Audyt systemów InsERT

SPIS TREŚCI

1. Kiedy warto wykonać audyt systemów InsERT?
2. 10 sygnałów, że czas na audyt
3. Dlaczego KSeF ujawnił problemy, które istniały od lat?
4. Jak wygląda audyt krok po kroku?
5. Co sprawdzamy podczas audytu?
6. Co można zautomatyzować?
7. Jakie efekty najczęściej osiągają firmy?
8. Nasze doświadczenie
9. Najczęstsze pytania
10. Podsumowanie

Systemy InsERT potrafią znacznie więcej, niż wykorzystuje większość firm. Audyt pozwala znaleźć miejsca, w których codzienna praca jest wykonywana ręcznie, mimo że program potrafi zrobić ją automatycznie. Efektem nie jest raport „do szuflady”, ale lista konkretnych usprawnień wraz z oceną czasu, kosztów i priorytetów wdrożenia.

Kiedy warto wykonać audyt systemów InsERT?

Większość firm decyduje się na audyt dopiero wtedy, gdy pojawia się wyraźny problem: wdrożenie KSeF, wzrost liczby dokumentów, nowe osoby w zespole albo coraz dłuższy czas realizacji tych samych zadań.

Tymczasem problemy zwykle narastają stopniowo. Program został poprawnie wdrożony kilka lat temu. Firma się rozwijała, zmieniały się przepisy, pojawiały się nowe funkcje InsERT – ale sposób pracy pozostał taki sam. W efekcie coraz więcej czynności wykonywanych jest ręcznie, mimo że system potrafi je zautomatyzować.

Audyt warto rozważyć szczególnie wtedy, gdy:

10 sygnałów, że czas na audyt

Każdy z poniższych objawów osobno to drobiazg. Jeśli kilka brzmi znajomo – to sygnał, że system pracuje tylko częściowo, a resztę robią ludzie.

Dlaczego KSeF ujawnił problemy, które istniały od lat?

KSeF sam w sobie nie zwiększa liczby błędów ani nie tworzy nowych problemów. Pokazuje natomiast miejsca, w których proces był nieuporządkowany już wcześniej.

Przykładowo: faktury są odbierane poprawnie, ale ktoś ręcznie przypisuje kontrahenta – bo kartoteka nie była uzupełniona. Albo dokument trafia do programu, ale schemat księgowania wymaga każdorazowej korekty – bo schemat był ustawiony „z grubsza” i nigdy nie doprecyzowany. KSeF nie tworzy tych problemów. On sprawia, że stają się widoczne.

Jak wygląda audyt krok po kroku?

Krok 1: Rozmowa z użytkownikami

Nie zaczynamy od programu. Najpierw poznajemy sposób pracy zespołu. Rozmawiamy z osobami, które na co dzień klikają w system – księgowymi, kadrową, osobą odpowiedzialną za sprzedaż. Każda z nich widzi inny fragment procesu.

Krok 2: Analiza konfiguracji

Sprawdzamy ustawienia programu, schematy księgowania, uprawnienia użytkowników, integracje, konfigurację KSeF, połączenia z SaldeoSMART i Portalem Dokumentów InsERT oraz istniejące automatyzacje. Patrzymy nie tylko na to, co jest ustawione, ale też na to, czego brakuje.

Krok 3: Analiza procesów

Interesuje nas przede wszystkim: skąd trafiają dokumenty do systemu, kto je opisuje i księguje, gdzie w procesie pojawia się Excel, które dane są przepisywane ręcznie i gdzie zespół traci najwięcej czasu. Dopiero po takim rozpoznaniu można uczciwie powiedzieć, co warto zmienić.

Krok 4: Identyfikacja miejsc do usprawnienia

Każde zidentyfikowane usprawnienie przypisujemy do jednej z trzech grup:

Co sprawdzamy podczas audytu?

Zakres zawsze dopasowujemy do firmy. Inaczej wygląda analiza biura rachunkowego obsługującego wielu klientów, a inaczej audyt działu księgowego w firmie handlowej lub usługowej.

Co można zautomatyzować?

Jakie efekty najczęściej osiągają firmy?

Po audycie firma najczęściej otrzymuje:

• listę czynności, które można wyeliminować lub przenieść na system
• propozycje zmian konfiguracji możliwe do wdrożenia od razu
• listę funkcji dostępnych już teraz w InsERT, których nikt nie używa
• plan automatyzacji z podziałem na priorytety
• szacowany czas i koszt każdego usprawnienia
• informację, co firma może zrobić sama, a co warto zlecić

Koszt audytu odliczamy od wartości wdrożenia, jeśli zdecydujecie się realizować zmiany z nami. Na życzenie podpisujemy NDA przed rozpoczęciem – analiza zawsze dotyka wrażliwych danych operacyjnych.

Nasze doświadczenie

Od ponad 20 lat wdrażamy i rozwijamy systemy InsERT. W tym czasie pracowaliśmy zarówno z niewielkimi biurami rachunkowymi obsługującymi kilkunastu klientów, jak i z firmami, w których z jednego środowiska korzysta jednocześnie kilkadziesiąt osób. Dzięki temu podczas audytu patrzymy nie tylko na konfigurację programu, ale przede wszystkim na sposób pracy ludzi z systemem.

W naszym zespole są osoby z wiedzą techniczną i księgową – dlatego możemy rozmawiać zarówno z właścicielem firmy, jak i z księgową, kadrową czy administratorem systemu. Każda z tych rozmów daje nam inną część obrazu.

Jako Autoryzowany Partner InsERT – jedna z 8 takich firm w Polsce – mamy pełny dostęp do dokumentacji technicznej systemów, mechanizmów Sfery i ścieżek integracji. To nie jest audyt „z zewnątrz”.

Najczęstsze pytania

Podsumowanie

Największe ryzyko dla biura rachunkowego lub działu księgowego nie polega na tym, że system nie działa. Polega na tym, że działa tylko częściowo – a resztę pracy po cichu wykonują ludzie.

Audyt systemów InsERT odpowiada na pytanie, gdzie przebiega ta granica i jak ją przesunąć. Efektem nie jest operat „na półkę”, ale konkretna lista: co poprawić, co zautomatyzować, od czego zacząć – z szacunkami czasu i kosztów.

Jeżeli Twój zespół jest przeciążony, a dokładanie kolejnych osób nie rozwiązuje problemu, warto najpierw sprawdzić, czy obecne narzędzia nie wymagają po prostu porządnego przeglądu.

Przeczytaj również:

• Serwis bieżący InsERT – kompleksowe wsparcie
• Umowy serwisowe Atisoft