0

Brak produktów w koszyku.

  • Home
  • /
  • Usługi
  • /
  • Wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów SaldeoSMART

Wdrożenie systemu elektronicznego
obiegu dokumentów SaldeoSMART

Wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów SaldeoSMART pozwala firmom i biurom rachunkowym na sprawne zarządzanie dokumentami, automatyzację procesów księgowych oraz integrację z programami InsERT, ERP Navireo i platformą KSeF. System ten wspiera pełną cyfryzację obiegu dokumentów, redukując czasochłonność działań administracyjnych i usprawniając przepływ informacji między działami, co pozwala na lepszą kontrolę nad dokumentacją firmową i zapewnia dostęp do dokumentów w trybie online.

Pełna kontrola nad
dokumentami firmy

Wdrożenie SaldeoSMART jest szybkie i umożliwia firmom korzystanie z automatyzacji przy jednoczesnym dostosowaniu systemu do indywidualnych potrzeb klienta. Dla biur rachunkowych stanowi wsparcie w budowaniu bardziej efektywnych procesów obiegu dokumentów i komunikacji z klientami, co usprawnia obsługę księgową i zwiększa jej wartość

Główne korzyści wdrożenia obejmują m.in.:

Automatyzację procesów księgowych

Funkcja odczytu OCR SaldeoSMART automatycznie rozpoznaje i przetwarza dane z faktur, co eliminuje ręczne wprowadzanie dokumentów i zmniejsza ryzyko błędów. System jest zgodny z wymogami Krajowego Systemu e-Faktur, co ułatwia spełnianie przepisów podatkowych.

Zaawansowany obieg dokumentów

SaldeoSMART pozwala na tworzenie zarówno prostych, jak i złożonych ścieżek akceptacji dokumentów, dostosowanych do potrzeb konkretnej firmy. Użytkownicy mogą śledzić status dokumentów (np. „Nowy”, „Zweryfikowany”, „Zatwierdzony”) oraz korzystać z systemu przypomnień o terminach akceptacji. Dzięki integracji z modułem e-teczek pracowniczych możliwe jest również zarządzanie dokumentami kadrowymi i kontrola terminów umów czy badań.

Mobilność i dostępność

SaldeoSMART jest dostępny także w formie aplikacji mobilnej, co umożliwia zdalne zarządzanie dokumentacją firmową z dowolnego miejsca. Pracownicy mogą dodawać i przeglądać dokumenty bezpośrednio ze swoich urządzeń mobilnych, co usprawnia pracę zwłaszcza w przypadku rozproszonych zespołów.

Wsparcie w raportowaniu i planowaniu finansowym

System generuje raporty dotyczące statusu dokumentów i rozliczeń, co ułatwia planowanie finansowe i monitorowanie terminów płatności. Dzięki temu rozwiązaniu przedsiębiorcy mogą lepiej zarządzać płynnością finansową firmy.

Kluczowe funkcje obiegu
dokumentów
w SaldeoSMART

które wspierają automatyzację i organizację
pracy z dokumentami w firmie

Elastyczna konfiguracja obiegu dokumentów

  • SaldeoSMART oferuje możliwość dostosowania obiegu dokumentów do specyficznych potrzeb przedsiębiorstwa. Każda firma może zaprojektować ścieżkę przepływu dokumentów, dostosowując etapy akceptacji, zatwierdzenia czy archiwizacji do swojego modelu pracy. Dzięki temu system jest przydatny zarówno dla małych firm, jak i dużych organizacji wymagających złożonych struktur akceptacji.

Możliwość tworzenia własnych typów dokumentów

  • Użytkownicy mogą tworzyć niestandardowe typy dokumentów, dostosowane do ich branży i wewnętrznych potrzeb. Oznacza to, że firma może zarządzać nie tylko fakturami, ale również innymi dokumentami, jak umowy, raporty czy wnioski.

Rozbudowane uprawnienia użytkowników

  • System umożliwia dokładne definiowanie uprawnień dla różnych użytkowników lub grup pracowników, co zwiększa bezpieczeństwo i kontrolę nad dokumentacją.

Logowanie zmian dokonanych przez użytkowników

  • Każda zmiana dokonana na dokumencie jest zapisywana i rejestrowana w systemie. Umożliwia to monitorowanie wszystkich operacji, co zwiększa przejrzystość procesów i umożliwia łatwą identyfikację ewentualnych nieprawidłowości lub błędów

Zintegrowany moduł OCR automatyzujący obiegi dokumentów

  • SaldeoSMART jest wyposażony w zaawansowany moduł OCR, który automatycznie odczytuje dane z faktur i innych dokumentów, eliminując potrzebę ręcznego wprowadzania danych. OCR potrafi rozpoznawać kluczowe informacje, takie jak nazwa kontrahenta, kwota czy data.

Dzięki takim funkcjom SaldeoSMART wspiera firmy w usprawnianiu procesów administracyjnych i poprawie organizacji dokumentacji, jednocześnie dbając o bezpieczeństwo i wygodę użytkowników.

Mniej papieru, więcej
efektywności!

Taki obieg dokumentów zapewnia większą kontrolę, porządek i bezpieczeństwo danych, a jednocześnie minimalizuje ryzyko błędów i opóźnień.

Przekonaj się, jak prosty może być obieg dokumentów w firmie.
Przykładowy obieg dokumentu na przykładzie faktury w systemie SaldeoSMART może przebiegać następująco:

Otrzymanie i wprowadzenie dokumentu

  • Faktura zostaje dostarczona do firmy w formie elektronicznej (np. e-mail) lub papierowej. Jeśli jest w formie papierowej, zostaje zeskanowana i przesłana do systemu.
  • Dokument trafia do systemu SaldeoSMART, który przy użyciu funkcji OCR (rozpoznawania tekstu) automatycznie odczytuje kluczowe dane, takie jak kwota, daty, dane kontrahenta, numer faktury itd. Dzięki temu ogranicza się konieczność ręcznego wprowadzania danych.

Automatyczne przypisanie i kategoryzacja

  • System klasyfikuje dokument jako fakturę kosztową i przypisuje go do odpowiedniej kategorii, na przykład „Faktury zakupowe”.
  • Dokument uzyskuje status „Nowy”, co oznacza, że wymaga weryfikacji i przetworzenia. Kolorowe oznaczenia statusów pomagają pracownikom szybko rozpoznać, na jakim etapie jest dokument.

Weryfikacja przez pracownika

  • Pracownik odpowiedzialny za księgowość sprawdza poprawność odczytanych danych i ewentualnie dokonuje korekt. W tym kroku można też przypisać dokument do konkretnego projektu, działu lub osoby.
  • Dokument uzyskuje status „Zweryfikowany” po zakończeniu tej kontroli.

Akceptacja dokumentu

  • Jeśli firma wymaga wielopoziomowej akceptacji, faktura zostaje przesłana do kolejnych osób, np. kierownika działu, menedżera, a na końcu do dyrektora finansowego.
  • Każdy etap zatwierdzenia zmienia status dokumentu, a system SaldeoSMART automatycznie rejestruje czas spędzony na każdym etapie akceptacji. Pracownicy otrzymują powiadomienia o oczekującym dokumencie i mają możliwość dodawania komentarzy lub odrzucenia dokumentu w przypadku błędów.

Dekretacja i księgowanie

  • Po zatwierdzeniu, dokument zostaje przekazany do dekretacji. System może automatycznie przypisać odpowiednie konta księgowe lub zasugerować schemat dekretacji, co znacznie usprawnia pracę księgowych.
  • Faktura jest gotowa do zaksięgowania w systemie ERP lub innym systemie księgowym, z którym SaldeoSMART jest zintegrowane.

Archiwizacja

  • Po zaksięgowaniu dokument uzyskuje status „Zatwierdzony” i jest archiwizowany w SaldeoSMART, gdzie pozostaje dostępny dla upoważnionych pracowników. Archiwum pozwala na łatwe przeszukiwanie i przeglądanie dokumentów w dowolnym momencie.
  • Faktura jest także powiązana z płatnościami i przypomnieniami o terminach płatności, które są automatycznie generowane przez system.
Jesteśmy dostępni dla Ciebie

Umów bezpłatną konsultację

    View Cart Zamówienie Kontynuuj zakupy