Seryjne wystawianie dokumentów w Subiekcie GT

SPIS TREŚCI

1. Jak działa program do seryjnego wystawiania dokumentów
2. Jaki problem rozwiązał w dziale reklamacji
3. W jakich procesach sprawdzi się w Twojej firmie
4. Co warto wiedzieć przed wdrożeniem
5. Najczęstsze pytania
6. Podsumowanie

W wielu firmach jedna operacja wymaga wystawienia kilku lub kilkunastu dokumentów naraz. Każdy z nich dotyczy tego samego kontrahenta, ale musi być rozliczany osobno. W Subiekcie GT oznacza to wpisywanie każdego dokumentu od początku – z tym samym kontrahentem, adresem i uwagami. Seryjne wystawianie dokumentów rozwiązuje ten problem: dane wprowadza się raz, a program tworzy z nich całą serię.

Jak działa program do seryjnego wystawiania dokumentów

Cała praca odbywa się w jednym oknie. Formularz zgłoszenia składa się z kilku części:

• kontrahent – wyszukiwanie po numerze klienta, nazwie lub NIP, z podpowiedziami wyświetlanymi w trakcie wpisywania,
• adres dostawy – lista adresów zapisanych w kartotece kontrahenta; nowy adres można dodać bezpośrednio z programu, a zostanie on zapisany również w Subiekcie GT,
• pozycje – tabela, w której każdy wiersz odpowiada jednemu przyszłemu dokumentowi; po wpisaniu symbolu nazwa i cena uzupełniają się automatycznie z kartoteki, a dla każdego wiersza można ustawić ilość, rodzaj, powód i cenę,
• podgląd – wydruk można sprawdzić, zanim dokumenty zostaną zapisane w Subiekcie GT,
• Zapisz i drukuj – program tworzy w Subiekcie GT tyle dokumentów, ile jest wierszy, pobiera nadane im numery i drukuje jeden wspólny dokument dla klienta.

Dokumenty zapisane przez program niczym nie różnią się od wystawionych ręcznie. Otrzymują numery zgodne z numeracją Subiekta GT, są widoczne na standardowej liście dokumentów i można na nich wykonywać wszystkie zwykłe operacje.

Komplet informacji w uwagach dokumentu

Do pola Uwagi każdego dokumentu program przenosi wszystkie dane wpisane w danym wierszu oraz godzinę zapisu. Godzina ma tu duże znaczenie, ponieważ Subiekt GT przechowuje wyłącznie datę dokumentu. Dzięki niej można odróżnić od siebie kilka dokumentów wystawionych jednego dnia dla tego samego kontrahenta. Osoba, która później rozlicza dokumenty, widzi wszystkie potrzebne informacje bezpośrednio na liście – bez otwierania każdego dokumentu.

Bezpieczna obsługa przerwanego zapisu

Gdy zapis serii zostanie przerwany, na przykład na siódmej z dziesięciu pozycji, program wyświetla, które dokumenty zostały zapisane w Subiekcie GT i jakie otrzymały numery, a których nie udało się utworzyć. Formularz pozostaje wypełniony, więc pracownik nie musi wprowadzać danych od nowa. Numerów nadanych przez Subiekt GT nie można cofnąć, dlatego program zawsze pokazuje rzeczywisty stan zapisu.

Funkcje pomocnicze i czas zapisu

Program zapamiętuje wybraną drukarkę, umożliwia ponowny wydruk ostatniego zgłoszenia i informuje o stanie pracy na pasku statusu.

Zapis jednego dokumentu trwa około 2,5 sekundy, więc seria dziesięciu dokumentów powstaje w około pół minuty, nie licząc czasu druku. To wartość z naszych pomiarów – w konkretnej firmie zależy od kondycji bazy danych, sieci i drukarki.

Jaki problem rozwiązał w dziale reklamacji

Program powstał dla działu reklamacji firmy z branży optycznej. Klient tej firmy otrzymuje oprawkę na wymianę, zanim odeśle uszkodzony egzemplarz, i ma 30 dni na jego zwrot. Każda oprawka wraca w innym terminie i jest rozliczana osobno. Z tego powodu jedna oprawka musi być jednym wydaniem zewnętrznym (WZ), a nie pozycją na wspólnym dokumencie – inaczej nie da się rozliczyć jednej pozycji, pozostawiając pozostałe otwarte.

Subiekt GT nie przewiduje wystawienia serii dokumentów z jednego wpisu, dlatego przed wdrożeniem praca wyglądała następująco:

• pracownik wpisywał każde wydanie osobno, za każdym razem podając kontrahenta, adres dostawy i uwagi,
• klient otrzymywał tyle wydruków, ile oprawek, i każdy musiał podpisać oddzielnie,
• po kilku dniach trudno było ustalić, które wydanie dotyczy której oprawki, ponieważ wszystkie miały tę samą datę i tego samego kontrahenta.

Po wdrożeniu pracownik wypełnia jeden formularz, w Subiekcie GT powstaje tyle wydań, ile pozycji, a klient otrzymuje jeden dokument obejmujący wszystkie wydane oprawki. Zwroty są rozliczane bezpośrednio z listy dokumentów, ponieważ każde wydanie zawiera komplet informacji o swojej pozycji.

Własny wzorzec wydruku

Wydruk dla klienta nie korzysta ze wzorców Subiekta GT – generuje go nasz program. Dzięki temu mamy pełny wpływ na układ strony, zestaw kolumn i dodatkowe sekcje. Na dokumencie znalazły się między innymi kod kreskowy z numerem pierwszego wydania oraz informacja o terminie zwrotu, czyli elementy, których standardowe wzorce Subiekta GT nie obejmują. Zmiana wyglądu wydruku nie wymaga żadnych zmian w Subiekcie GT.

W jakich procesach sprawdzi się w Twojej firmie

Choć program powstał do obsługi reklamacji, jego mechanizm nie jest związany z tym procesem. Schemat działania pozostaje zawsze ten sam: jeden formularz, seria dokumentów w Subiekcie GT, jeden wspólny wydruk.

Program można dostosować do innych typów dokumentów – przyjęć, przesunięć międzymagazynowych, rozchodów wewnętrznych, zamówień czy faktur – oraz do innych procesów, na przykład:

• wydań sprzętu na serwis lub w wypożyczenie – gdy każdy egzemplarz wraca w innym terminie,
• wydań materiałów na budowy, kontrakty lub dla ekip – gdy każde wydanie jest później rozliczane osobno,
• zwrotów od odbiorców – gdy każda pozycja jest rozpatrywana oddzielnie,
• wydań dla pracowników – gdy dla każdego przedmiotu trzeba prowadzić osobną historię,
• fakturowania seryjnego – gdy z jednej listy trzeba wystawić wiele faktur; w tym wariancie program można rozbudować o wybór kontrahenta przy każdej pozycji, dzięki czemu jeden formularz tworzy faktury dla różnych odbiorców.

Jeśli w Twojej firmie w krótkim czasie powstaje kilka podobnych dokumentów, które różnią się tylko pojedynczymi parametrami, ten program będzie skutecznym rozwiązaniem.

Przy dostosowaniu programu zmienia się typ dokumentu, zestaw pól, słowniki i wygląd wydruku. Sposób działania pozostaje bez zmian, dlatego wdrożenie trwa krócej niż budowa nowego rozwiązania od podstaw. Jako Autoryzowany Partner InsERT – jedna z 8 takich firm w Polsce – przygotowujemy takie programy z wykorzystaniem oficjalnych mechanizmów zapisu dokumentów w Subiekcie GT.

Co warto wiedzieć przed wdrożeniem

• Sfera dla Subiekta GT – na każdym stanowisku, na którym działa program, wymagany jest Subiekt GT z dodatkiem Sfera. To dodatek InsERT, który pozwala zewnętrznym programom zapisywać dokumenty w Subiekcie. Sfera jest licencjonowana osobno i jest warunkiem koniecznym działania programu.
• Numeracja dokumentów – numerów nadanych przez Subiekt GT nie można cofnąć. Jeśli zapis serii zostanie przerwany, zapisane dokumenty pozostają w systemie i trzeba je obsłużyć ręcznie. Program wskazuje dokładnie, których dokumentów to dotyczy.
• Wzorzec wydruku – wydruk przygotowujemy indywidualnie dla każdej firmy, z jej układem, logo i danymi. To osobna część pracy przy każdym wdrożeniu.
• Zakres programu – program wystawia i drukuje dokumenty. Nie zastępuje systemu obiegu dokumentów i nie rozlicza zgłoszeń – to nadal zadanie pracownika.

Najczęstsze pytania

Podsumowanie

Subiekt GT nie pozwala wystawić serii dokumentów z jednego wpisu, a w wielu procesach jest to niezbędne. Opisany program uzupełnia tę lukę: pracownik wypełnia jeden formularz, w Subiekcie GT powstaje osobny dokument dla każdej pozycji, a klient otrzymuje jeden wspólny wydruk.

Mechanizm nie zależy od branży ani rodzaju dokumentu. Dostosowanie go do innego procesu polega na zmianie ustawień, pól formularza i wyglądu wydruku.

Jeśli w Twojej firmie trzeba regularnie wystawiać wiele podobnych dokumentów, opisz nam ten proces w kilku zdaniach. Odpowiemy, czy ten program będzie skutecznym rozwiązaniem i co trzeba w nim dostosować.