (InsERT nexo) – i upewnij się, że masz aktywny abonament.
- Zweryfikuj dostęp do KSeF – uprawnienia, certyfikaty lub tokeny dla osób, które wystawiają i pobierają faktury.
- Przygotuj płatności – czy numer KSeF trafia z faktury zakupowej do przelewu lub paczki przelewów?
- Uprzedź pracowników, że od 2027 r. paragon z NIP nie zastąpi faktury przy zakupach firmowych.
- Nie zakładaj, że odroczenie kar jest przesądzone – śledź prace w Senacie i publikację ustawy, a fakturuj zgodnie z obowiązkiem od 1 stycznia.
Najczęstsze pytania
Tak. Z końcem 2026 r. wygasają okresy przejściowe – limit 10 000 zł miesięcznie dla najmniejszych firm oraz możliwość wystawiania faktur z kas rejestrujących. Od 1 stycznia 2027 r. faktury dla firm wystawia się w KSeF, niezależnie od wielkości przedsiębiorstwa.
Jeszcze nie ostatecznie. Sejm uchwalił 6 listopada 2026 r. nowelizację ustawy o VAT, która przesuwa kary na 1 stycznia 2028 r. Ustawę musi jeszcze przyjąć Senat i podpisać Prezydent, a trzeba ją opublikować przed 31 grudnia 2026 r. Do tego czasu obowiązuje termin 1 stycznia 2027 r.
Do 100% kwoty VAT wykazanej na fakturze. Jeżeli faktura nie wykazuje podatku – do 18,7% kwoty należności ogółem. Kary wynikają z art. 106ni ustawy o VAT.
Nie. Od 1 stycznia 2027 r. paragon z NIP przestaje pełnić funkcję faktury uproszczonej. Sprzedaż na rzecz firmy trzeba udokumentować fakturą w KSeF. Zwykłe paragony dla konsumentów pozostają bez zmian.
Od 1 stycznia 2027 r. – tak (albo identyfikator zbiorczy przy płatności za kilka faktur), przy płatnościach między czynnymi podatnikami VAT za faktury ustrukturyzowane, również w przelewach z mechanizmem podzielonej płatności. Warto sprawdzić, czy Twój program przenosi numer KSeF do płatności.
Nie. Odroczenie dotyczy wyłącznie kar pieniężnych, a nie obowiązku. Ministerstwo Finansów zapowiada, że administracja skarbowa będzie reagować na faktury wystawiane poza systemem i sprawdzać, czy nie prowadzi to do nierzetelnego rozliczania VAT.
Podsumowanie
1 stycznia 2027 r. KSeF obejmuje wszystkich: najmniejsze firmy, sprzedaż z kas rejestrujących i faktury uproszczone. Firmy, które są w systemie od 2026 r., muszą dodatkowo przygotować płatności z numerem KSeF i zmienić podejście do zakupów dokumentowanych paragonem z NIP.
Kary za błędy w KSeF najpewniej ruszą od 2028 r., ale dopóki nowelizacja nie zostanie opublikowana, obowiązuje termin z 2027 r. A obowiązek korzystania z KSeF obowiązuje bez względu na kary.
Jako Autoryzowany Partner InsERT – jedna z 8 takich firm w Polsce – pomagamy użytkownikom Subiekta, Rewizora, Rachmistrza i Navireo przejść przez kolejne etapy KSeF: od konfiguracji, przez modyfikacje e-faktur, po wsparcie serwisowe.
Przygotuj firmę na KSeF 2027
Sprawdzimy konfigurację Twojego programu InsERT i podpowiemy, co zmienić przed 1 stycznia.
Email: biuro@atisoft.pl | Telefon: +48 (22) 398 32 45