KSeF 2.0 w InsERT: Start z Atisoft w 10 krokach (5 z 10)

KROK 5: Parametryzacja i integracja systemów InsERT z KSeF

Od 1 lutego 2026 r. KSeF w wersji 2.0 stanie się obowiązkowy dla dużej grupy podatników. InsERT skupił się obecnie na rozwoju właśnie na tej wersji, a testowa bramka InsERT pozwala bezpiecznie przygotować Subiekta, Rewizora i Rachmistrza do pracy z KSeF 2.0 na Twoich danych, bez łączenia z serwerami MF.

W tym kroku budujemy lokalne środowisko testowe programów InsERT, konfigurujemy parametry KSeF i przeprowadzamy pierwsze testy konfiguracji do dalszych procesów – wciąż bez tokenu i certyfikatu MF.

Uruchomimy Portal Dokumentów i opiszemy elementy na które warto zwrócić uwagę przy tworzeniu środowiska do dalszych testów z użytkownikami. Opiszemy możliwy scenariusz prostych testów z klientami biura rachunkowego.

Celem nie jest jeszcze „prawdziwa" praca z KSeF, ale techniczne przygotowanie środowiska, na którym będzie można bezpiecznie testować integrację, sprawdzać procesy sprzedaży i zakupów oraz prowadzić szkolenia dla użytkowników. Skuteczną praktyką jest praca na kopii aktualnie używanej bazy, a nie na danych demo programów bez licencji. Dzięki temu testy od razu pokażą realne problemy – na przykład brakujące kody EAN, błędne kartoteki, nietypowe schematy księgowe czy niestandardowe rodzaje dokumentów. Ten krok stanowi istotny element całego wdrożenia: po jego zakończeniu programy InsERT będą przygotowane do kolejnych etapów testów, konfiguracji scenariuszy współpracy z księgowością oraz praktycznych szkoleń dla zespołu.

1. Cel Kroku 5

W Kroku 5 zrobimy:

2. TESTY vs PRODUKCJA – najważniejsza różnica

2.1. DO TESTÓW – bramka testowa InsERT (podmiot o nazwie TESTY_KSEF)

2.2. DO PRODUKCJI – prawdziwe połączenie z KSeF 2.0

3. Rekomendacja Atisoft: testuj na kopii własnej bazy

Przetestuj KSeF na swojej rzeczywistości i na swoich danych.

Jeśli nie posiadasz swojego programu lub nie ma możliwości stworzenia kopii programu obecnie działającego pamiętaj o wersjach próbna / demo, które możesz uruchomić dla praktycznie wszystkich programów firmy InsERT. Posiadają dane testowe ułatwiające rozpoczęcie testów z KSeF oraz domyślnie mają ustawienia do testów bez tokenu i certyfikatów.

4. Czego nie robić przy tworzeniu kopii środowiska produkcyjnego

Tworząc kopię środowiska, zwłaszcza na produkcyjnej instancji MS SQL, warto pamiętać o kilku rzeczach, których lepiej unikać. Przede wszystkim nie zostawiajmy włączonych żadnych integratorów ani automatycznych usług, które w środowisku testowym nie są potrzebne. Mogłoby to spowodować uruchamianie się niechcianych procesów, które na przykład wysyłałyby dane do zewnętrznych systemów lub po prostu wprowadzały zamieszanie w środowisku systemów informatycznych firmy.

Dlatego najlepszą praktyką jest, zanim stworzymy taką kopię, odłączenie wszelkich integracji i automatyzacji. Ustal z kluczowymi użytkownikami / firmami współpracującymi (np. integratory, usługi automatyczne) planowane działania i potwierdź, że Twoje działania nie spowodują nieprzewidzianych konsekwencji.

Dzięki temu środowisko testowe pozostanie czyste i bezpieczne, a użytkownicy nie natrafią na żadne niespodzianki.

5. Jak stworzyć środowisko testowe?

5.1. InsERT GT (Subiekt GT, Rewizor GT, Rachmistrz GT)

Zarchiwizuj podmiot produkcyjny:

• Program Archiwizator → Podmiot → Archiwizacja
• Zapisz plik archiwum w bezpiecznym miejscu

Dearchiwizuj jako podmiot testowy:

• Program Archiwizator → Podmiot → Dearchiwizacja
• Zaznacz: „Dearchiwizuj do podmiotu o nazwie"
• Wpisz nazwę w formacie: TESTY_KSEF_[NAZWA_FIRMY]

5.2. InsERT nexo (Subiekt nexo, Rewizor/Rachmistrz nexo)

Zarchiwizuj podmiot:

• W programie nexo: Operacje → Archiwizuj

Dearchiwizuj z nową nazwą:

• Program serwisowy nexo → Podmiot → Dearchiwizuj podmiot
• Nazwa nowego podmiotu: TESTY_KSEF_[NAZWA_FIRMY]

W obu rodzinach programów (GT i nexo) aktualne wersje mają wbudowaną obsługę KSeF oraz mechanizm bramki testowej, która pozwala przetestować faktury ustrukturyzowane na testowej bazie.

6. Kreator wdrożeniowy KSeF w nowych wersjach

6.1. Krok A: Sprawdź wersję i abonament

Zaloguj się na Konto InsERT (więcej o koncie InsERT – sekcja poniżej).

Sprawdź:

Jeśli nie – zaktualizuj program przed konfiguracją.

6.2. Krok B: Konfiguracja testowa (wciąż BEZ tokenu!)

• Uruchom podmiot testowy z TESTY_KSEF
• Kreator KSeF → Konfiguracja
• W sekcji Połączenie firmy z KSeF: Podłącz Konto InsERT

InsERT udostępnił kreator wdrożeniowy KSeF, który zbiera wszystkie kluczowe ustawienia w jednym miejscu.

6.2.1. Gdzie znajdziesz kreator?

Subiekt GT / Subiekt nexo / Rewizor / Rachmistrz:

• Kliknij ikonę KSeF w górnym pasku programu
• Przejdź do zakładki Konfiguracja / Kreator KSeF

6.2.2. Główne sekcje kreatora

1. Połączenie firmy z KSeF

• Podłącz Konto InsERT
• Dla produkcji – wpiszesz tu token/certyfikat (ale dopiero po testach!)

2. Parametry KSeF – konfigurujesz zakładki:

• Wysyłka – tryb automatyzacji, moment generowania i wysyłania faktur
• Odbiór – częstotliwość pobierania dokumentów z KSeF / bramki testowej
• Identyfikacja – kolejność rozpoznawania towarów (EAN, indeks, PKWiU)
• Mapowanie – jednostki miar, słowniki, powiązania

Szczegółowy opis każdej opcji dostępny pod klawiszem F1 w programie.

Jeśli możesz wystawiać faktury i wysłać do KSeF to jesteś gotowy do dalszych testów, które będziemy opisywać w kolejnych krokach naszej serii KSeF w 10 krokach.

6.3. Co to jest Konto InsERT i jaką pełni rolę w ekosystemie programów InsERT

Subiekt 123, inne programy z oferty InsERT oraz dopasowane usługi często wymagają posiadania Konta InsERT — to uniwersalny, centralny profil służący do zarządzania licencjami, usługami i dodatkami w ramach całego ekosystemu (InsERT).

Konto InsERT umożliwia m.in.: rejestrację i podłączenie licencji, aktywację rozszerzeń, dostęp do usług dodatkowych (np. kursy walut, elektroniczna wymiana dokumentów, bankowość online, usługi SMS) oraz zarządzanie licencjami i firmami z poziomu jednego panelu (InsERT).

Przez Konto InsERT przechodzi także tzw. Portfel InsERT — czyli wirtualna „waluta" (InsPunkty), która pozwala na korzystanie z niektórych funkcji i usług w programach InsERT (InsERT).

6.4. Dlaczego w fazie przygotowywania środowiska testowego warto dodać użytkowników do Konta InsERT

Pełna funkcjonalność — Bez podłączonego Konta InsERT część funkcji (np. dodatków, usług komunikacyjnych, pobierania kursów, integracji z zewnętrznymi usługami) może być niedostępna (InsERT).

Zarządzanie licencjami i testami — W środowisku testowym, zwłaszcza przy symulacji różnych scenariuszy (np. integracje, wysyłki, usługi online), Konto pozwala łatwo rejestrować licencje, aktywować dodatkowe usługi i testować — tak jak w środowisku produkcyjnym.

Centralne zarządzanie uprawnieniami i użytkownikami — Dodając użytkowników już na etapie testów, administrator może skonfigurować ich role i zakres dostępu — co zabezpiecza przed przypadkowym dostępem do kont firmy lub ważnych danych w produkcyjnym środowisku. W przypadku biur rachunkowych: Konto InsERT pozwala zarządzać licencjami i podmiotami klientów (InsERT).

Centralne zarządzanie użytkownikami Portalu Dokumentów

Bezproblemowe przejście na produkcję — Jeśli konfiguracja użytkowników i licencji jest już poprawna w teście, po migracji do środowiska produkcyjnego łatwiej zachować ciągłość licencji, uprawnień i usług — bez konieczności ponownej konfiguracji.

7. Na co zwrócić uwagę przy zarządzaniu Kontem InsERT

Zakładanie i podłączanie konta — Konto InsERT można utworzyć albo przez stronę internetową, albo z poziomu dowolnego programu InsERT (np. podczas rejestracji licencji). Potrzebny jest e-mail i hasło.

Dodawanie firmy/podmiotu oraz licencji — W koncie dodajesz firmę (np. klienta biura lub własną), a następnie rejestrujesz licencje i podłączasz ją do wybranego podmiotu.

Przypisywanie użytkowników i uprawnień — W Koncie InsERT możesz zarządzać, kto ma prawo do danej licencji, do jakich usług, oraz jakie role pełni (np. dostęp do komunikacji, do portfela, do usługi SMS, do portali, itp.).

Zarządzanie usługami i Portfelem InsPunktów — Jeśli planujesz używać dodatkowych usług (np. wymiana dokumentów, e-usługi, w przyszłości może też usługi powiązane z e-fakturami czy KSeF), konto i portfel muszą być aktywne i skonfigurowane.

8. Analiza i aktualizacja uprawnień użytkowników po uruchomieniu nowej wersji

Wraz z instalacją nowej wersji systemu pojawiają się dodatkowe funkcje, a co za tym idzie — nowe uprawnienia, które mogą wpływać na bezpieczeństwo oraz sposób pracy użytkowników. Dlatego jednym z kluczowych kroków po aktualizacji jest dokładna analiza struktury uprawnień.

Administrator systemu powinien przejrzeć wszystkie nowo wprowadzone uprawnienia, zestawić je z dotychczasową konfiguracją oraz określić, które role lub grupy użytkowników wymagają dostosowania. Warto także sprawdzić, czy zmiany w mechanizmach bezpieczeństwa lub funkcjonalnościach systemu nie spowodowały, że pewne uprawnienia stały się zbędne albo przeciwnie — konieczne.

Regularna weryfikacja uprawnień po aktualizacji pomaga uniknąć sytuacji, w których użytkownicy uzyskują dostęp do funkcji nieodpowiednich do swojej roli lub, przeciwnie, tracą dostęp do narzędzi potrzebnych im w codziennej pracy. Dobrą praktyką jest również prowadzenie krótkiej dokumentacji zmian oraz informowanie zespołu o nowych możliwościach systemu, tak aby wszyscy użytkownicy mogli efektywnie korzystać z jego funkcji.

Takie proaktywne podejście zapewnia zgodność z politykami bezpieczeństwa i pomaga w optymalnym wykorzystaniu nowych funkcji dostępnych w systemie.

9. Planowanie konfiguracji do testów z klientem biura rachunkowego (np. Rewizor GT – Portal Dokumentów – Subiekt 123)

Aby testy współpracy Rewizora GT, Portalu Dokumentów i Subiekta 123 miały sens, trzeba je dobrze zaplanować wspólnie z klientem biura rachunkowego. Zaczynamy od ustalenia celu: co chcemy osiągnąć w pilotażu. Najczęściej będzie to przetestowanie pełnego obiegu dokumentów sprzedażowych – od wystawienia faktury w Subiekcie 123, przez przekazanie jej do biura rachunkowego (Portal Dokumentów lub bezpośrednia integracja), aż po zaksięgowanie w Rewizorze GT oraz weryfikację zapisów i raportów.

Kolejny krok to wybór „firmy pilotażowej". Warto zacząć od jednego, dobrze znanego klienta – takiego, który ma prostą strukturę dokumentów i jest chętny do współpracy. Dla tej firmy przygotowujemy kopię bazy np. Rewizora GT (środowisko testowe) oraz środowisko w Portalu Dokumentów. Po stronie klienta planujemy, w jaki sposób będzie wystawiał dokumenty: czy w pełni w Subiekcie 123, czy częściowo w innych systemach (np. faktury z innych systemów i przesyłane w formie plików InsERT „epp", dokumenty kosztowe wysyłane jako skany).

Następnie ustalamy scenariusze testowe. Warto spisać kilka typowych ścieżek:

• sprzedaż krajowa B2B z fakturą wystawioną w Subiekcie 123 i przekazaną do biura
• sprzedaż z różnymi stawkami VAT, aby sprawdzić poprawność dekretacji
• dokumenty korygujące (korekty sprzedaży)
• dodatkowo: przesłanie dokumentów kosztowych przez Portal Dokumentów (skany, PDF-y) i ich zaksięgowanie w np. Rewizorze GT

Dla każdego scenariusza określamy, kto co robi: klient (wystawia dokument / wysyła skan), biuro (odbiera w Portalu Dokumentów, wprowadza / importuje do Rewizora GT), a także jakie raporty końcowe mają zostać sprawdzone (np. rejestry VAT, dzienniki księgowe, rozrachunki).

W harmonogramie testów dobrze jest zaplanować krótkie spotkanie startowe (online lub stacjonarne) z klientem. Na tym spotkaniu technicznie przygotowujemy środowisko: aktywujemy Portal Dokumentów z poziomu Rewizora GT, konfigurujemy podstawowe parametry portalu dla biura i klienta (dane kontaktowe, powiadomienia, tryb pracy „wysyłka do księgowości" lub „obieg dokumentów") oraz omawiamy sposób logowania klienta do portalu. Równolegle biuro udostępnia klientowi Subiekta 123 w ramach licencji biurowej i przesyła zaproszenie e-mail z instrukcją aktywacji konta.

Na koniec razem z klientem ustalamy zasady raportowania wyników testów: kto i w jakiej formie przekazuje uwagi (np. arkusz uwag, e-mail po każdej turze testów) oraz po ilu dokumentach/seriach testowych uznajemy, że konfiguracja jest stabilna. Po zamknięciu pilotażu wszystkie wypracowane ustawienia (schematy księgowania, ustawienia portalu, organizacja pracy z Subiektem 123) przenosimy do środowiska produkcyjnego i przygotowujemy prostą instrukcję dla użytkowników po stronie biura i klienta. Dzięki takiemu planowi testy są krótkie, konkretne i dają realne wnioski do stałej pracy.

10. Schematy importu i dekretacji w programach księgowych – prawdziwa automatyzacja

10.1. Czym są schematy?

Schematy importu i dekretacji to serce automatyzacji w programach InsERT nexo i InsERT GT. To właśnie one decydują o tym, czy księgowanie dokumentów będzie żmudnym, ręcznym „klepaniem", czy szybkim procesem polegającym głównie na kontroli i akceptacji. Raz dobrze zbudowane schematy potrafią zamienić godziny pracy w kilkanaście minut.

W najprostszym ujęciu schemat importu określa, co program ma zrobić z danymi zaczytanymi z dokumentu: na jakie konta trafi netto, VAT, koszty, rozliczenia, czy powstaną zapisy dodatkowe, jak potraktować różne stawki VAT, czy rozbić kwoty na MPK lub projekty. Użytkownik nie musi za każdym razem myśleć „jak to zaksięgować" – tę decyzję podjął wcześniej, projektując schemat. Przy pracy seryjnej (faktury energii, telefonii, wynajmu, paliwa, usług) oszczędność czasu jest ogromna.

W programach InsERT mamy dziś trzy główne źródła dokumentów, dla których schematy są kluczowe: zwykły import, OCR oraz KSeF.

10.2. Zwykły import

Przy zwykłym imporcie (np. pliki EPP, wymiana z innymi systemami, ręczne wprowadzanie dokumentów kosztowych) schematy importu w Rewizorze/Rachmistrzu GT i nexo pozwalają przerobić powtarzalne dokumenty w półautomatyczny proces. Definiujemy raz: typ dokumentu, źródło, domyślne konta Wn/Ma, podział na analityki, a następnie przypisujemy dany schemat do konkretnego kontrahenta lub rodzaju kosztu. Od tego momentu większość „nudnej roboty" wykonuje program, a operator tylko weryfikuje poprawność.

10.3. Dokumenty z OCR

Druga grupa to dokumenty z OCR – skany i PDF-y faktur, które są rozpoznawane przez moduły OCR lub Portal Dokumentów. Tutaj schematy importu pełnią podwójną rolę. Po pierwsze, porządkują dane, które „wyszły" z OCR (kontrahent, pozycje, kwoty, stawki). Po drugie, od razu narzucają dekretację – dzięki temu faktura zeskanowana przez pracownika magazynu czy działu zakupów może w księgowości pojawić się praktycznie gotowa do zaksięgowania. Im lepiej poukładane schematy, tym mniej wyjątków księgowy musi poprawiać ręcznie.

10.4. Faktury z KSeF

Trzeci, coraz ważniejszy obszar, to KSeF. Faktury z KSeF są już z natury ustrukturyzowane – program otrzymuje komplet danych w formacie XML. Samo pobranie faktury z KSeF to jednak dopiero pierwszy krok. To schemat importu decyduje, jak ta faktura zostanie zaksięgowana: czy trafi na odpowiednie konta kosztów, jak zostanie rozbity VAT, czy powstaną zapisy związane z pojazdami, najmem, mediami, reprezentacją itd. W połączeniu z KSeF dobrze przygotowane schematy powodują, że przejście z „papieru" na e-faktury nie tylko nie zwiększa pracy, ale często ją zmniejsza – program dostaje lepsze dane wejściowe i ma jasno zdefiniowane zasady dekretacji.

10.5. Przypinanie schematów do kontrahentów

Kluczowe jest też to, że schematy można przypinać do konkretnych kontrahentów i typów dokumentów. Dzięki temu faktury od dostawcy energii, operatora telefonii czy wynajmującego lokal są księgowane zawsze tak samo, zgodnie z przyjętą polityką rachunkowości. Znika ryzyko, że inny księgowy zaksięguje ten sam koszt „trochę inaczej", tylko dlatego, że miał gorszy dzień. W większych firmach i biurach rachunkowych to standard, który zapewnia spójność danych.

10.6. Podsumowanie

Podsumowując: schematy importu i dekretacji w InsERT nexo i GT nie są „dodatkiem" dla pasjonatów automatyzacji, ale jednym z najważniejszych elementów wdrożenia. To one spinają w całość trzy źródła dokumentów – tradycyjny import, OCR i KSeF – i zamieniają je w jeden, przewidywalny, powtarzalny proces księgowania. Bez dobrych schematów KSeF i OCR dadzą jedynie szybszy dostęp do faktur. Z dobrze zbudowanymi schematami dają coś znacznie ważniejszego: oszczędność czasu, mniejsze ryzyko błędów i stabilne, powtarzalne księgowanie.

11. Aktywacja Portal Dokumentów – centrum wszystkich faktur

Portal Dokumentów InsERT – jedno miejsce dla wszystkich dokumentów zakupu.

Portal Dokumentów to usługa InsERT umożliwiająca elektroniczną wymianę dokumentów między księgowością / biurem rachunkowym a klientem / użytkownikami - w bezpieczny, kontrolowany sposób. Aby przetestować procesy z klientem w środowisku testowym, należy włączyć usługę, skonfigurować uprawnienia i udostępnić klientowi dostęp do portalu. Więcej o Portalu Dokumentów (EOD) opisałem w kroku nr 4.

11.1. Aktywacja usługi Portal Dokumentów

• Zaloguj się do Konta InsERT
• Przejdź do zakładki Moje produkty → Usługi
• Znajdź pozycję Portal Dokumentów
• W przypadku biur rachunkowych usługa jest zwykle dostępna w pakiecie wraz z usługami do obsługi klientów
• Kliknij Aktywuj, a następnie zaakceptuj regulamin
• Po aktywacji system utworzy panel Portalu Dokumentów, z którego możesz zarządzać klientami i obiegiem dokumentów

Po aktywacji usługa staje się gotowa do konfiguracji i testów.

11.2. Dodanie klienta do Portalu Dokumentów

Aby przetestować działanie portalu z klientem:

• Wejdź w Portal Dokumentów z poziomu Konta InsERT
• Przejdź do sekcji Klienci biura / Firmy
• Kliknij Dodaj klienta i wprowadź: NIP klienta, nazwę firmy, adres e-mail, na który zostanie wysłane zaproszenie
• Zatwierdź dodanie klienta — klient otrzyma wiadomość e-mail z linkiem aktywacyjnym
• Klient loguje się przez Konto InsERT (lub zakłada nowe konto)
• Od tego momentu klient ma dostęp do panelu portalu i może uczestniczyć w testach

11.3. Konfiguracja uprawnień i ról (biuro → klient)

W Portalu Dokumentów administrator biura powinien zweryfikować i ustawić:

• czy klient może przesyłać dokumenty do biura, dodać użytkowników
• czy biuro może przesyłać dokumenty do klienta
• zakres dokumentów, które klient ma prawo oglądać
• kto z pracowników biura ma dostęp do obsługi danego klienta

W środowisku testowym warto zdefiniować role, aby zweryfikować cały obieg dokumentów.

Do samych testów Portalu Dokumentów nie musisz od razu angażować wszystkich użytkowników – wystarczy, że administrator w Rachmistrzu lub Rewizorze (GT lub nexo) podłączy Konto InsERT i aktywuje usługę Portal Dokumentów w konfiguracji programu, zgodnie z przewodnikami „Jak uruchomić Portal Dokumentów w InsERT GT/nexo". Następnie możesz wysłać kilka testowych dokumentów: zaloguj się do Konta InsERT, uruchom Portal Dokumentów z menu „Aplikacje", wybierz opcję dodania dokumentu i wgraj skany lub PDF-y, traktując je jako materiał do ćwiczeń obiegu i integracji z programem księgowym. Dzięki temu jeszcze przed wdrożeniem KSeF i docelowym obiegiem faktur przetestujesz, jak Portal współpracuje z Twoimi programami InsERT i jakie scenariusze obiegu dokumentów sprawdzą się najlepiej w firmie lub biurze rachunkowym.

11.4. Kluczowe funkcje Portalu

• Integracja i automatyczny odbiór dokumentów z KSeF (Funkcjonalność w realizacji i planach firmy InsERT)
• Wgrywanie dokumentów spoza KSeF – skany, PDF, zdjęcia z telefonu
• OCR – automatyczne rozpoznawanie danych
• Obieg i akceptacje – definiowalne proste ścieżki
• Integracja z Rewizorem / Rachmistrzem / Navireo – bezpośrednie przekazanie do księgowości

12. Jak aktywować Subiekt 123 i udostępnić klientowi biura rachunkowego

Musisz posiadać specjalną licencję „Subiekt 123 dla biur rachunkowych". Licencję zamawiasz np. przez dystrybutora InsERT np. Atisoft.

Po zakupie otrzymasz e-mail potwierdzający aktywację licencji. W wiadomości znajdziesz link, który przeniesie Cię do serwisu Konto InsERT, albo – jeśli nie masz konta – pozwoli je założyć (InsERT).

Zaloguj się do Konta InsERT. W zakładce „Moje produkty" powinna być widoczna nowa licencja Subiekt 123 (InsERT).

Zaakceptuj regulamin usługi — dopiero wtedy licencja będzie aktywna i gotowa do udostępniania klientom (tutoriale.insert.com.pl).

Po wykonaniu tych kroków Subiekt 123 jest formalnie aktywny i możesz przystąpić do udostępniania go klientom biura rachunkowego.

12.1. Jak udostępnić Subiekt 123 klientowi biura rachunkowego

Po aktywacji licencji, udostępnianie Subiekta 123 odbywa się przez moduł „Klienci biura" w Koncie InsERT lub odpowiedni program z linii InsERT (zależnie od tego, czy używasz wersji GT czy nexo):

W przypadku biur pracujących na InsERT GT: logujesz się do Konta InsERT, wybierasz firmę-klienta w module „Klienci biura", a następnie klikasz „Dodaj program" (dla nowego klienta) lub wybierasz istniejącego klienta i wybierasz opcję udostępnienia Subiekta 123 (InsERT).

W formularzu podajesz NIP/VATIN klienta, dane firmy (automatycznie pobrane z GUS lub wpisane ręcznie), adres e-mail kontaktowy klienta (na ten adres zostanie wysłane zaproszenie) (InsERT).

Po potwierdzeniu danych i zatwierdzeniu — wybierając przycisk „Udostępnij" — klient otrzyma e-mail z linkiem. Po kliknięciu linka klient albo loguje się (jeśli ma już Konto InsERT), albo tworzy nowe konto — i wtedy Subiekt 123 zostaje mu udostępniony (tutoriale.insert.com.pl).

Dla biur korzystających z wersji InsERT nexo proces bywa podobny — konfiguracja często rozpoczyna się w programie księgowym (np. Rachmistrz nexo PRO / Rewizor nexo PRO). W kreatorze licencji wybierasz „Udostępnij Subiekta 123", podajesz e-mail klienta, datę uruchomienia usługi i (jeśli potrzebna) konfigurujesz wymianę dokumentów online (InsERT).

12.2. Co daje udostępnienie Subiekta 123 klientowi Biura

Subiekt 123 jest przygotowany do pracy z KSeF i bezpłatnie obsłuży procesy sprzedaży klienta biura rachunkowego oraz zakup towarów handlowych z podstawową obsługą magazynu towarów handlowych.

Klient może samodzielnie wystawiać faktury / paragony online, bez konieczności posiadania lokalnej instalacji — wystarczy przeglądarka (tutoriale.insert.com.pl).

Dokumenty wystawione przez klienta mogą być automatycznie przesyłane do biura rachunkowego — jeśli skonfigurujesz wymianę dokumentów online (InsERT).

Licencja dla biura pozwala udostępnić Subiekta do wielu klientów — w przypadku wersji podstawowej limit to do 100 podmiotów, lub zgodny z liczbą firm obsługiwanych w programach księgowych biura (InsERT).

13. Wzorce wydruków dostosowane do procesów po wdrożeniu KSeF

Po wejściu w życie KSeF zmienia się sposób generowania oraz obiegu dokumentów sprzedażowych i zakupowych. Wraz z tym system wymaga odpowiednio przygotowanych wzorców wydruków, które nie tylko odzwierciedlą nowe procesy, ale również zapewnią spójność między tradycyjnymi dokumentami a tymi obsługiwanymi elektronicznie.

Kluczową zmianą jest to, że system generuje obecnie dwa typy dokumentów: wydruki informacyjne oraz wydruki pomocnicze. Ponieważ faktura ustrukturyzowana jest przechowywana w KSeF, wydruk generowany w systemie ma często charakter niefiskalny i pełni funkcję poglądową, prezentując numer KSeF, status dokumentu oraz kluczowe dane operacyjne. Dla dokumentów, które nie podlegają wysyłce do KSeF, system generuje tradycyjne wydruki zgodne z dotychczasowymi zasadami.

System jest także konfigurowany tak, aby podpowiadał odpowiednie ustawienia dla każdego typu operacji. W praktyce oznacza to, że:

• na podstawie rodzaju dokumentu system automatycznie przypisuje odpowiedni wzorzec wydruku (np. faktura sprzedaży wysyłana do KSeF vs. faktura proforma pozostająca w obiegu wewnętrznym)
• w zależności od statusu KSeF (wysłana, odebrana, odrzucona) system wybiera właściwe elementy do prezentacji na wydruku
• przepływy danych są tak skonfigurowane, aby użytkownik otrzymywał jasne wskazówki dotyczące tego, czy dany dokument wymaga wysyłki, ponowienia eksportu, czy archiwizacji
• mechanizmy walidacji podpowiadają, czy dokument spełnia wymagania struktury FA(2) a w przyszłości FA(3), zanim trafi do KSeF

Dzięki temu wzorce wydruków stają się integralną częścią procesów po wdrożeniu KSeF, wspierając zarówno poprawność danych, jak i sprawną pracę użytkowników. System nie tylko generuje odpowiednie dokumenty, ale również inteligentnie kieruje użytkownika przez właściwy przepływ operacji, minimalizując ryzyko błędów i zwiększając efektywność pracy.

14. Podsumowanie – co już masz po Kroku 5?

15. Czego jeszcze brakuje przed startem produkcyjnym?

• Krok 6: Testy procesów sprzedaży i zakupów – kompleksowe scenariusze
• Krok 7: Scenariusze awaryjne i tryby offline – co, gdy KSeF nie działa
• Krok 8: Bezpieczeństwo i archiwizacja – RODO, backupy, cyberbezpieczeństwo
• Krok 9: Ostateczne testy – próba generalna przed startem
• Krok 10: Szkolenia i pierwszy dzień pracy na produkcji

16. FAQ – najczęstsze pytania